Panduan Pengadaan Barang Sekolah 2026: SIPLah, Penerimaan Barang, dan Pertanggungjawaban

KebonCinta.com – Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan sekolah karena berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pembelajaran, pemeliharaan fasilitas, dan penggunaan anggaran pendidikan.

Barang yang dibeli sekolah dapat berupa buku pelajaran, meja, kursi, komputer, proyektor, alat praktikum, perlengkapan administrasi, hingga sarana pendukung kegiatan belajar lainnya.

Namun, pengadaan barang tidak cukup dilakukan dengan menentukan barang yang dibutuhkan, memilih toko, lalu menyelesaikan pembayaran.

Sekolah perlu memastikan barang yang dibeli benar-benar diperlukan, sesuai perencanaan anggaran, mempunyai spesifikasi yang tepat, diperoleh melalui mekanisme yang sah, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagai contoh, sebuah SMP membutuhkan sepuluh kursi tambahan untuk memenuhi kebutuhan ruang kelas.

Sebelum melakukan pembelian, wakasek sarana dan prasarana perlu memeriksa jumlah kursi yang tersedia, kondisi barang yang sudah dimiliki, dan kemungkinan pemanfaatan fasilitas yang masih layak.

Jika kebutuhan tersebut memang belum terpenuhi, sekolah dapat menyiapkan usulan pengadaan.

Namun, usulan dari wakasek sarpras tidak otomatis berarti pembelian sudah boleh dilaksanakan.

Prosesnya harus mengikuti kewenangan kepala sekolah, mekanisme belanja, dan ketentuan penggunaan anggaran.

Pada tahun 2026, pemerintah menerbitkan Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan.

Peraturan ini diundangkan pada 28 Juli 2026 dan menggantikan Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022.

Regulasi tersebut mengatur tahapan persiapan, pemilihan barang dan penyedia, pelaksanaan kesepakatan, hingga pelaporan belanja.

Sementara itu, pengadaan yang menggunakan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) juga harus mengikuti Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP.

Lantas, bagaimana prosedur pengadaan barang sekolah yang benar? Siapa yang berwenang melakukan belanja? Apa perbedaan belanja melalui SIPLah dan di luar SIPLah? Bagaimana melakukan pemeriksaan barang, membuat berita acara serah terima, dan menyusun laporan pertanggungjawaban?

Berikut panduan teknis yang dapat digunakan kepala sekolah, wakasek sarpras, bendahara, dan petugas terkait.

Apa Itu Pengadaan Barang dan Jasa Sekolah?

Pengadaan barang dan jasa sekolah merupakan proses penyediaan kebutuhan barang atau jasa untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan.

Dalam Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026, istilah yang digunakan adalah Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan, selanjutnya disebut Belanja Satuan Pendidikan.

Pasal 1 menjelaskan bahwa kegiatan tersebut merupakan penyediaan barang atau jasa yang dibiayai dari dana yang dikelola oleh satuan pendidikan.

Sementara itu, Pasal 2 menetapkan tujuan belanja agar sekolah memperoleh barang atau jasa yang tepat berdasarkan kualitas, kuantitas, waktu, dan lokasi.

Kegiatan belanja juga harus dilaksanakan secara transparan dan akuntabel.

Berdasarkan Pasal 3, terdapat lima prinsip utama pelaksanaan belanja, yaitu:

1. Efisien.
2. Efektif.
3. Transparan.
4. Bersaing.
5. Akuntabel.

Prinsip tersebut berarti pengadaan harus dilakukan sesuai kebutuhan, menggunakan sumber daya secara bertanggung jawab, dan mempunyai proses yang dapat diperiksa.

Peraturan ini mengatur belanja barang dan jasa oleh satuan pendidikan, tetapi tidak mencakup belanja yang bersifat honor dan/atau gaji sebagaimana dinyatakan dalam Pasal 4.

Dasar Hukum Pengadaan Barang Sekolah Tahun 2026

Beberapa peraturan berikut perlu diperhatikan.

1. Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan

Peraturan ini menjadi landasan utama tata cara belanja sekolah tahun 2026.

