Panduan Pergeseran dan Perubahan RKAS Sekolah 2026: Syarat, Prosedur ARKAS, dan Contoh Administrasi

KebonCinta.com – Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) menjadi pedoman penting bagi satuan pendidikan dalam merencanakan penggunaan dana. Namun, pelaksanaan kegiatan sekolah tidak selalu berjalan sama persis dengan perencanaan yang telah disusun pada awal tahun.

Sekolah dapat menghadapi perubahan harga barang, kebutuhan pembelajaran yang berkembang, kegiatan yang tidak terlaksana, atau penyesuaian prioritas penggunaan anggaran.

Sebagai contoh, sekolah menganggarkan Rp10 juta untuk pembelian perlengkapan pembelajaran. Setelah dilakukan pemeriksaan kebutuhan, ternyata barang yang diperlukan hanya bernilai Rp8 juta. Sekolah kemudian ingin memanfaatkan sisa anggaran Rp2 juta untuk kebutuhan lain yang diperbolehkan.

Dalam keadaan seperti ini, bendahara dan kepala sekolah perlu memahami apakah penyesuaian dapat dilakukan melalui pergeseran RKAS atau harus menggunakan mekanisme perubahan RKAS.

Kedua istilah tersebut sering dianggap sama, padahal mempunyai ketentuan yang berbeda dalam aplikasi ARKAS 4.

Pada tahun 2026, pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) mengacu pada Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026.

Sementara itu, prosedur teknis pergeseran dan perubahan anggaran dijelaskan dalam panduan resmi ARKAS yang diterbitkan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen).

Pemahaman terhadap kedua mekanisme ini diperlukan agar sekolah tidak salah mengubah anggaran, mengganggu transaksi yang sudah direalisasikan, atau mengalami kendala ketika mengajukan pengesahan.

Apa Itu Pergeseran RKAS?

Pergeseran RKAS adalah mekanisme penyesuaian rincian anggaran pada RKAS yang sebelumnya telah disahkan oleh dinas pendidikan.

Berdasarkan panduan resmi ARKAS 4, pergeseran dilakukan dalam kelompok akun belanja yang sama dan tidak diperbolehkan melintasi kelompok akun belanja.

Sebagai contoh, sekolah memiliki dua kegiatan yang termasuk dalam kelompok akun belanja yang sama.

Kegiatan pertama masih mempunyai anggaran yang belum digunakan, sedangkan kegiatan kedua memerlukan tambahan pembiayaan.

Sekolah dapat mempertimbangkan pergeseran anggaran sepanjang kedua kegiatan memenuhi persyaratan dan tidak melanggar ketentuan penggunaan dana.

Namun, anggaran yang sudah direalisasikan melalui Buku Kas Umum (BKU) tidak boleh diperlakukan sebagai dana yang masih dapat digeser.

Dalam ARKAS, terdapat informasi mengenai anggaran yang sudah dibelanjakan dan anggaran yang masih dapat dibelanjakan.

Pembedaan tersebut membantu sekolah menentukan nilai anggaran yang benar-benar tersedia untuk disesuaikan.

Apa Itu Perubahan RKAS?

Perubahan RKAS merupakan mekanisme penyesuaian rencana kegiatan dan anggaran yang memungkinkan pengaturan lebih luas dibandingkan pergeseran.

Menurut panduan ARKAS 4, perubahan RKAS dapat dilakukan untuk mengubah perencanaan kegiatan lintas kelompok kode rekening belanja.

Contohnya, sekolah memerlukan penyesuaian anggaran dari kelompok belanja tertentu ke kelompok belanja lain.

Penyesuaian tersebut tidak dapat dilakukan hanya melalui pergeseran apabila melintasi batas kelompok akun belanja yang ditentukan sistem.

Dalam panduan resmi ARKAS, perubahan RKAS dibatasi satu kali dalam satu tahun anggaran sesuai ketentuan dinas pendidikan masing-masing wilayah.

Karena itu, sekolah perlu mempersiapkan perubahan dengan matang agar kebutuhan penyesuaian tidak terlewat.

Perubahan RKAS tetap harus mematuhi juknis BOSP, persyaratan komponen belanja, mekanisme pengesahan, dan aturan dari dinas pendidikan.

Perbedaan Pergeseran dan Perubahan RKAS

Terdapat beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan.

1. Ruang lingkup penyesuaian

Pergeseran dilakukan dalam kelompok akun belanja yang sama.

Perubahan memungkinkan penyesuaian lintas kelompok akun belanja sesuai ketentuan.

2. Waktu pelaksanaan

Pergeseran dapat dilakukan setelah RKAS disahkan, mengikuti kuota dan pengaturan dinas pendidikan.

