Panduan Laporan Perpustakaan Sekolah 2026: Statistik Kunjungan, Peminjaman, Evaluasi, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Laporan perpustakaan sekolah merupakan dokumen penting untuk mengetahui perkembangan pengelolaan koleksi, pelayanan peminjaman buku, jumlah kunjungan, dan pelaksanaan kegiatan literasi. Melalui laporan yang disusun secara teratur, sekolah dapat mengevaluasi apakah perpustakaan sudah dimanfaatkan secara optimal oleh murid dan guru.

Dalam praktiknya, kegiatan perpustakaan sering kali hanya dicatat melalui buku tamu dan register peminjaman. Setiap hari, petugas melayani pengunjung, menerima pengembalian buku, menata koleksi, dan membantu murid menemukan bahan bacaan.

Namun, tanpa laporan yang sistematis, data tersebut belum tentu dapat memberikan informasi yang jelas kepada kepala sekolah.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai 300 murid dan 1.500 eksemplar buku. Selama Oktober 2026, perpustakaan mencatat 450 kunjungan, 250 transaksi peminjaman, serta 230 pengembalian.

Angka tersebut dapat menjadi dasar evaluasi, tetapi perlu diolah dengan benar.

Jumlah 450 kunjungan tidak berarti terdapat 450 orang berbeda. Seorang murid yang datang lima kali dapat menghasilkan lima kunjungan.

Demikian pula, jumlah peminjaman buku berbeda dari jumlah anggota yang meminjam, karena seorang anggota dapat melakukan beberapa transaksi dalam satu bulan.

Oleh karena itu, laporan perpustakaan perlu membedakan jumlah pengunjung unik, frekuensi kunjungan, transaksi sirkulasi, jumlah koleksi, serta hasil kegiatan literasi.

Pada tahun 2026, salah satu dasar penyusunan laporan adalah Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Peraturan tersebut memberikan pedoman penyelenggaraan, pengelolaan, pelayanan, pengawasan, dan pelaporan perpustakaan pada jenjang SD/MI, SMP/MTs, serta SMA/SMK/MA/MAK.

Dengan laporan yang baik, perpustakaan bukan hanya dapat menunjukkan jumlah aktivitas, tetapi juga mengidentifikasi kebutuhan pengembangan koleksi, peningkatan pelayanan, dan program literasi yang lebih sesuai dengan kondisi sekolah.

Apa Itu Laporan Perpustakaan Sekolah?

Laporan perpustakaan sekolah merupakan dokumen yang menggambarkan hasil penyelenggaraan, pengelolaan, dan pelayanan perpustakaan dalam periode tertentu.

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024, laporan perpustakaan berkaitan dengan monitoring dan evaluasi pelayanan berdasarkan data penyelenggaraan perpustakaan.

Laporan dapat memuat informasi mengenai koleksi, kunjungan, sirkulasi, kegiatan literasi, pengelolaan fasilitas, serta hasil evaluasi program.

Secara operasional, sekolah dapat membuat laporan bulanan, semesteran, dan tahunan.

Laporan bulanan membantu memantau aktivitas rutin, sedangkan laporan tahunan memberikan gambaran yang lebih menyeluruh mengenai perkembangan perpustakaan.

Perlu dipahami bahwa laporan perpustakaan berbeda dari buku induk koleksi.

Buku induk mencatat identitas dan administrasi koleksi, sedangkan laporan merangkum serta mengevaluasi informasi dari berbagai register.

Dasar Hukum Pelaporan Perpustakaan Tahun 2026

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Undang-undang ini menjadi landasan penyelenggaraan perpustakaan di Indonesia, termasuk perpustakaan sekolah dan madrasah.

Perpustakaan sekolah berperan dalam mendukung kegiatan pendidikan serta menyediakan bahan belajar yang diperlukan warga sekolah.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014

Peraturan ini mengatur pelaksanaan Undang-Undang Perpustakaan, termasuk aspek pengelolaan dan pelayanan.

Administrasi pelayanan diperlukan sebagai bagian dari pertanggungjawaban kegiatan perpustakaan.

3. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024

Peraturan ini menjadi standar utama penyelenggaraan perpustakaan sekolah/madrasah.