Ketentuan pentingnya mencakup:

• Pasal 7–8: pelaksana belanja dan tim pembantu.
• Pasal 9–10: penyedia dan etika belanja.
• Pasal 11–13: tahapan dan persiapan belanja.
• Pasal 14–17: pemilihan barang dan penyedia.
• Pasal 18–23: pelaksanaan kesepakatan belanja.
• Pasal 24–26: pelaporan belanja.

2. Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP

Peraturan ini mengatur penggunaan dan pengelolaan Dana BOSP.

Lampiran II menjelaskan tahapan perencanaan dan penganggaran, penatausahaan, pelaporan, serta pertanggungjawaban melalui sistem yang disediakan kementerian.

3. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan

Peraturan ini mengatur perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan, termasuk kebutuhan sarana dan prasarana.

4. Permendikbudristek Nomor 22 Tahun 2023 tentang Standar Sarana dan Prasarana

Regulasi ini menjadi acuan standar fasilitas pendidikan yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi kebutuhan sekolah.

Untuk satuan pendidikan negeri, pengadaan juga perlu memperhatikan ketentuan pengelolaan aset pemerintah sesuai kewenangan.

Sekolah swasta perlu memperhatikan ketentuan status kepemilikan barang, sumber pendanaan, serta aturan penyelenggara atau yayasan.

Siapa yang Berwenang Melakukan Pengadaan Barang Sekolah?

Pembagian kewenangan merupakan hal penting yang perlu dipahami.

Berdasarkan Pasal 7 Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026, kepala satuan pendidikan merupakan Pelaksana Belanja Satuan Pendidikan.

Kepala sekolah mempunyai kewenangan dan tanggung jawab atas pelaksanaan belanja.

Pasal 8 juga memberikan ruang bagi kepala sekolah untuk membentuk tim atau kelompok kerja yang membantu pelaksanaan belanja.

Tim tersebut ditetapkan oleh kepala sekolah.

Dengan demikian, wakasek sarpras dapat membantu proses pengadaan berdasarkan penugasan, tetapi jabatan wakasek tidak otomatis memberikan kewenangan penuh untuk melakukan seluruh transaksi.

Contoh pembagian tugasnya adalah sebagai berikut.

Matriks tersebut merupakan contoh pembagian operasional.

Kepala sekolah tetap bertanggung jawab sesuai kewenangan yang ditetapkan regulasi.

Empat Tahapan Resmi Belanja Barang Sekolah

Pasal 11 Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 menetapkan empat tahap pelaksanaan Belanja Satuan Pendidikan.

Keempat tahapan tersebut menjadi dasar penyusunan SOP operasional pengadaan sekolah.

Sekolah dapat menambahkan tahapan administrasi internal selama tidak bertentangan dengan aturan.

SOP 1: Perencanaan dan Pengajuan Kebutuhan Barang

Proses pengadaan harus dimulai dari identifikasi kebutuhan.

Wakasek sarpras dapat mengumpulkan informasi dari guru, wali kelas, laboratorium, perpustakaan, dan unit lainnya.

Tujuan SOP: Memastikan barang yang diajukan memang diperlukan dan sesuai perencanaan sekolah.

Langkah Pelaksanaan:

1. Guru atau unit kerja mengidentifikasi kebutuhan.
2. Kebutuhan disampaikan kepada wakasek sarpras.
3. Data inventaris dan barang yang sudah tersedia diperiksa.
4. Kondisi barang lama serta kemungkinan perbaikan atau pemanfaatan bersama dipertimbangkan.
5. Spesifikasi dan jumlah barang yang diperlukan ditentukan.
6. Kebutuhan diklasifikasikan berdasarkan urgensi serta manfaat pembelajaran.
7. Perkiraan anggaran disusun berdasarkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
8. Usulan dicocokkan dengan RKT dan RKAS.
9. Rancangan kebutuhan disampaikan kepada kepala sekolah.
10. Dokumen perencanaan belanja ditetapkan oleh Pelaksana sesuai ketentuan.

Contoh Format Daftar Usulan Kebutuhan Barang

DAFTAR USULAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

Nama Sekolah: ..........................................

Tahun Anggaran: ..........................................

Unit Pengusul: ..........................................

Tanggal Pengajuan: ..........................................

Tabel tersebut merupakan contoh usulan, bukan dokumen persetujuan belanja.