Perubahan dilakukan dalam periode yang ditetapkan dan mengikuti persyaratan yang berlaku di wilayah masing-masing.

3. Batas pelaksanaan

Pergeseran mengikuti kuota yang ditentukan dinas pendidikan.

Perubahan RKAS dibatasi satu kali dalam tahun anggaran berdasarkan panduan ARKAS.

4. Hubungan dengan BKU

Pergeseran tidak mensyaratkan penutupan BKU bulan tertentu terlebih dahulu.

Sebaliknya, perubahan RKAS dapat memerlukan penutupan BKU sampai bulan yang ditentukan dinas pendidikan.

5. Pengesahan

Keduanya tetap harus mengikuti proses pengajuan dan pengesahan yang tersedia pada ARKAS.

Perbedaan ini penting karena kesalahan memilih mekanisme dapat menyebabkan pengajuan tidak dapat diproses atau anggaran tidak sesuai dengan kebutuhan.

Dasar Hukum Pergeseran dan Perubahan RKAS Tahun 2026

Dasar pengelolaan Dana BOSP tahun 2026 adalah Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan.

Lampiran II peraturan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan dan penganggaran dilakukan sebelum dana digunakan.

RKAS disusun untuk satu tahun anggaran berdasarkan kebutuhan satuan pendidikan dan hasil evaluasi diri sekolah.

Rencana tersebut kemudian dimasukkan ke aplikasi yang disediakan kementerian.

Dalam pelaksanaan penatausahaan, penggunaan dana harus sesuai dengan dokumen perencanaan dan penganggaran yang berlaku serta didukung bukti transaksi.

Ketentuan tersebut menjadi dasar penting bahwa penyesuaian RKAS harus dilakukan melalui mekanisme yang sah.

Adapun tata cara teknis penggunaan menu Pergeseran dan Perubahan RKAS dijelaskan lebih lanjut melalui panduan resmi ARKAS 4.

Sekolah perlu mengikuti petunjuk ARKAS yang berlaku serta ketentuan dinas pendidikan, terutama mengenai jadwal, kuota pergeseran, dan pengesahan.

Kapan Sekolah Perlu Menggeser atau Mengubah RKAS?

Penyesuaian anggaran dapat dipertimbangkan ketika terdapat perubahan kebutuhan yang mempunyai dasar jelas.

Beberapa kondisi yang dapat menjadi alasan antara lain:

• Perubahan kebutuhan barang atau jasa berdasarkan evaluasi.
• Kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana.
• Penyesuaian volume pembelian.
• Kebutuhan tambahan untuk kegiatan prioritas.
• Selisih antara perkiraan harga dan harga pengadaan sebenarnya.
• Perubahan kondisi fasilitas yang memerlukan penanganan.
• Penyesuaian program berdasarkan hasil evaluasi sekolah.

Namun, tidak semua keadaan otomatis memerlukan perubahan RKAS.

Sebagai contoh, selisih harga satuan dapat mempunyai mekanisme penanganan tersendiri dalam ARKAS.

Sekolah harus memeriksa terlebih dahulu apakah persoalan berkaitan dengan pergeseran, perubahan, atau penyesuaian rincian realisasi yang memiliki prosedur lain.

Persiapan Sebelum Melakukan Pergeseran atau Perubahan RKAS

Sebelum membuka menu penyesuaian anggaran, kepala sekolah dan bendahara perlu melakukan pemeriksaan awal.

Pertama, periksa RKAS yang telah disahkan.

Gunakan dokumen anggaran terakhir yang berlaku.

Kedua, periksa realisasi BKU.

Pastikan jumlah anggaran yang sudah digunakan tidak dimasukkan kembali sebagai dana yang dapat dipindahkan.

Ketiga, identifikasi kegiatan yang akan disesuaikan.

Tuliskan kegiatan asal, kegiatan tujuan, dan alasan penyesuaian.

Keempat, periksa kelompok akun belanja.

Pastikan apakah penyesuaian dilakukan dalam satu kelompok akun atau melibatkan perpindahan lintas kelompok.

Kelima, periksa ketentuan BOSP 2026.

Pastikan kegiatan yang ditambahkan tetap termasuk penggunaan dana yang diperbolehkan.

Keenam, periksa ketentuan dinas pendidikan.

Pastikan jadwal dan kuota penyesuaian tersedia.

Ketujuh, siapkan dokumen pendukung.

Dokumentasikan kebutuhan, hasil evaluasi, dan perhitungan anggaran.

Persiapan ini membantu sekolah mengurangi risiko kesalahan ketika mengajukan pengesahan.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

Cara Melakukan Pergeseran RKAS di ARKAS 4

Panduan resmi Kemendikdasmen menjelaskan bahwa proses pergeseran dilakukan melalui menu Penganggaran.

