Panduan Wakasek Sarpras: Tugas, SOP, Inventaris Barang, Pemeliharaan, dan Dokumen Sekolah

Wakasek sarpras membantu menyediakan data hasil pemeriksaan fisik untuk mendukung kesesuaian data dalam sistem pendataan sekolah.

12. Menyusun Evaluasi dan Laporan Sarpras

Wakasek membantu menyusun laporan kondisi barang, kerusakan, pemeliharaan, kebutuhan yang belum terpenuhi, serta rekomendasi tindak lanjut.

Tugas Wakasek Sarpras Harian hingga Tahunan

Agar lebih terorganisasi, kegiatan sarpras dapat dikelompokkan berdasarkan periode.

Tabel tersebut merupakan rekomendasi pembagian pekerjaan, bukan ketentuan frekuensi pemeriksaan nasional.

Fasilitas yang mempunyai risiko keselamatan harus diperiksa dan ditangani segera tanpa menunggu jadwal rutin.

Tujuh Kelompok Dokumen Administrasi Wakasek Sarpras

Administrasi sarpras dapat dikelompokkan menjadi tujuh bagian.

A. Dokumen Penugasan dan Perencanaan

Meliputi SK penugasan wakasek, uraian tugas, program kerja, hasil analisis kebutuhan, serta rencana pemeliharaan.

B. Dokumen Inventaris

Meliputi daftar inventaris, kode barang, lokasi, tahun perolehan, kondisi, dan catatan perpindahan barang.

C. Dokumen Pemeriksaan Fasilitas

Meliputi checklist kondisi ruang, pemeriksaan toilet, laboratorium, instalasi pendukung, dan catatan risiko keselamatan.

D. Dokumen Pemeliharaan

Meliputi jadwal perawatan, laporan kerusakan, catatan perbaikan, dan hasil pemeriksaan setelah diperbaiki.

E. Dokumen Pengadaan

Meliputi daftar kebutuhan, spesifikasi, dokumen belanja, bukti penerimaan, dan administrasi keuangan yang dikelola pihak berwenang.

F. Dokumen Penggunaan dan Peminjaman

Meliputi jadwal penggunaan fasilitas, daftar peminjaman, pengembalian, serta catatan kondisi barang.

G. Dokumen Monitoring dan Evaluasi

Meliputi laporan realisasi program, rekap kondisi, kebutuhan yang belum terpenuhi, serta rekomendasi perbaikan.

Pengelompokan ini merupakan contoh administrasi internal, bukan daftar berkas yang seluruhnya wajib dibuat secara terpisah.

Cara Membuat Daftar Inventaris Barang Sekolah

Inventaris adalah kegiatan pencatatan barang yang dimiliki atau dikelola sekolah.

Data inventaris sebaiknya mencakup nama barang, kode, jumlah, lokasi, tahun perolehan, sumber perolehan, dan kondisi.

Contoh Format Inventaris Barang

BUKU INVENTARIS SARANA DAN PRASARANA SEKOLAH

Nama Sekolah: ..........................................

Tahun Pemeriksaan: ..........................................

Seluruh data merupakan contoh ilustratif.

Untuk penggunaan sebenarnya, kode dan klasifikasi barang harus menyesuaikan sistem inventaris resmi yang berlaku.

Dalam praktiknya, sekolah dapat mengelompokkan kondisi menjadi baik, rusak ringan, rusak berat, dan perlu pemeriksaan lebih lanjut.

Namun, barang yang berpotensi membahayakan tidak boleh tetap digunakan hanya karena kerusakannya terlihat kecil.

Contoh Program Kerja Wakasek Sarpras

Program kerja bidang sarpras perlu didasarkan pada hasil pemeriksaan kebutuhan.

Berikut sepuluh contoh kegiatan yang dapat menjadi referensi SMP.

Program tersebut merupakan contoh.

Sekolah dapat menambahkan sasaran, penanggung jawab, anggaran, sumber pembiayaan, dan bukti pelaksanaan.

SOP 1: Pemeriksaan Kondisi Sarana dan Prasarana

Nama SOP: Pemeriksaan Rutin Kondisi Fasilitas Sekolah.