Setiap usulan perlu dilengkapi informasi kondisi awal, spesifikasi yang diperlukan, serta penanggung jawab sesuai mekanisme sekolah.

Apa Saja Isi Dokumen Perencanaan Belanja?

Pasal 12 ayat (3) Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 menetapkan bahwa dokumen perencanaan paling sedikit memuat:

1. Jumlah barang atau jasa.
2. Spesifikasi atau ruang lingkup barang/jasa.
3. Waktu dan lokasi serah terima.
4. Alokasi anggaran.
5. Persyaratan penyedia.

Dokumen tersebut ditetapkan oleh Pelaksana Belanja.

Contoh Format Dokumen Perencanaan Belanja

DOKUMEN PERENCANAAN BELANJA BARANG/JASA SEKOLAH

Nama Sekolah: ..........................................

Tahun Anggaran: ..........................................

Nomor Dokumen: ..........................................

A. Identitas Kebutuhan

Nama Barang/Jasa: ..........................................

Tujuan Penggunaan: ..........................................

Jumlah dan Satuan: ..........................................

B. Spesifikasi atau Ruang Lingkup

..........................................

C. Serah Terima

Waktu yang Direncanakan: ..........................................

Lokasi Serah Terima: ..........................................

D. Alokasi Anggaran

Nilai Anggaran: ..........................................

Kegiatan dan Komponen RKAS: ..........................................

Sumber Dana: ..........................................

E. Persyaratan Penyedia

..........................................

F. Catatan Perencanaan

..........................................

Ditetapkan oleh Pelaksana Belanja:

..........................................

Tanggal: ..........................................

Format ini merupakan contoh pengembangan dari unsur yang ditentukan peraturan, bukan formulir baku nasional.

Apakah Pembelian di Bawah Rp1 Juta Harus Membuat Dokumen Perencanaan?

Pasal 12 ayat (4) memberikan pengecualian terhadap persiapan Belanja Satuan Pendidikan untuk barang atau jasa yang bernilai paling banyak Rp1.000.000.

Pengecualian tersebut tidak berarti transaksi boleh dilakukan tanpa memperhatikan perencanaan anggaran, kewenangan, bukti pembayaran, maupun ketentuan penggunaan dana.

Sekolah tetap harus menjaga transparansi dan pertanggungjawaban.

Pengecualian ini juga tidak boleh disalahgunakan dengan memecah satu kebutuhan belanja hanya untuk menghindari prosedur.

Cara Menentukan Spesifikasi Barang yang Benar

Spesifikasi berguna untuk menjelaskan barang yang dibutuhkan sehingga proses pemilihan dapat dilakukan secara objektif.

Sebagai contoh, sekolah membutuhkan proyektor untuk pembelajaran.

Spesifikasi sebaiknya memuat kebutuhan fungsional, seperti kualitas tampilan, pilihan koneksi, kompatibilitas perangkat, garansi, dan kebutuhan pemasangan.

Sekolah tidak seharusnya hanya menulis merek tertentu tanpa alasan kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Hal serupa berlaku pada pembelian meja dan kursi.

Spesifikasi dapat mencakup ukuran, material, kekuatan, keamanan, serta kesesuaian dengan pengguna.

Barang yang lebih murah belum tentu paling efisien jika cepat rusak atau tidak memenuhi kebutuhan.

Sebaliknya, barang paling mahal juga belum tentu paling sesuai dengan pembelajaran.

Pemilihan harus mempertimbangkan kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, serta manfaat penggunaan.

SOP 2: Pemilihan Barang dan Penyedia

Pasal 14 Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 mengatur tiga kegiatan dalam pemilihan barang/jasa dan penyedia, yakni perbandingan harga serta kualitas, negosiasi, dan penetapan.

Berapa Penyedia yang Harus Dibandingkan?

Pasal 15 menyatakan bahwa pembandingan dilakukan terhadap dua penyedia atau lebih.

Namun, terdapat pengecualian apabila berdasarkan dokumen perencanaan barang atau jasa hanya tersedia pada satu penyedia.

Artinya, sekolah perlu mempunyai dasar yang dapat dipertanggungjawabkan jika menggunakan pengecualian tersebut.

