Panduan Wakasek Sarpras: Tugas, SOP, Inventaris Barang, Pemeliharaan, dan Dokumen Sekolah

KebonCinta.com – Wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana atau wakasek sarpras mempunyai peran penting dalam memastikan fasilitas pendidikan tersedia, terpelihara, aman, dan dapat digunakan untuk mendukung kegiatan pembelajaran.

Tugas wakasek sarpras tidak hanya berkaitan dengan pembelian meja, kursi, papan tulis, komputer, atau perlengkapan sekolah lainnya.

Jabatan ini juga berhubungan dengan pendataan inventaris, pemeriksaan kondisi bangunan, pemeliharaan fasilitas, perencanaan kebutuhan, pengelolaan penggunaan ruangan, hingga koordinasi pengadaan dan pelaporan kerusakan.

Dalam praktiknya, seorang guru yang baru mendapatkan tugas sebagai wakasek sarpras mungkin menghadapi banyak pertanyaan.

Bagaimana cara membuat daftar inventaris barang? Apa yang harus dilakukan apabila fasilitas sekolah rusak? Bagaimana menentukan barang yang perlu dibeli terlebih dahulu? Siapa yang bertanggung jawab atas pengadaan dan pemeliharaan? Dokumen apa saja yang harus disiapkan?

Pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan sarpras membutuhkan kemampuan administrasi, perencanaan, pengawasan, dan koordinasi.

Terlebih, pemerintah telah menetapkan berbagai ketentuan mengenai standar sarana dan prasarana, pengelolaan satuan pendidikan, penggunaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP), serta tata cara belanja barang dan jasa.

Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan menegaskan bahwa pengelolaan sarana dan prasarana diarahkan untuk menyediakan, memelihara, memanfaatkan fasilitas, serta berbagi sumber daya belajar secara efisien dan efektif.

Sementara itu, Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 memperbarui tata cara belanja barang dan jasa oleh satuan pendidikan.

Karena itu, wakasek sarpras perlu memahami bukan hanya cara mencatat barang, tetapi juga bagaimana pengelolaan fasilitas dilakukan secara terencana, akuntabel, dan sesuai kebutuhan pembelajaran.

Berikut panduan lengkap mengenai tugas wakasek sarpras, program kerja, inventaris barang, SOP pemeliharaan, pengadaan, serta dokumen administrasi yang perlu diketahui.

Apa Itu Wakasek Sarana dan Prasarana?

Wakasek sarana dan prasarana merupakan guru yang memperoleh tugas tambahan untuk membantu kepala sekolah mengoordinasikan pengelolaan fasilitas pendidikan berdasarkan penugasan dan struktur organisasi sekolah.

Ruang lingkup pekerjaannya mencakup perencanaan kebutuhan, pendataan barang, pemanfaatan fasilitas, pemeliharaan, serta evaluasi sarana dan prasarana.

Dalam pelaksanaannya, wakasek sarpras bekerja sama dengan kepala sekolah, bendahara, operator sekolah, petugas pemeliharaan, guru, wali kelas, dan pihak terkait lainnya.

Namun, wakasek sarpras tidak otomatis mempunyai kewenangan melakukan seluruh transaksi pengadaan, menandatangani kontrak, atau menghapus aset sekolah secara mandiri.

Keputusan tersebut harus mengikuti kewenangan, aturan pengadaan, status kepemilikan barang, serta mekanisme pengelolaan keuangan dan aset yang berlaku.

Fungsi utama wakasek sarpras adalah membantu memastikan fasilitas sekolah dapat digunakan secara efektif, dipelihara dengan baik, serta dikelola berdasarkan kebutuhan pendidikan.

Perbedaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Sarana dan prasarana sering disebut secara bersamaan, tetapi mempunyai pengertian yang berbeda.

Sarana pendidikan merupakan perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk mendukung kegiatan pendidikan.

Contohnya adalah buku, meja, kursi, papan tulis, komputer, proyektor, alat olahraga, dan perlengkapan laboratorium.

Sementara itu, prasarana pendidikan mencakup fasilitas dasar yang mendukung penyelenggaraan pendidikan, seperti lahan, bangunan, ruang kelas, perpustakaan, laboratorium, ruang administrasi, dan fasilitas sanitasi.

Secara praktis, perbedaannya dapat dilihat melalui tabel berikut.

Pengelompokan tersebut digunakan untuk mempermudah pemahaman.

Untuk pencatatan aset resmi, sekolah harus mengikuti klasifikasi barang dan sistem administrasi yang berlaku bagi lembaganya.

Dasar Hukum Pengelolaan Sarpras Sekolah Tahun 2026

Terdapat beberapa regulasi penting yang perlu diketahui wakasek sarpras.

1. Permendikbudristek Nomor 22 Tahun 2023 tentang Standar Sarana dan Prasarana

Peraturan ini mengatur standar sarana dan prasarana pada pendidikan anak usia dini, jenjang pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.