Tujuan: Mengidentifikasi kerusakan, kebutuhan perawatan, dan risiko keselamatan sebelum mengganggu pembelajaran.

Langkah Pelaksanaan:

1. Wakasek menyusun jadwal pemeriksaan sesuai kebutuhan.
2. Menentukan ruang dan fasilitas yang akan diperiksa.
3. Menyiapkan daftar inventaris atau checklist.
4. Melakukan pemeriksaan visual terhadap kondisi barang.
5. Memastikan jenis dan jumlah barang sesuai catatan.
6. Mencatat kerusakan atau kondisi yang perlu ditindaklanjuti.
7. Mengidentifikasi fasilitas yang berpotensi membahayakan.
8. Membatasi penggunaan fasilitas tidak aman apabila diperlukan.
9. Melaporkan temuan kepada kepala sekolah atau petugas berwenang.
10. Menyusun rekomendasi perbaikan dan memantau tindak lanjut.

Pemeriksaan visual tidak menggantikan pemeriksaan teknis oleh tenaga ahli.

Sebagai contoh, instalasi listrik yang bermasalah harus diperiksa oleh petugas kompeten, bukan dibongkar sendiri oleh siswa atau guru tanpa keahlian yang sesuai.

Contoh Checklist Kondisi Ruang Kelas

LEMBAR PEMERIKSAAN RUANG KELAS

Nama Sekolah: ..........................................

Ruang: ..........................................

Tanggal: ..........................................

Petugas: ..........................................

Jika ditemukan potensi bahaya, petugas perlu menambahkan catatan tindakan pengamanan dan pihak yang harus dihubungi.

SOP 2: Pelaporan dan Penanganan Kerusakan Fasilitas

Kerusakan fasilitas sekolah harus ditangani melalui prosedur yang jelas.

Tujuan: Memastikan setiap laporan kerusakan diterima, diperiksa, diprioritaskan, dan memperoleh tindak lanjut.

Langkah Pelaksanaan:

1. Guru, siswa, atau petugas menyampaikan laporan kerusakan.
2. Wakasek atau petugas menerima dan mencatat laporan.
3. Lokasi serta barang yang mengalami kerusakan diidentifikasi.
4. Pemeriksaan awal dilakukan secara aman.
5. Tingkat risiko dan dampak terhadap pembelajaran dipertimbangkan.
6. Jika berbahaya, penggunaan fasilitas dihentikan sementara.
7. Tindakan yang diperlukan diusulkan kepada pihak berwenang.
8. Perbaikan dilakukan melalui petugas yang kompeten dan mekanisme yang berlaku.
9. Hasil perbaikan diperiksa sebelum fasilitas digunakan kembali.
10. Catatan inventaris dan laporan pemeliharaan diperbarui.

Contoh Format Laporan Kerusakan

FORMULIR LAPORAN KERUSAKAN SARPRAS

Nomor Laporan: ..........................................

Tanggal: ..........................................

Nama Pelapor: ..........................................

Lokasi Barang: ..........................................

Nama Barang/Fasilitas: ..........................................

Kode Inventaris jika Ada: ..........................................

Uraian Kerusakan:

..........................................

Dampak terhadap Penggunaan:

..........................................

Potensi Risiko Keselamatan:

..........................................

Tindakan Pengamanan Awal:

..........................................

Usulan Tindak Lanjut:

..........................................

Petugas Pemeriksa: ..........................................

Status Penanganan: ..........................................

Tanggal Pemeriksaan Ulang: ..........................................

Formulir ini merupakan contoh alat bantu internal.

Cara Menentukan Prioritas Perbaikan

Tidak semua kerusakan mempunyai urgensi yang sama.

Sekolah dapat menggunakan pengelompokan berikut.

Klasifikasi ini merupakan contoh penentuan prioritas internal.

Risiko aktual harus dinilai berdasarkan kondisi di lapangan dan pemeriksaan oleh pihak yang mempunyai kompetensi.

SOP 3: Pengajuan dan Koordinasi Pengadaan Barang

Pengadaan barang perlu dilakukan berdasarkan kebutuhan yang telah diidentifikasi.

Wakasek sarpras dapat mengoordinasikan permintaan barang, tetapi tidak boleh secara otomatis mengambil alih kewenangan pelaksanaan belanja.

