SOP Pemeliharaan dan Penanganan Kerusakan Sarpras Sekolah, Lengkap dengan Formulir dan Berita Acara

..........................................

B. Temuan Kerusakan

..........................................

C. Dampak terhadap Penggunaan dan Keselamatan

..........................................

D. Pemeriksaan Teknis Tambahan jika Diperlukan

..........................................

E. Rekomendasi Penanganan

..........................................

F. Status Penggunaan Fasilitas

..........................................

G. Lampiran

Foto, laporan awal, catatan inventaris, atau dokumen teknis yang relevan.

Berita acara ini dibuat berdasarkan kondisi yang benar-benar diperiksa.

Petugas Pemeriksa:

..........................................

Pihak yang Menerima Laporan:

..........................................

Dokumen ini merupakan contoh internal dan tidak menggantikan laporan teknis resmi yang diwajibkan untuk penilaian bangunan atau aset tertentu.

Contoh Berita Acara Penyelesaian Perbaikan

Setelah pekerjaan selesai, sekolah dapat membuat dokumen pemeriksaan hasil.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN HASIL PERBAIKAN SARPRAS

Nomor: ..........................................

Nama Sekolah: ..........................................

Fasilitas yang Diperbaiki: ..........................................

Lokasi: ..........................................

Nomor Laporan Kerusakan: ..........................................

Tanggal Pelaksanaan: ..........................................

Pelaksana Pekerjaan: ..........................................

A. Uraian Pekerjaan

..........................................

B. Hasil Pemeriksaan

..........................................

C. Hasil Pengujian Fungsi dan Keselamatan

..........................................

D. Temuan yang Masih Memerlukan Tindak Lanjut

..........................................

E. Status Rekomendasi Penggunaan

☐ Layak digunakan berdasarkan pemeriksaan yang sesuai.

☐ Belum layak digunakan dan membutuhkan tindak lanjut.

☐ Memerlukan pemeriksaan teknis tambahan.

F. Dokumen Pendukung

..........................................

Tanggal Pemeriksaan: ..........................................

Petugas Pemeriksa:

..........................................

Pihak Berwenang/Pengesahan:

..........................................

Untuk pekerjaan yang menggunakan anggaran, bukti penerimaan hasil pekerjaan, pembayaran, dan pertanggungjawaban mengikuti ketentuan pengadaan yang berlaku.

Apakah Kerusakan Sekolah Bisa Diperbaiki Menggunakan Dana BOS?

Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 mengatur pemeliharaan sarana dan prasarana sebagai salah satu komponen penggunaan Dana BOSP.

Lampiran peraturan tersebut memuat beberapa contoh kegiatan, antara lain:

1. Perbaikan ringan bagian nonstruktural bangunan, termasuk penutup atap, plafon, pintu, jendela, dan komponen lain yang disebutkan.
2. Perbaikan perabot atau penyediaan meja dan kursi berdasarkan ketentuan.
3. Pemeliharaan fasilitas aksesibilitas bagi murid berkebutuhan khusus.
4. Perbaikan toilet, tempat cuci tangan, dan saluran sanitasi.
5. Pemeliharaan komputer, printer, laptop, proyektor, serta perangkat tertentu.
6. Pemeliharaan taman dan fasilitas lain yang relevan.

Namun, keberadaan suatu jenis pekerjaan dalam daftar tersebut tidak otomatis berarti sekolah boleh mengeluarkan dana tanpa pemeriksaan.

Sekolah tetap harus memperhatikan ketentuan kelayakan pembiayaan, batas komponen anggaran, pencatatan dalam RKAS, tata cara belanja, serta pertanggungjawaban.

Pekerjaan yang menyangkut struktur bangunan, rehabilitasi berat, atau kondisi teknis yang kompleks perlu diperiksa melalui mekanisme yang sesuai.

Kerusakan berat tidak boleh dipecah secara administratif menjadi beberapa kegiatan perbaikan ringan hanya agar terlihat memenuhi persyaratan pembiayaan.

Baca Juga: Kabar untuk Kepala Sekolah, Kerusakan Ringan Sekolah Kini Bisa Diperbaiki Menggunakan Dana BOS

Contoh Studi Kasus: Kursi Siswa Mengalami Kerusakan

Sebuah SMP mempunyai 180 kursi siswa.

Dari pemeriksaan ditemukan 12 kursi membutuhkan perhatian, terdiri atas delapan kursi dengan sambungan longgar dan empat kursi yang mengalami kerusakan lebih serius.

Seluruh jumlah tersebut merupakan ilustrasi.