Dalam ketentuan pengawasan perpustakaan SMP/MTs, laporan tertulis dibuat paling sedikit satu kali dalam satu tahun dan disampaikan kepada kepala sekolah/madrasah.

Pengawasan dilakukan melalui supervisi dan evaluasi kegiatan serta program perpustakaan.

Ketentuan terkait pelaporan juga terdapat dalam lampiran standar jenjang lainnya.

4. Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan

Pengelolaan perpustakaan perlu mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan.

Hasil laporan perpustakaan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan perencanaan program sekolah.

Peraturan-peraturan tersebut menjadi dasar pengelolaan yang akuntabel. Namun, contoh laporan bulanan dalam artikel ini merupakan format internal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, bukan formulir nasional yang wajib digunakan secara identik.

Jenis Laporan Perpustakaan Sekolah

Agar pengelolaan lebih teratur, laporan dapat dibedakan berdasarkan periode dan tujuan.

Laporan Harian

Berisi catatan aktivitas seperti jumlah kunjungan, transaksi peminjaman, pengembalian, serta pelayanan lainnya.

Laporan Bulanan

Merangkum kegiatan harian selama satu bulan, termasuk perkembangan koleksi, pelayanan, dan kendala.

Laporan Semesteran

Digunakan untuk menilai pelaksanaan program perpustakaan dalam satu semester.

Laporan Tahunan

Memuat gambaran keseluruhan pelaksanaan program, statistik koleksi dan layanan, evaluasi kegiatan literasi, serta rekomendasi pengembangan.

Penyusunan laporan bulanan atau semesteran dapat membantu memenuhi kebutuhan laporan tahunan yang akurat.

Namun, frekuensi pelaporan tambahan perlu ditetapkan berdasarkan kebutuhan sekolah dan tidak boleh diklaim sebagai ketentuan wajib nasional apabila regulasi tidak mengaturnya demikian.

Langkah 1: Siapkan Data Sumber Perpustakaan

Sebelum menyusun laporan, pengelola harus mengumpulkan data berdasarkan dokumen administrasi yang tersedia.

Beberapa sumber informasi penting meliputi:

1. Buku induk koleksi perpustakaan.
2. Register anggota.
3. Buku kunjungan.
4. Register peminjaman.
5. Register pengembalian.
6. Daftar buku baru.
7. Daftar buku rusak.
8. Hasil stock opname.
9. Dokumentasi kegiatan literasi.
10. Laporan pelaksanaan program kerja.
11. Catatan penggunaan fasilitas.
12. Daftar temuan dan tindak lanjut.

Petugas sebaiknya mencatat sumber setiap angka sehingga hasilnya dapat diperiksa kembali.

Jika terdapat data yang belum lengkap, laporan perlu menjelaskan keterbatasan tersebut daripada mengisinya menggunakan perkiraan tanpa dasar.

Langkah 2: Hitung Statistik Kunjungan Perpustakaan

Statistik kunjungan digunakan untuk mengetahui seberapa sering perpustakaan dimanfaatkan.

Sekolah perlu menetapkan metode pencatatan yang konsisten.

Sebagai contoh, satu kedatangan seseorang ke perpustakaan dihitung sebagai satu kunjungan, walaupun orang tersebut telah berkunjung pada hari lain.

Sementara itu, pengunjung unik merupakan jumlah orang berbeda yang tercatat dalam periode tertentu.

Contoh Rekap Kunjungan Bulanan

REKAP KUNJUNGAN PERPUSTAKAAN

Nama Perpustakaan: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Jumlah Murid: 300

Jumlah Anggota Terdaftar: 280

Total Kunjungan Tercatat: 450

Pengunjung Unik: 180 orang

Kunjungan oleh Murid: 400

Kunjungan oleh Guru dan Tenaga Kependidikan: 50

Total: 450 kunjungan

Jumlah Hari Layanan dalam Periode: 20 hari

Rata-rata Kunjungan Harian:

450 ÷ 20 = 22,5 kunjungan per hari layanan.

Persentase Anggota yang Berkunjung:

Apabila seluruh 180 pengunjung unik merupakan anggota dari 280 anggota terdaftar, perhitungannya:

180 ÷ 280 × 100% = 64,29%.

Artinya, sekitar 64,29 persen anggota terdaftar melakukan sedikitnya satu kunjungan selama periode tersebut.