Tahapan SOP Pemilihan Penyedia

1. Memastikan kebutuhan dan dokumen perencanaan sesuai.
2. Mengidentifikasi calon penyedia yang memenuhi persyaratan.
3. Memeriksa identitas dan kemampuan penyedia.
4. Membandingkan harga serta kualitas dari penyedia sesuai ketentuan.
5. Memperhatikan biaya pengiriman, waktu penyediaan, serta ketentuan lain yang relevan.
6. Melakukan negosiasi untuk memperoleh kesepakatan yang sesuai kebutuhan.
7. Memeriksa hasil negosiasi.
8. Menentukan pilihan berdasarkan hasil pembandingan dan/atau negosiasi.
9. Menetapkan pilihan melalui kesepakatan belanja sesuai kewenangan.
10. Menyimpan bukti proses pemilihan.

Contoh Matriks Perbandingan Penyedia

Berikut contoh simulasi pembelian sepuluh kursi siswa.

Seluruh nilai dan informasi merupakan simulasi, bukan penawaran penyedia sebenarnya.

Dari tabel tersebut, sekolah tidak dapat langsung menyimpulkan bahwa Penyedia A merupakan pilihan terbaik hanya karena harga per unit lebih murah.

Sekolah perlu memperhitungkan pengiriman, garansi, kesesuaian spesifikasi, dan syarat lainnya sebelum memutuskan.

Contoh Format Rekap Negosiasi

CATATAN HASIL PEMBANDINGAN DAN NEGOSIASI

Nomor Perencanaan: ..........................................

Nama Barang/Jasa: ..........................................

Nama Penyedia: ..........................................

Harga atau Penawaran Awal: ..........................................

Hasil Pembahasan Spesifikasi: ..........................................

Hasil Negosiasi Harga: ..........................................

Kesepakatan Pengiriman: ..........................................

Kesepakatan Garansi atau Layanan: ..........................................

Keputusan/Tindak Lanjut: ..........................................

Tanggal: ..........................................

Pelaksana Belanja: ..........................................

Dokumen ini merupakan contoh pencatatan internal. Pada transaksi SIPLah, sekolah mengikuti dokumen dan proses yang disediakan oleh platform sesuai pembaruan yang berlaku.

Apa Perbedaan SIPLah dan Non-SIPLah?

SIPLah adalah sistem digital yang digunakan untuk memfasilitasi belanja barang dan jasa satuan pendidikan.

Melalui SIPLah, sekolah dapat mengakses penyedia yang tergabung dalam mitra pasar daring dan menjalankan transaksi melalui sistem yang tersedia.

Sementara itu, belanja non-SIPLah merupakan kegiatan belanja yang dilaksanakan di luar Sistem Informasi Pembelanjaan Satuan Pendidikan.

Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 mengatur belanja melalui kedua jalur tersebut.

Perbedaannya antara lain:

Penting: Belanja non-SIPLah bukan berarti belanja bebas tanpa prosedur.

Keduanya tetap harus memenuhi prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, persaingan, dan akuntabilitas.

Pada 14 Oktober 2026, pusat informasi Kemendikdasmen juga menyampaikan bahwa penyesuaian aplikasi SIPLah terhadap Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 masih dalam proses pengembangan.

Karena itu, sekolah perlu memeriksa petunjuk penggunaan terbaru dan tidak menganggap seluruh tampilan atau panduan lama telah disesuaikan dengan regulasi baru.

SOP 3: Pelaksanaan Belanja melalui SIPLah atau Non-SIPLah

Tujuan: Memastikan pemesanan barang dilakukan melalui prosedur yang sah dan dapat ditelusuri.

Langkah Pelaksanaan:

1. Memastikan kegiatan telah sesuai rencana dan anggaran yang berlaku.
2. Menentukan jalur belanja melalui sistem atau di luar sistem sesuai ketentuan.
3. Memastikan Pelaksana atau pihak yang membantu mempunyai kewenangan yang sesuai.
4. Memeriksa spesifikasi, jumlah, harga, dan syarat penyedia.
5. Melakukan pembandingan serta negosiasi sesuai ketentuan.
6. Menetapkan barang dan penyedia melalui kesepakatan belanja.
7. Melaksanakan pemesanan menggunakan mekanisme yang relevan.
8. Memantau jadwal pengiriman atau pelaksanaan jasa.
9. Menyiapkan pemeriksaan saat barang atau jasa diterima.
10. Mengumpulkan bukti proses transaksi untuk pelaporan.