Tahap Pertama: Pemeriksaan

Petugas mencatat kode dan lokasi kursi serta memeriksa kondisinya secara aman.

Tahap Kedua: Pengamanan

Kursi yang tidak stabil dipisahkan dari penggunaan sampai memperoleh pemeriksaan dan penanganan.

Tahap Ketiga: Rekomendasi

Hasil pemeriksaan digunakan untuk menentukan barang yang dapat diperbaiki atau membutuhkan usulan penggantian.

Tahap Keempat: Pelaksanaan

Perbaikan dilakukan oleh petugas kompeten melalui mekanisme yang sah.

Tahap Kelima: Verifikasi

Kursi diperiksa kembali untuk memastikan sambungan stabil serta aman digunakan.

Tahap Keenam: Pembaruan Inventaris

Status kondisi dan riwayat perbaikan diperbarui berdasarkan hasil pemeriksaan.

Apabila ditemukan kursi yang tidak layak diperbaiki, status aset dan prosedur penghapusannya harus diperiksa terlebih dahulu.

Barang rusak tidak boleh langsung dibuang hanya karena telah diajukan penggantian.

Contoh Studi Kasus: Kebocoran Atap Ruang Kelas

Pada musim hujan, sebuah ruang kelas mengalami kebocoran.

Air menetes dari plafon dan mulai mengganggu kegiatan belajar.

Penanganan awal yang perlu dilakukan adalah memastikan keamanan siswa serta membatasi penggunaan bagian ruang yang terdampak.

Jika terdapat potensi gangguan listrik atau risiko plafon runtuh, sekolah perlu mengosongkan area berbahaya dan menghubungi petugas yang kompeten.

Setelah itu, dilakukan pemeriksaan teknis untuk menentukan sumber kebocoran.

Sekolah tidak seharusnya langsung menyimpulkan bahwa kebocoran hanya memerlukan penggantian penutup atap tanpa pemeriksaan.

Jika ditemukan gangguan pada bagian struktural atau kondisi yang membahayakan, penanganannya memerlukan pendekatan teknis dan mekanisme yang sesuai.

Jika hasil pemeriksaan menunjukkan perbaikan ringan komponen nonstruktural, sekolah dapat mempertimbangkan pembiayaan melalui sumber dana yang diperbolehkan sesuai ketentuan.

Hasil pekerjaan kemudian diperiksa sebelum ruang digunakan kembali.

Contoh Rekap Monitoring Laporan Kerusakan

Agar setiap laporan dapat ditelusuri, wakasek sarpras dapat menggunakan satu rekap monitoring.

REKAP LAPORAN DAN TINDAK LANJUT KERUSAKAN

Nama Sekolah: ..........................................

Periode: ..........................................

Seluruh data merupakan simulasi.

Sekolah sebaiknya menambahkan tanggal laporan, tanggal tindak lanjut, penanggung jawab, dan bukti pemeriksaan.

Status "selesai" hanya dicantumkan jika kegiatan yang diperlukan sudah dilakukan dan hasilnya telah diperiksa.

SOP 5: Monitoring dan Evaluasi Pemeliharaan Sarpras

Pemeliharaan tidak berhenti setelah fasilitas diperbaiki.

Sekolah perlu memeriksa apakah perbaikan efektif dan apakah gangguan yang sama muncul kembali.

Tujuan: Mengevaluasi keterlaksanaan pemeliharaan dan menentukan kebutuhan perbaikan sistem.

Langkah Pelaksanaan:

1. Mengumpulkan rekap pemeriksaan rutin.
2. Mengumpulkan laporan kerusakan.
3. Memeriksa daftar pekerjaan yang telah selesai.
4. Membandingkan rencana dengan realisasi.
5. Mengidentifikasi fasilitas dengan kerusakan berulang.
6. Memeriksa apakah seluruh pekerjaan telah diverifikasi.
7. Menilai kebutuhan pemeliharaan preventif.
8. Menyusun rekomendasi perbaikan.
9. Melaporkan hasil kepada kepala sekolah.
10. Menggunakan hasil evaluasi untuk memperbarui program kerja sarpras.

Contohnya, jika proyektor sering mengalami gangguan akibat kesalahan penggunaan, sekolah dapat mempertimbangkan edukasi penggunaan perangkat selain pemeriksaan teknis.

Jika kerusakan kursi berulang karena pemindahan yang tidak teratur, sekolah dapat memperbaiki prosedur peminjaman atau perpindahan perabot.

Dengan demikian, evaluasi tidak hanya menghasilkan daftar barang yang harus diperbaiki, tetapi juga membantu memperbaiki penyebab kerusakan.