Perhitungan ini hanya berlaku apabila kelompok pengunjung unik dan anggota yang digunakan sebagai pembanding mempunyai cakupan yang sama.

Seluruh data merupakan simulasi dan bukan laporan sekolah sebenarnya.

Langkah 3: Bedakan Kunjungan Luring dan Daring

Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024 juga memperhatikan pelaporan kunjungan perpustakaan secara langsung dan melalui layanan daring.

Jika perpustakaan mempunyai layanan katalog atau bahan bacaan elektronik, pengelola dapat mencatat pemanfaatannya sesuai sistem yang digunakan.

Namun, pengukuran layanan digital memerlukan definisi yang jelas.

Jumlah halaman web yang dibuka tidak selalu sama dengan jumlah pengguna aktif.

Sebagai contoh, satu orang membuka katalog sebanyak lima kali dalam satu sesi.

Sistem dapat mencatat lima akses halaman, tetapi hal tersebut belum tentu berarti lima pengunjung berbeda.

Oleh karena itu, sekolah perlu membedakan kunjungan fisik, sesi kunjungan digital, akses halaman, dan pengguna unik berdasarkan kemampuan pencatatan sistem.

Jika belum mempunyai layanan daring, sekolah tidak perlu membuat angka kunjungan digital yang sebenarnya tidak tersedia.

Langkah 4: Hitung Statistik Peminjaman Buku

Data peminjaman menjadi salah satu indikator penggunaan koleksi perpustakaan.

Dalam laporan, pengelola perlu membedakan jumlah transaksi, jumlah eksemplar yang dipinjam, dan jumlah anggota yang melakukan peminjaman.

Sebagai contoh, satu murid meminjam tiga buku dalam satu transaksi.

Jika sistem menghitung transaksi berdasarkan satu proses pelayanan, maka terdapat satu transaksi dan tiga eksemplar dipinjam.

Namun, apabila sistem menyimpan satu catatan untuk setiap eksemplar, terdapat tiga baris transaksi eksemplar.

Karena itu, definisi yang digunakan harus dijelaskan.

Contoh Statistik Sirkulasi Bulanan

REKAP SIRKULASI PERPUSTAKAAN

Periode: Oktober 2026

Peminjaman Aktif Awal Bulan: 40 eksemplar

Eksemplar Dipinjam Selama Oktober: 250

Eksemplar Dikembalikan Selama Oktober: 230

Peminjaman Aktif Akhir Bulan: 60 eksemplar

Perhitungan:

40 + 250 − 230 = 60 eksemplar.

Simulasi ini mengasumsikan bahwa tidak ada transaksi yang diselesaikan melalui mekanisme khusus, seperti penetapan kehilangan atau pembetulan data.

Jika terdapat transaksi demikian, jumlahnya perlu direkonsiliasi secara terpisah.

Pengelola juga perlu memeriksa apakah buku yang dikembalikan pada bulan berjalan berasal dari peminjaman bulan tersebut atau bulan sebelumnya.

Langkah 5: Menentukan Buku yang Paling Banyak Dipinjam

Data sirkulasi dapat digunakan untuk mengetahui judul atau jenis bacaan yang diminati anggota perpustakaan.

Sebagai contoh, laporan menunjukkan bahwa buku cerita petualangan lebih banyak dipinjam dibandingkan beberapa kelompok koleksi lainnya.

Informasi tersebut dapat membantu sekolah menentukan kebutuhan pengembangan koleksi.

Namun, buku yang jarang dipinjam belum tentu tidak bermanfaat.

Buku referensi tertentu dapat lebih sering digunakan di tempat daripada dipinjam untuk dibawa pulang.

Pengelola juga perlu memeriksa apakah koleksi mudah ditemukan, sesuai usia murid, dan tersedia dalam jumlah mencukupi.

Contoh Register Buku Populer

REKAP PEMANFAATAN KOLEKSI

Periode: ....................................

Judul Buku: ....................................

Nomor Katalog: ....................................

Jumlah Eksemplar: ....................................

Jumlah Peminjaman Selama Periode: ....................................

Jumlah Pengguna Unik jika Tersedia: ....................................

Jenis/Subjek Koleksi: ....................................

Kondisi Buku: ....................................

Rekomendasi: ....................................