Ketentuan tersebut menjadi acuan pemenuhan fasilitas berdasarkan kebutuhan dan karakteristik satuan pendidikan.

Peraturan ini telah mencabut Permendikbud Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk SD/MI, SMP/MTs, dan SMA/MA.

Karena itu, sekolah perlu menggunakan regulasi yang berlaku, bukan hanya mengandalkan daftar kebutuhan fasilitas berdasarkan ketentuan lama.

2. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan

Pasal 12 mengatur perencanaan kebutuhan sarpras, termasuk analisis kondisi dan pemanfaatan fasilitas yang sudah tersedia.

Pasal 19 menjelaskan bahwa pelaksanaan pengelolaan sarpras bertujuan menyediakan, memelihara, memanfaatkan, serta berbagi sumber daya belajar secara efektif dan efisien.

3. Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP

Peraturan ini mengatur pengelolaan Dana BOSP, termasuk perencanaan, penggunaan, penatausahaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban.

Apabila kegiatan sarpras menggunakan Dana BOSP, sekolah harus memastikan kegiatan tersebut memenuhi ketentuan dan tercantum dalam perencanaan yang sah.

4. Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan

Peraturan ini menggantikan Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022.

Ketentuan tersebut mengatur pelaksanaan belanja barang dan jasa oleh satuan pendidikan, termasuk melalui mekanisme SIPLah maupun non-SIPLah sesuai ketentuan.

Wakasek sarpras perlu berkoordinasi dengan pihak pengelola belanja yang berwenang.

5. Ketentuan Pendataan Dapodik

Sekolah perlu memastikan data sarpras dalam sistem Dapodik sesuai kondisi sebenarnya.

Pembaruan informasi harus dilakukan melalui mekanisme yang tersedia pada versi aplikasi dan layanan pendataan yang berlaku.

Sekolah negeri dan swasta juga perlu memperhatikan perbedaan status kepemilikan aset.

Barang milik pemerintah daerah mengikuti ketentuan pengelolaan barang milik daerah, sedangkan aset milik yayasan mengikuti ketentuan hukum dan tata kelola penyelenggara pendidikan yang relevan.

12 Tugas Utama Wakasek Sarpras

Secara praktis, tugas wakasek sarpras dapat dibagi menjadi dua belas bidang pekerjaan.

1. Menyusun Program Kerja Sarpras

Wakasek membantu menyusun program kerja berdasarkan kondisi fasilitas, kebutuhan pembelajaran, dan prioritas sekolah.

Program tersebut dapat mencakup pemeriksaan inventaris, pemeliharaan ruang kelas, perawatan perangkat digital, pengadaan perlengkapan, serta peningkatan keselamatan fasilitas.

2. Melakukan Pendataan Inventaris Barang

Wakasek membantu memastikan barang dapat diidentifikasi berdasarkan nama, jumlah, kondisi, lokasi, tahun perolehan, dan informasi lain yang diperlukan.

3. Memeriksa Kondisi Ruang dan Fasilitas

Pemeriksaan dapat mencakup ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, toilet, ruang guru, area olahraga, dan fasilitas umum lainnya.

4. Mengoordinasikan Pemeliharaan Rutin

Pemeliharaan dilakukan agar fasilitas tetap layak digunakan dan tidak cepat mengalami kerusakan.

Kegiatan dapat mencakup pemeriksaan meja, kursi, papan tulis, proyektor, sanitasi, serta fasilitas lain berdasarkan kebutuhan.

5. Mengidentifikasi Kebutuhan Pengadaan

Wakasek membantu mengumpulkan kebutuhan dari guru, wali kelas, laboratorium, perpustakaan, dan unit lainnya.

Kebutuhan tersebut diprioritaskan berdasarkan urgensi, manfaat, kondisi persediaan, serta kemampuan anggaran.

6. Membantu Koordinasi Pengadaan Barang

Wakasek dapat menyiapkan daftar kebutuhan dan spesifikasi fungsional.

Namun, pelaksanaan belanja serta pembayaran tetap mengikuti kewenangan dan mekanisme resmi.

7. Memeriksa dan Mencatat Barang yang Diterima

Barang yang datang perlu diperiksa berdasarkan jenis, jumlah, kondisi, dan kesesuaiannya dengan dokumen pengadaan.

8. Mengatur Penggunaan Ruang dan Peralatan

Wakasek dapat membantu mengoordinasikan penggunaan laboratorium, peminjaman proyektor, ruang pertemuan, dan fasilitas bersama.

9. Mengoordinasikan Penanganan Kerusakan

Setiap laporan kerusakan perlu diperiksa dan ditindaklanjuti berdasarkan tingkat risiko serta kebutuhan perbaikan.

10. Memastikan Fasilitas Mendukung Keselamatan dan Aksesibilitas

Pengelolaan sarpras perlu memperhatikan keselamatan, sanitasi, pencahayaan, ventilasi, akses yang aman, serta kebutuhan peserta didik penyandang disabilitas.

11.