Tujuan: Memastikan kebutuhan sarpras diproses secara terencana, transparan, dan sesuai ketentuan.

Langkah Pelaksanaan:

1. Guru atau unit kerja mengajukan kebutuhan barang.
2. Wakasek sarpras mencatat dan mengidentifikasi tujuan penggunaannya.
3. Ketersediaan barang yang sudah dimiliki sekolah diperiksa.
4. Kondisi barang lama dan kemungkinan pemanfaatan bersama dipertimbangkan.
5. Kebutuhan diklasifikasikan berdasarkan prioritas.
6. Spesifikasi fungsional dan jumlah yang diperlukan dirumuskan.
7. Kebutuhan disampaikan kepada kepala sekolah dan pengelola anggaran.
8. Pihak berwenang memeriksa kesesuaian dengan rencana dan sumber pendanaan.
9. Pelaksanaan belanja mengikuti Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 serta aturan terkait yang berlaku.
10. Barang yang diterima diperiksa dan dicatat melalui mekanisme inventaris.

Contoh Format Pengajuan Kebutuhan Barang

FORMULIR USULAN KEBUTUHAN SARPRAS

Nama Sekolah: ..........................................

Unit Pengusul: ..........................................

Tanggal: ..........................................

Contoh tersebut belum merupakan persetujuan pembelian.

Pemeriksaan anggaran, pemilihan mekanisme belanja, transaksi, dan pembayaran harus mengikuti kewenangan resmi.

SOP 4: Peminjaman dan Pengembalian Barang

Fasilitas sekolah sering digunakan bersama oleh guru, siswa, maupun unit kegiatan.

Karena itu, diperlukan mekanisme penggunaan yang tertib.

Tujuan: Memastikan barang dapat dipinjam, digunakan, dan dikembalikan dengan kondisi yang dapat diperiksa.

Langkah Pelaksanaan:

1. Peminjam mengajukan kebutuhan kepada petugas.
2. Ketersediaan barang dan jadwal penggunaannya diperiksa.
3. Identitas peminjam dan tujuan penggunaan dicatat.
4. Kondisi barang diperiksa sebelum diserahkan.
5. Barang digunakan sesuai petunjuk keselamatan.
6. Peminjam bertanggung jawab menjaga barang selama digunakan sesuai ketentuan.
7. Barang dikembalikan pada waktu yang disepakati.
8. Petugas memeriksa kondisi setelah pengembalian.
9. Jika terdapat kerusakan, dilakukan pencatatan dan pemeriksaan penyebab.
10. Rekap peminjaman diperbarui.

Contoh Buku Peminjaman Barang

Untuk barang tertentu, sekolah dapat menggunakan formulir atau sistem digital yang lebih rinci.

Namun, administrasi sebaiknya tetap sederhana dan sebanding dengan risiko serta nilai barang.

Contoh Jurnal Pemeliharaan Sarpras

Selain laporan kerusakan, wakasek dapat menggunakan jurnal pemeliharaan.

JURNAL PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

Tanggal dan hasil merupakan ilustrasi.

Jurnal sebenarnya harus diisi berdasarkan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

Bagaimana Mengelola Sarpras melalui Microsoft Excel atau Google Sheets?

Sekolah dapat menggunakan spreadsheet untuk membantu pencatatan.

Salah satu contoh sistem sederhana adalah membuat satu file yang berisi beberapa lembar kerja.

Nama File: ADMINISTRASI_SARPRAS_SEKOLAH_2026

Format tersebut hanya contoh.

Sekolah dapat memanfaatkan sistem resmi yang telah tersedia tanpa membuat pencatatan ganda yang tidak diperlukan.

Contoh Struktur Folder Arsip Sarpras

ARSIP SARPRAS SEKOLAH

• 01_Program_Kerja
• 02_Inventaris_Barang
• 03_Pemeriksaan_Ruang
• 04_Laporan_Kerusakan
• 05_Pemeliharaan
• 06_Dokumen_Pengadaan
• 07_Peminjaman
• 08_Laporan_Evaluasi

Dokumen pengadaan dan pembayaran yang memuat informasi keuangan perlu diatur aksesnya sesuai kewenangan.