Dokumen Administrasi Pemeliharaan yang Perlu Disiapkan

Agar mudah ditemukan, dokumen dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian.

A. Dokumen Perencanaan

Program kerja sarpras, jadwal pemeliharaan, data inventaris, dan daftar fasilitas prioritas.

B. Dokumen Pemeriksaan

Checklist pemeriksaan, catatan kondisi, serta berita acara pemeriksaan jika diperlukan.

C. Dokumen Pelaporan

Formulir laporan kerusakan, nomor laporan, foto pendukung, dan catatan pengamanan awal.

D. Dokumen Tindak Lanjut

Rekomendasi penanganan, usulan perbaikan, dokumen persetujuan, serta dokumen teknis terkait.

E. Dokumen Pelaksanaan

Catatan pekerjaan, kartu pemeliharaan, dokumen pengadaan jika ada, dan bukti pelaksanaan.

F. Dokumen Verifikasi

Hasil pengujian fungsi, berita acara pemeriksaan hasil, dan status kelayakan penggunaan.

G. Dokumen Evaluasi

Rekap laporan, monitoring penyelesaian, kendala, dan rekomendasi program berikutnya.

Tidak seluruh dokumen harus disusun sebagai berkas terpisah.

Sekolah dapat menggunakan sistem digital atau dokumen terpadu selama informasi penting tersedia dan sesuai ketentuan.

Contoh Struktur Folder Digital

ARSIP PEMELIHARAAN SARPRAS

• 01_Jadwal_Pemeliharaan
• 02_Checklist_Pemeriksaan
• 03_Laporan_Kerusakan
• 04_Berita_Acara_Pemeriksaan
• 05_Usulan_Perbaikan
• 06_Dokumen_Pelaksanaan
• 07_Verifikasi_Hasil
• 08_Monitoring_Evaluasi

Nama file sebaiknya konsisten dan mudah ditelusuri.

Contohnya:

2026-10-30_Laporan-Kerusakan_Kelas-VII-A_KR001.pdf

Dokumen harus dikelola menggunakan hak akses yang sesuai, khususnya jika berkaitan dengan anggaran, kontrak, atau informasi internal sekolah.

Baca Juga: Cara Menata Arsip Digital Sekolah di Google Drive agar Dokumen Mudah Ditemukan

Pembagian Tanggung Jawab Pemeliharaan Sarpras

Agar proses penanganan berjalan tertib, setiap pihak perlu memahami tugasnya.

Pembagian tersebut bersifat contoh.

Dalam pekerjaan berisiko tinggi, kepala sekolah perlu memastikan pelaksana memenuhi persyaratan teknis dan keselamatan yang relevan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Pemeliharaan Sarpras

Terdapat sejumlah kesalahan yang dapat mengurangi efektivitas penanganan kerusakan.

Pertama, tidak mempunyai jadwal pemeriksaan. Kerusakan sering baru diketahui ketika fasilitas tidak dapat digunakan.

Kedua, mengabaikan laporan kecil tanpa pemeriksaan. Kerusakan yang tampak sederhana dapat berkembang menjadi masalah lebih besar.

Ketiga, membiarkan fasilitas berbahaya tetap digunakan. Keselamatan warga sekolah harus didahulukan.

Keempat, melakukan perbaikan teknis tanpa kompetensi. Instalasi listrik dan komponen bangunan tertentu membutuhkan tenaga ahli.

Kelima, menyamakan prioritas darurat dengan kategori kerusakan teknis. Keduanya mempunyai fungsi dan metode penilaian berbeda.

Keenam, menganggap seluruh perbaikan dapat dibiayai Dana BOS. Pembiayaan harus mengikuti ketentuan dan batasan yang berlaku.

Ketujuh, melakukan pengeluaran tanpa mekanisme persetujuan. Pengadaan serta pembayaran mengikuti kewenangan resmi.

Kedelapan, tidak mencatat riwayat perbaikan. Sekolah akan kesulitan mengetahui penyebab gangguan berulang.

Kesembilan, tidak memeriksa hasil pekerjaan. Fasilitas tidak boleh dinyatakan layak hanya karena pelaksana telah menyampaikan bahwa pekerjaan selesai.

Kesepuluh, menghapus barang rusak secara sepihak. Perubahan status aset harus mengikuti prosedur.

Kesebelas, tidak menyediakan fasilitas alternatif ketika perbaikan berlangsung. Kegiatan pembelajaran perlu dijaga keberlanjutannya secara aman.