Berikut tahapan umumnya.

Langkah 1: Buka RKAS Tahun Berjalan

Masuk ke aplikasi ARKAS dan pilih menu Penganggaran.

Buka RKAS pada tahun anggaran dan sumber dana yang akan disesuaikan.

Pastikan RKAS sebelumnya telah disahkan.

Langkah 2: Pilih Menu Pergeseran

Klik fitur Pergeseran yang tersedia pada RKAS.

Pastikan perangkat terhubung dengan internet karena sistem memerlukan proses sinkronisasi.

Setelah muncul pemberitahuan konfirmasi, lanjutkan sesuai petunjuk aplikasi.

Langkah 3: Tentukan Kegiatan yang Akan Digeser

Periksa daftar kegiatan dan kelompok akun belanja.

Dalam panduan ARKAS, kelompok belanja secara umum dibedakan menjadi belanja operasional, alat dan mesin, serta aset.

Pergeseran tidak diperbolehkan melintasi kelompok akun belanja tersebut.

Langkah 4: Periksa Anggaran yang Bisa Dibelanjakan

ARKAS menampilkan informasi mengenai dana yang sudah digunakan dan yang masih tersedia.

Anggaran yang telah direalisasikan tidak boleh dipindahkan seolah-olah belum digunakan.

Pada kegiatan yang baru direalisasikan sebagian, penyesuaian hanya dapat dilakukan terhadap bagian yang memenuhi persyaratan sistem.

Langkah 5: Lakukan Penyesuaian Anggaran

Sekolah dapat mengubah nominal atau rincian kegiatan yang diperbolehkan.

Apabila suatu kegiatan belum direalisasikan sama sekali, penghapusan atau pembatalannya dapat dilakukan melalui mekanisme yang tersedia.

Jangan menghapus kegiatan yang telah digunakan sebagai dasar transaksi dalam BKU.

Langkah 6: Periksa Saldo Penganggaran

Setelah penyesuaian, periksa kolom Belum Dianggarkan.

Menurut panduan ARKAS 4, nilai tersebut harus menunjukkan Rp0 sebelum pengajuan pengesahan.

Tanda berwarna merah menunjukkan adanya kondisi yang perlu diperbaiki.

Langkah 7: Ajukan Pengesahan

Setelah semua rincian sesuai, klik Ajukan Pengesahan.

Pastikan koneksi internet stabil saat mengirimkan data.

Sekolah kemudian memantau status pengesahan melalui menu Penganggaran.

Perubahan anggaran belum boleh dianggap telah disahkan hanya karena pengguna berhasil menyimpan draf.

Contoh Simulasi Pergeseran RKAS

Berikut ilustrasi untuk membantu memahami pergeseran dalam satu kelompok akun belanja.

SIMULASI PERGESERAN ANGGARAN

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Anggaran: 2026

Kelompok Akun: Belanja Operasional (simulasi)

Kegiatan A: Bahan Pembelajaran

Anggaran awal: Rp10.000.000

Realisasi: Rp4.000.000

Anggaran belum direalisasikan: Rp6.000.000

Rencana pengurangan anggaran: Rp2.000.000

Anggaran setelah penyesuaian: Rp8.000.000

Kegiatan B: Bahan Praktik Pembelajaran

Anggaran awal: Rp5.000.000

Rencana penambahan: Rp2.000.000

Anggaran setelah penyesuaian: Rp7.000.000

Total Anggaran Sebelum Pergeseran: Rp15.000.000

Total Anggaran Setelah Pergeseran: Rp15.000.000

Dengan demikian, jumlah anggaran keseluruhan tetap sama.

Contoh ini hanya ilustrasi aritmetika. Pergeseran sebenarnya harus mengikuti kelompok akun, kode kegiatan, realisasi BKU, dan validasi ARKAS.

Cara Melakukan Perubahan RKAS di ARKAS 4

Perubahan RKAS digunakan ketika sekolah perlu melakukan penyesuaian yang termasuk dalam mekanisme perubahan, termasuk perpindahan lintas kelompok belanja yang diperbolehkan.

Tahapan umumnya adalah sebagai berikut.

Langkah 1: Buka RKAS yang telah disahkan.

Masuk ke menu Penganggaran, pilih sumber dana dan tahun anggaran, kemudian buka RKAS terkait.

Langkah 2: Pilih menu Perubahan.

Klik fitur Perubahan dan baca informasi yang muncul.

Pastikan periode perubahan masih tersedia sesuai ketentuan dinas pendidikan.

Langkah 3: Periksa kondisi BKU.