Sekolah tidak boleh melakukan pemesanan atas nama lembaga tanpa kewenangan yang sah.

Penggunaan akun SIPLah juga harus mengikuti ketentuan keamanan akses dan tanggung jawab pengguna.

SOP 4: Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Sekolah

Pemeriksaan barang merupakan tahapan yang sangat penting.

Pasal 18 Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 mengatur bahwa Pelaksana melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian jumlah, spesifikasi dan tanggung jawab penyedia, serta waktu dan lokasi serah terima.

Barang atau jasa diterima apabila hasil pemeriksaan sesuai dengan kesepakatan.

Karena itu, kedatangan paket di sekolah belum otomatis berarti seluruh barang telah dinyatakan sesuai.

Langkah Pemeriksaan

1. Petugas menerima informasi kedatangan barang.
2. Dokumen kesepakatan atau pesanan disiapkan.
3. Barang dihitung berdasarkan jumlah yang diterima.
4. Nama barang, merek, model, dan spesifikasi dicocokkan.
5. Kondisi fisik diperiksa.
6. Nomor seri atau identitas unit diperiksa jika relevan.
7. Kelengkapan aksesori dan dokumen garansi diperiksa sesuai kesepakatan.
8. Fungsi barang diuji jika diperlukan dan aman dilakukan.
9. Ketidaksesuaian didokumentasikan.
10. Hasil pemeriksaan disampaikan kepada Pelaksana untuk penentuan penerimaan sesuai kewenangan.

Contoh Formulir Pemeriksaan Penerimaan Barang

LEMBAR PEMERIKSAAN PENERIMAAN BARANG

Nama Sekolah: ..........................................

Nomor Pesanan/Kesepakatan: ..........................................

Tanggal Kedatangan: ..........................................

Nama Penyedia: ..........................................

Lokasi Penerimaan: ..........................................

Tabel merupakan simulasi dan tidak menggambarkan satu transaksi nyata.

Pemeriksaan Tambahan

Kesesuaian spesifikasi: ..........................................

Kondisi fisik: ..........................................

Hasil pengujian fungsi: ..........................................

Dokumen garansi: ..........................................

Ketidaksesuaian: ..........................................

Tindak lanjut yang diperlukan: ..........................................

Petugas Pemeriksa: ..........................................

Pelaksana/Pihak Berwenang: ..........................................

Tanggal Pemeriksaan: ..........................................

Bagaimana Jika Barang yang Diterima Rusak atau Tidak Sesuai?

Pasal 19 Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 mengatur bahwa apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan kesepakatan, penyedia wajib melakukan penyesuaian dalam jangka waktu yang disepakati.

Biaya yang timbul akibat ketidaksesuaian tersebut menjadi tanggung jawab penyedia sebagaimana diatur dalam Pasal 21.

Contohnya, sekolah memesan sepuluh kursi, tetapi dua kursi datang dalam kondisi rusak.

Sekolah perlu mencatat kondisi dan jumlah barang yang tidak sesuai, menyampaikan keberatan kepada penyedia, serta meminta penyesuaian melalui prosedur yang berlaku.

Untuk transaksi SIPLah, mekanisme komplain mengikuti fasilitas yang tersedia pada platform.

Sekolah tidak boleh membuat bukti penerimaan seluruh barang dalam kondisi baik apabila hasil pemeriksaan menunjukkan kerusakan atau kekurangan.

Apabila terdapat perubahan kesepakatan, pembatalan, atau sengketa, sekolah harus mengikuti mekanisme yang diatur.

Pasal 20 menyatakan bahwa pembatalan kesepakatan belanja dilakukan berdasarkan persetujuan kedua belah pihak.

Contoh Berita Acara Serah Terima Barang

Berita acara membantu mencatat barang yang telah diperiksa dan diterima berdasarkan kesepakatan.

Dalam transaksi SIPLah, dokumen serah terima mengikuti mekanisme dan format platform yang berlaku.

Berikut contoh internal untuk membantu memahami informasi yang perlu diperiksa.

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG/JASA

Nomor: ..........................................

Pada hari .......... tanggal ..........