Kedua belas, tidak mengevaluasi hasil pemeliharaan. Sekolah kehilangan kesempatan memperbaiki sistem pengelolaan.

Checklist SOP Pemeliharaan dan Penanganan Kerusakan Sarpras

Wakasek sarpras dapat menggunakan checklist berikut sebagai alat bantu pemeriksaan.

1. SOP pemeliharaan tersedia dan dipahami petugas terkait.
2. Pembagian tugas pemeriksaan telah ditetapkan.
3. Daftar fasilitas dan inventaris diperbarui.
4. Jadwal pemeriksaan rutin tersedia.
5. Area dan fasilitas berisiko telah diidentifikasi.
6. Pemeriksaan visual dilakukan secara aman.
7. Pekerjaan teknis berisiko ditangani petugas kompeten.
8. Saluran laporan kerusakan tersedia.
9. Setiap laporan penting memperoleh nomor atau identitas penelusuran.
10. Lokasi dan identitas barang dicatat dengan benar.
11. Risiko keselamatan awal diperiksa.
12. Fasilitas berbahaya diamankan.
13. Pengguna mendapat informasi jika fasilitas tidak boleh digunakan.
14. Alternatif fasilitas disiapkan jika diperlukan.
15. Prioritas penanganan ditentukan berdasarkan kebutuhan dan risiko.
16. Kerusakan teknis diklasifikasikan oleh pihak yang kompeten.
17. Hasil pemeriksaan dicatat secara benar.
18. Rekomendasi penanganan tersedia.
19. Kebutuhan anggaran diperiksa sesuai ketentuan.
20. Pelaksanaan belanja mengikuti prosedur resmi.
21. Pelaksana perbaikan memiliki kemampuan yang sesuai.
22. Area kerja diamankan selama pelaksanaan.
23. Hasil perbaikan diperiksa.
24. Pengujian fungsi atau keselamatan dilakukan sesuai kebutuhan.
25. Berita acara dibuat berdasarkan keadaan sebenarnya.
26. Barang hanya digunakan kembali setelah dinyatakan aman.
27. Kartu atau riwayat pemeliharaan diperbarui.
28. Data inventaris diperbaiki jika diperlukan.
29. Laporan yang belum selesai dipantau.
30. Kerusakan berulang dianalisis penyebabnya.
31. Dokumen pendukung disimpan dengan tertib.
32. Laporan evaluasi disampaikan kepada pihak berwenang.
33. Kegiatan pemeliharaan dikaitkan dengan program kerja sekolah.
34. Rekomendasi evaluasi digunakan pada perencanaan berikutnya.
35. SOP ditinjau kembali jika terdapat perubahan ketentuan atau kebutuhan.

Checklist tersebut merupakan contoh alat bantu internal, bukan instrumen wajib nasional dengan format yang harus sama di setiap sekolah.

Pemeliharaan Sarpras Harus Mengutamakan Keselamatan dan Keberlanjutan Pembelajaran

Pemeliharaan sarana dan prasarana bukan hanya pekerjaan memperbaiki fasilitas yang sudah rusak.

Kegiatan tersebut merupakan bagian dari pengelolaan sekolah untuk memastikan lingkungan pendidikan tetap aman, nyaman, dan mendukung pembelajaran.

Wakasek sarpras mempunyai peran membantu kepala sekolah mengoordinasikan pemeriksaan fasilitas, pelaporan kerusakan, penanganan, serta evaluasi hasil pemeliharaan.

Melalui SOP yang jelas, laporan kerusakan dapat diterima dan diproses secara lebih tertib.

Kerusakan yang mempunyai risiko keselamatan harus segera diamankan, sedangkan pekerjaan teknis dilakukan oleh pihak yang kompeten.

Kegiatan yang membutuhkan biaya juga harus direncanakan berdasarkan kebutuhan dan mengikuti ketentuan penggunaan dana serta tata cara belanja yang berlaku.

Namun, keberhasilan pemeliharaan tidak seharusnya diukur hanya berdasarkan banyaknya perbaikan yang dikerjakan.

Sekolah juga perlu mengetahui apakah kerusakan yang sama dapat dicegah, apakah fasilitas lebih aman digunakan, dan apakah proses pembelajaran dapat berlangsung dengan baik.

Catatan pemeriksaan, kartu pemeliharaan, berita acara, serta laporan evaluasi diperlukan agar setiap kegiatan dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Dengan pengelolaan yang teratur, fasilitas sekolah tidak hanya menjadi barang atau bangunan yang tercatat dalam inventaris, tetapi benar-benar menjadi sumber daya pendidikan yang bermanfaat bagi guru dan peserta didik.