Format tersebut dapat diisi untuk beberapa judul yang digunakan dalam evaluasi.

Langkah 6: Membuat Laporan Perkembangan Koleksi

Selain kunjungan dan peminjaman, perpustakaan perlu melaporkan perkembangan koleksi.

Data harus membedakan jumlah judul dan jumlah eksemplar.

Sebagai contoh, perpustakaan mempunyai 750 judul dengan total 1.500 eksemplar.

Selama bulan berjalan, perpustakaan menerima 20 eksemplar baru dari 15 judul.

Jika seluruhnya sudah tercatat dan tidak terdapat pengurangan yang sah, jumlah akhir menjadi:

1.500 + 20 = 1.520 eksemplar.

Jumlah judul akhir tidak otomatis menjadi 765 judul karena beberapa judul baru mungkin sudah tersedia sebelumnya.

Pengelola perlu memeriksa katalog untuk memastikan berapa judul yang benar-benar baru.

Contoh Rekap Koleksi

LAPORAN PERKEMBANGAN KOLEKSI

Nama Perpustakaan: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Jumlah Eksemplar Awal: 1.500

Penerimaan Eksemplar Baru: 20

Pengurangan Koleksi yang Telah Disahkan: 0

Jumlah Eksemplar Akhir: 1.520

Jumlah Judul Unik Awal: 750

Judul Unik Baru: 10

Jumlah Judul Unik Akhir: 760

Catatan: Dari 15 judul dalam penerimaan bulan tersebut, hanya 10 yang belum terdapat dalam katalog sebelumnya.

Informasi koleksi rusak atau belum ditemukan sebaiknya dilaporkan secara terpisah.

Buku yang rusak atau belum ditemukan tidak otomatis dikurangkan dari catatan kepemilikan sebelum terdapat dasar administratif yang sah.

Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format

Langkah 7: Membuat Evaluasi Kegiatan Literasi

Laporan perpustakaan sebaiknya juga memuat pelaksanaan kegiatan literasi.

Kegiatan dapat berupa klub membaca, bercerita, resensi buku, kunjungan kelas, literasi informasi, maupun pengenalan koleksi baru.

Setiap program perlu mempunyai tujuan dan hasil yang dapat dievaluasi.

Sebagai contoh, perpustakaan mengadakan kegiatan diskusi bacaan yang diikuti 25 murid.

Jumlah peserta dapat dicatat sebagai informasi partisipasi.

Namun, keberhasilan kegiatan tidak cukup dinilai hanya dari jumlah kehadiran.

Pengelola juga perlu mengumpulkan informasi tentang keterlibatan peserta, pengalaman membaca, serta kebutuhan tindak lanjut.

Contoh Evaluasi Kegiatan Literasi

LAPORAN KEGIATAN LITERASI

Nama Kegiatan: Diskusi Buku Pilihan

Tanggal: 15 Oktober 2026 (simulasi)

Tempat: Perpustakaan Sekolah

Jumlah Peserta: 25 murid

Tujuan: Memberikan kesempatan kepada murid untuk berbagi pengalaman membaca.

Kegiatan: Membaca, diskusi kelompok, dan penyampaian tanggapan.

Hasil Pengamatan: Sebagian besar peserta terlibat dalam diskusi, sementara beberapa murid memerlukan dukungan untuk menyampaikan pendapat.

Kendala: Waktu diskusi belum cukup untuk seluruh peserta.

Rekomendasi: Menyusun kelompok lebih kecil serta menyediakan pertanyaan pendukung.

Penanggung Jawab: ....................................

Bukti Pelaksanaan: ....................................

Seluruh informasi tersebut merupakan contoh.

Langkah 8: Mengukur Kinerja Pelayanan Perpustakaan

Laporan perpustakaan dapat menggunakan indikator internal untuk mengidentifikasi kualitas pengelolaan.

Indikator yang dapat dipertimbangkan antara lain:

Jumlah kunjungan, untuk mengetahui frekuensi pemanfaatan layanan.

Jumlah pengguna unik, untuk mengetahui jangkauan penggunaan dalam periode tertentu.

Jumlah peminjaman, untuk mengukur penggunaan koleksi yang dibawa pulang atau dicatat melalui sirkulasi.