Sekolah sebaiknya menggunakan akun lembaga dan tidak menggantungkan seluruh arsip penting pada akun pribadi satu petugas.

Baca Juga: Cara Menata Arsip Digital Sekolah di Google Drive agar Dokumen Mudah Ditemukan

Bagaimana Jika Barang Sekolah Rusak Berat atau Tidak Bisa Digunakan?

Barang yang mengalami kerusakan berat perlu diperiksa sebelum diputuskan untuk diperbaiki, diganti, atau diusulkan penghapusannya.

Langkah awal adalah memastikan barang tidak membahayakan pengguna.

Selanjutnya, petugas memeriksa kemungkinan perbaikan berdasarkan kondisi teknis, biaya, dan manfaat.

Jika barang tidak lagi layak digunakan, wakasek sarpras dapat menyusun laporan serta usulan penanganan.

Namun, barang tersebut tidak boleh langsung dibuang, dijual, atau dialihkan kepemilikannya tanpa mengikuti prosedur.

Untuk aset sekolah negeri, proses penghapusan mengikuti ketentuan pengelolaan barang milik pemerintah yang berlaku.

Untuk sekolah swasta, proses tersebut perlu mengikuti ketentuan yayasan atau penyelenggara pendidikan dan aturan hukum yang relevan.

Wakasek sarpras membantu menyiapkan informasi kondisi serta dokumentasi, sedangkan keputusan formal mengikuti kewenangan yang sah.

Bagaimana Menentukan Barang yang Harus Diprioritaskan untuk Dibeli?

Penentuan prioritas sebaiknya tidak hanya berdasarkan siapa yang lebih dahulu mengajukan permintaan.

Sekolah perlu mempertimbangkan beberapa faktor.

Pertama, keselamatan. Fasilitas yang berpotensi membahayakan harus memperoleh perhatian utama.

Kedua, kebutuhan pembelajaran. Barang yang sangat diperlukan untuk pelaksanaan pembelajaran mendapat prioritas sesuai keadaan.

Ketiga, ketersediaan fasilitas alternatif. Sekolah perlu memeriksa apakah barang yang sudah tersedia dapat digunakan bersama.

Keempat, kondisi barang lama. Perbaikan dapat dipertimbangkan jika lebih efektif dan aman daripada penggantian.

Kelima, kemampuan anggaran. Setiap kebutuhan harus disesuaikan dengan sumber pendanaan serta ketentuan penggunaannya.

Keenam, manfaat jangka panjang. Barang yang dibeli sebaiknya mempunyai fungsi yang jelas dan dapat dipelihara.

Sebagai contoh, sekolah mempunyai proyektor yang masih dapat diperbaiki dengan aman.

Sebelum membeli perangkat baru, wakasek sarpras dapat mengusulkan pemeriksaan teknis dan perbandingan biaya yang relevan.

Namun, jika perangkat telah mengalami kerusakan serius dan tidak aman digunakan, pengadaan pengganti dapat menjadi salah satu pilihan yang diajukan.

Peran Wakasek Sarpras dalam Pendataan Dapodik 2027

Pengelolaan data sarpras dalam Dapodik perlu mendapat perhatian karena informasi fasilitas sekolah dapat menjadi dasar analisis kebutuhan dan perencanaan bantuan pendidikan.

Dalam pembaruan Dapodik versi 2027, pengajuan perubahan data sarpras menggunakan mekanisme melalui Manajemen Satuan Pendidikan dan tahapan verifikasi yang berlaku.

Karena itu, wakasek sarpras perlu bekerja sama dengan operator sekolah untuk memastikan informasi yang diajukan sesuai kondisi nyata.

Data yang perlu diperiksa antara lain jumlah ruang, fungsi ruang, kondisi bangunan, fasilitas sanitasi, dan perubahan akibat perbaikan atau pembangunan.

Wakasek sarpras dapat membantu dengan menyediakan laporan pemeriksaan dan dokumen pendukung.

Namun, proses penginputan atau pengajuan dalam sistem harus mengikuti petunjuk resmi yang berlaku.

Sekolah tidak boleh mengubah data kondisi bangunan atau jumlah fasilitas agar terlihat memenuhi persyaratan bantuan.