Untuk perubahan RKAS, terdapat persyaratan penutupan BKU sampai bulan tertentu.

Batas bulan tersebut mengikuti ketentuan dinas pendidikan dan tidak selalu sama antarwilayah.

Langkah 4: Sesuaikan rencana kegiatan.

Periksa kegiatan yang akan dikurangi, ditambahkan, atau disesuaikan.

Perubahan hanya boleh menyentuh anggaran yang dapat disesuaikan melalui sistem.

Langkah 5: Periksa kelompok akun dan kode belanja.

Pastikan perubahan memenuhi ketentuan komponen penggunaan Dana BOSP.

Langkah 6: Periksa keseimbangan anggaran.

Pastikan kolom Belum Dianggarkan menunjukkan Rp0 dan tidak ada kesalahan validasi.

Langkah 7: Ajukan pengesahan.

Kirim dokumen melalui fitur Ajukan Pengesahan.

Langkah 8: Pantau status.

Periksa apakah perubahan disetujui, ditolak, atau memerlukan revisi.

Sekolah harus menggunakan RKAS terbaru yang telah disahkan sebagai dasar pelaksanaan berikutnya.

Contoh Administrasi Pengajuan Perubahan RKAS

Berikut format sederhana untuk mendokumentasikan alasan penyesuaian sebelum pengajuan melalui ARKAS.

FORMULIR USULAN PENYESUAIAN RKAS

Nama Sekolah: ....................................

NPSN: ....................................

Tahun Anggaran: ....................................

Sumber Dana: ....................................

Jenis Penyesuaian: Pergeseran / Perubahan

A. Kegiatan Asal

Nama Kegiatan: ....................................

Kode Kegiatan: ....................................

Kelompok Akun Belanja: ....................................

Anggaran Sebelum Penyesuaian: Rp............................

Realisasi BKU: Rp............................

Anggaran yang Masih Dapat Disesuaikan: Rp............................

Nominal yang Diusulkan: Rp............................

B. Kegiatan Tujuan

Nama Kegiatan: ....................................

Kode Kegiatan: ....................................

Kelompok Akun Belanja: ....................................

Anggaran Awal: Rp............................

Tambahan Anggaran: Rp............................

Anggaran Setelah Penyesuaian: Rp............................

C. Alasan Penyesuaian

....................................................................

D. Dokumen Pendukung

• RKAS yang telah disahkan.
• Rekap realisasi anggaran.
• Hasil evaluasi kebutuhan.
• Rincian anggaran baru.
• Dokumen pendukung lainnya.

Diusulkan oleh: ....................................

Diperiksa oleh: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Formulir ini hanya contoh administrasi internal, bukan formulir baku nasional pengajuan perubahan RKAS.

Contoh Berita Acara Rapat Perubahan RKAS

BERITA ACARA RAPAT PENYESUAIAN RKAS

Nomor: ....................................

Pada hari ................ tanggal ................ telah dilaksanakan rapat pembahasan penyesuaian Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah.

Nama Sekolah: ....................................

Tahun Anggaran: ....................................

Tempat Rapat: ....................................

Pimpinan Rapat: ....................................

Peserta Rapat: ....................................

Agenda Pembahasan

1. Evaluasi pelaksanaan anggaran.
2. Pemeriksaan realisasi kegiatan.
3. Identifikasi kebutuhan penyesuaian.
4. Pemeriksaan kelompok akun belanja.
5. Pembahasan usulan pergeseran atau perubahan.
6. Penetapan tindak lanjut pengajuan melalui ARKAS.

Hasil Pembahasan

Kegiatan yang disesuaikan: ....................................

Nilai anggaran: Rp............................

Alasan penyesuaian: ....................................

Mekanisme yang diusulkan: ....................................

Tindak lanjut: ....................................

Pengesahan Internal

Pimpinan Rapat: ....................................

Perwakilan Peserta: ....................................

Kepala Sekolah: ....................................

Berita acara ini menjadi dokumen pendukung internal. Pengesahan RKAS tetap harus dilakukan melalui mekanisme resmi yang berlaku.

Mengapa Pergeseran atau Perubahan RKAS Bisa Gagal?

Terdapat beberapa kondisi yang dapat menghambat proses pengajuan.

1. BKU belum ditutup.

Dalam mekanisme perubahan, sekolah mungkin harus menyelesaikan BKU sampai bulan yang ditentukan dinas pendidikan.

2. Anggaran tidak seimbang.

Kolom Belum Dianggarkan belum menunjukkan Rp0.

3. Penyesuaian melampaui kelompok akun belanja.

Pergeseran tidak dapat dilakukan untuk memindahkan dana lintas kelompok akun.

4.