Ketepatan administrasi, untuk memeriksa kesesuaian register dan kondisi transaksi.

Ketersediaan koleksi, untuk mengetahui kecukupan bahan bacaan yang dibutuhkan.

Pelaksanaan kegiatan literasi, untuk memeriksa keterlaksanaan program.

Kepuasan pengguna, untuk mengetahui pengalaman dan kebutuhan murid serta guru.

Tindak lanjut perbaikan, untuk menilai apakah temuan evaluasi telah ditangani.

Indikator sebaiknya dipilih berdasarkan tujuan program dan kemampuan pencatatan yang tersedia.

Jangan menggunakan angka internal seolah-olah merupakan nilai akreditasi resmi atau batas nasional apabila tidak terdapat ketentuan yang mendasarinya.

Contoh Format Laporan Bulanan Perpustakaan

LAPORAN BULANAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Nama Perpustakaan: Perpustakaan Harapan Bangsa

Periode: Oktober 2026

Penanggung Jawab: ....................................

A. Data Keanggotaan

Anggota Terdaftar: 280 orang

Anggota Baru Bulan Ini: 10 orang

Anggota Aktif Melakukan Peminjaman: 120 orang

B. Statistik Kunjungan

Total Kunjungan: 450

Pengunjung Unik: 180 orang

Hari Layanan: 20 hari

Rata-rata Kunjungan Harian: 22,5

C. Statistik Peminjaman

Peminjaman Aktif Awal Bulan: 40 eksemplar

Peminjaman Baru: 250 eksemplar

Pengembalian: 230 eksemplar

Peminjaman Aktif Akhir Bulan: 60 eksemplar

D. Perkembangan Koleksi

Eksemplar Awal: 1.500

Eksemplar Baru: 20

Pengurangan Resmi: 0

Eksemplar Akhir: 1.520

Judul Unik Awal: 750

Judul Unik Akhir: 760

E. Kegiatan Literasi

Kegiatan Dilaksanakan: 2 kegiatan

Jumlah Kehadiran Kegiatan: 45

Catatan: Jumlah kehadiran kegiatan tidak otomatis merupakan jumlah peserta unik apabila seseorang mengikuti lebih dari satu kegiatan.

F. Temuan Pelayanan

Beberapa buku memerlukan perbaikan sampul dan sejumlah transaksi peminjaman perlu ditindaklanjuti.

G. Rencana Perbaikan

Memeriksa kondisi koleksi prioritas, memperbarui pengingat pengembalian, dan meningkatkan promosi bahan bacaan.

H. Pemeriksaan

Disusun oleh: ....................................

Diperiksa oleh: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Seluruh angka hanya simulasi untuk memperlihatkan hubungan antara data kunjungan, sirkulasi, dan perkembangan koleksi.

Langkah 9: Membuat Laporan Tahunan Perpustakaan

Laporan tahunan memberikan gambaran lebih lengkap mengenai penyelenggaraan perpustakaan.

Pengelola dapat menggunakan laporan bulanan sebagai sumber utama.

Namun, beberapa data tidak boleh langsung dijumlahkan.

Misalnya, jumlah pengunjung unik tahunan tidak dapat dihitung dengan menjumlahkan pengunjung unik setiap bulan, karena orang yang sama mungkin berkunjung pada beberapa bulan.

Demikian pula, jumlah koleksi akhir tahun tidak dihitung dengan menjumlahkan total koleksi akhir setiap bulan.

Jumlah koleksi merupakan posisi atau saldo pada tanggal tertentu.

Sebaliknya, jumlah transaksi peminjaman yang dihitung secara konsisten dapat dijumlahkan antarbukan untuk memperoleh total tahunan.

Contoh Format Laporan Tahunan

LAPORAN TAHUNAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Nama Sekolah: ....................................

Tahun Laporan: 2026

Penanggung Jawab: ....................................

A. Ringkasan Penyelenggaraan

Kondisi umum perpustakaan: ....................................

Jumlah petugas: ....................................

Jumlah hari layanan: ....................................

Jenis layanan yang tersedia: ....................................

B. Statistik Kunjungan

Total Kunjungan Tahunan: ....................................

Pengunjung Unik Tahunan: ....................................

Kunjungan Luring: ....................................

Kunjungan Daring jika tersedia: ....................................

C.