Baca Juga: Dapodik 2027 Resmi Ubah Mekanisme Pengajuan Sarpras, Sekolah Wajib Pahami Aturan Baru

Pembagian Tanggung Jawab Pengelolaan Sarpras

Agar pekerjaan tidak tumpang tindih, sekolah perlu memperjelas pembagian tugas.

Pembagian tersebut merupakan contoh.

Penetapan tugas harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan keputusan resmi sekolah.

Contoh Format Monitoring dan Evaluasi Sarpras

Wakasek sarpras dapat menggunakan laporan sederhana untuk memeriksa perkembangan program.

LEMBAR MONITORING DAN EVALUASI SARPRAS

Nama Sekolah: ..........................................

Semester: ..........................................

Tahun Pelajaran: ..........................................

Wakasek Sarpras: ..........................................

Seluruh hasil merupakan ilustrasi.

Monitoring perlu didasarkan pada data sebenarnya dan tidak boleh diisi seolah-olah suatu kegiatan telah dilaksanakan apabila belum dilakukan.

Contoh Evaluasi Program Sarpras Sekolah

Sebagai ilustrasi, sebuah SMP melaksanakan pemeriksaan fasilitas pada akhir semester.

Dari hasil pemeriksaan ditemukan:

• Delapan kursi memerlukan perbaikan.
• Dua proyektor membutuhkan pemeriksaan fungsi.
• Satu keran toilet mengalami kebocoran.
• Sebagian daftar inventaris belum mencantumkan lokasi terbaru.

Wakasek sarpras kemudian mengelompokkan kebutuhan berdasarkan dampak dan urgensinya.

Kebocoran toilet diperiksa dan ditindaklanjuti agar fasilitas sanitasi berfungsi dengan baik.

Kursi yang tidak aman dipisahkan dari penggunaan sampai diperbaiki atau diganti melalui prosedur yang sah.

Proyektor diperiksa oleh petugas yang kompeten.

Sementara itu, data inventaris diperbarui setelah dilakukan pemeriksaan lokasi barang.

Hasil tersebut dilaporkan kepada kepala sekolah sebagai bahan evaluasi dan perencanaan program.

Contoh ini menunjukkan bahwa kegiatan sarpras tidak selalu harus menghasilkan pembelian barang baru.

Perbaikan, pemeliharaan, penataan penggunaan, serta peningkatan ketertiban data juga merupakan bagian penting pengelolaan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Wakasek Sarpras

Terdapat beberapa kesalahan yang dapat mengurangi efektivitas pengelolaan fasilitas sekolah.

Pertama, tidak mempunyai data inventaris yang akurat. Sekolah akan kesulitan mengetahui keberadaan dan kondisi barang.

Kedua, membeli barang tanpa analisis kebutuhan. Pengadaan seharusnya mendukung prioritas pendidikan.

Ketiga, mengabaikan pemeliharaan rutin. Kerusakan kecil yang tidak ditangani dapat berkembang menjadi persoalan lebih besar.

Keempat, membiarkan fasilitas berbahaya tetap digunakan. Keselamatan warga sekolah harus menjadi prioritas.

Kelima, tidak membedakan kewenangan wakasek dan pengelola keuangan. Pelaksanaan belanja harus mengikuti mekanisme resmi.

Keenam, menghapus barang dari daftar tanpa prosedur. Perubahan status aset perlu mempunyai dasar dan persetujuan yang sah.

Ketujuh, tidak mencatat perpindahan barang. Inventaris dapat menjadi tidak sesuai dengan lokasi sebenarnya.

Kedelapan, menggunakan data berbeda antara arsip fisik dan sistem pendataan. Ketidaksesuaian harus diperiksa dan diperbaiki.

Kesembilan, tidak mengatur peminjaman fasilitas. Barang dapat sulit dilacak atau tidak tersedia ketika diperlukan.

Kesepuluh, membuat dokumen hanya menjelang pemeriksaan. Administrasi sarpras sebaiknya dikelola sebagai pekerjaan rutin.

Kesebelas, tidak melindungi akses dokumen penting. Arsip aset dan keuangan perlu dikelola berdasarkan kewenangan.

Kedua belas, menilai keberhasilan hanya berdasarkan jumlah pengadaan. Fasilitas yang sudah dimiliki perlu dimanfaatkan dan dirawat secara optimal.

Checklist Administrasi dan Tugas Wakasek Sarpras

Berikut daftar pemeriksaan yang dapat digunakan sebagai alat bantu evaluasi internal.

1. Dokumen penugasan wakasek sarpras tersedia.
2. Uraian tugas dan kewenangan telah dipahami.
3. Program kerja sarpras telah disusun.
4. Program selaras dengan RKT sekolah.
5. Data inventaris tersedia dan diperbarui sesuai kebutuhan.
6. Kode dan identitas barang mengikuti sistem yang berlaku.
7. Jumlah serta lokasi barang telah diperiksa.
8. Kondisi barang dicatat berdasarkan keadaan nyata.
9. Data fasilitas dan ruang telah diperiksa.
10. Kondisi keselamatan ruang kelas diperhatikan.
11. Sanitasi dan fasilitas pendukung diperiksa.
12. Fasilitas aksesibilitas diperhatikan.
13. Jadwal pemeliharaan disusun sesuai kebutuhan.
14. Laporan kerusakan mempunyai mekanisme penerimaan.
15. Kerusakan yang berisiko telah diamankan.
16. Perbaikan dilakukan oleh pihak yang kompeten.
17. Hasil perbaikan diperiksa sebelum barang digunakan kembali.
18. Usulan kebutuhan barang didasarkan pada analisis.
19. Pengadaan mengikuti ketentuan dan kewenangan resmi.
20. Barang yang diterima diperiksa dan dicatat.
21. Dokumen penerimaan serta bukti terkait disimpan sesuai ketentuan.
22. Peminjaman dan pengembalian barang terdata.
23. Perpindahan barang mempunyai catatan yang jelas.
24. Barang rusak berat ditangani tanpa melanggar prosedur penghapusan.
25. Koordinasi pendataan dengan operator berjalan.
26. Data sistem resmi sesuai kondisi yang dapat dipertanggungjawabkan.
27. Dokumen digital dikelola dengan akses yang sesuai.
28. Monitoring program dilaksanakan secara berkala.
29. Laporan evaluasi memuat kondisi dan kendala sebenarnya.
30. Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki pengelolaan sarpras.

Checklist tersebut merupakan contoh alat bantu pengelolaan, bukan instrumen wajib nasional yang harus digunakan secara seragam.

Sarpras yang Baik Harus Mendukung Kualitas Pembelajaran

Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan bagian penting dalam menciptakan lingkungan pendidikan yang aman, nyaman, dan mendukung kegiatan pembelajaran.

Wakasek sarpras mempunyai peran membantu kepala sekolah memastikan fasilitas tersedia sesuai kebutuhan, tercatat dengan baik, dimanfaatkan secara efektif, serta dipelihara secara berkelanjutan.

Pekerjaan tersebut membutuhkan koordinasi dengan berbagai pihak, mulai dari guru, wali kelas, operator, petugas inventaris, pengelola keuangan, hingga penyelenggara pendidikan.

Pengadaan barang juga harus dilakukan berdasarkan kebutuhan dan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Namun, keberhasilan pengelolaan sarpras tidak semestinya diukur hanya dari banyaknya barang yang dibeli atau besarnya anggaran yang digunakan.

Fasilitas yang sudah dimiliki sekolah perlu dimanfaatkan secara optimal, dirawat, dan diperiksa secara berkala.

Melalui inventaris yang akurat, SOP pemeriksaan, penanganan kerusakan, serta monitoring yang terarah, sekolah dapat mengurangi risiko fasilitas tidak berfungsi dan mendukung kelancaran pembelajaran.

Dokumen administrasi tetap diperlukan sebagai dasar pengelolaan dan pertanggungjawaban, tetapi bentuknya sebaiknya efisien dan tidak menambah pekerjaan yang tidak diperlukan.

Pada akhirnya, wakasek sarpras yang menjalankan tugas dengan baik bukan hanya membantu sekolah menjaga barang dan bangunan, melainkan juga memastikan setiap fasilitas benar-benar memberikan manfaat bagi guru, peserta didik, dan seluruh warga sekolah.