Panduan Laporan Administrasi Tata Usaha Sekolah 2026: Rekap Bulanan, Evaluasi Kinerja, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Tata usaha sekolah mempunyai peran penting dalam memastikan seluruh kegiatan administrasi pendidikan berjalan tertib. Setiap bulan, petugas tata usaha menangani surat masuk dan keluar, memperbarui data peserta didik, menyiapkan dokumen kepegawaian, melayani orang tua, serta mengelola berbagai arsip sekolah.

Namun, pekerjaan administrasi yang telah dilaksanakan belum tentu dapat dievaluasi apabila tidak mempunyai catatan dan laporan yang sistematis.

Sebagai contoh, dalam satu bulan petugas tata usaha menerima 45 surat masuk, menerbitkan 30 surat keluar, memproses 20 permohonan pelayanan, serta memperbarui sejumlah dokumen kesiswaan.

Jika kegiatan tersebut tidak direkap, kepala sekolah akan kesulitan mengetahui jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan, pelayanan yang masih tertunda, dan persoalan yang membutuhkan perbaikan.

Karena itu, laporan administrasi tata usaha diperlukan sebagai alat pemantauan sekaligus bahan evaluasi pengelolaan sekolah.

Laporan dapat disusun secara bulanan, semesteran, maupun tahunan sesuai kebutuhan satuan pendidikan.

Pada tahun 2026, pengelolaan sekolah mengacu antara lain pada Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025 tentang Standar Pengelolaan pada Pendidikan Anak Usia Dini, Jenjang Pendidikan Dasar, dan Jenjang Pendidikan Menengah.

Sementara itu, Permendikdasmen Nomor 21 Tahun 2025 mengatur Standar Tenaga Kependidikan, termasuk kompetensi yang berkaitan dengan pelaksanaan layanan pendidikan secara profesional, sistematis, dan akuntabel.

Meskipun demikian, kedua peraturan tersebut tidak menetapkan satu format laporan administrasi TU bulanan yang wajib digunakan secara seragam oleh seluruh sekolah.

Format dalam artikel ini merupakan contoh instrumen pengendalian internal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, pembagian tugas, dan ketentuan penyelenggara pendidikan.

Apa Itu Laporan Administrasi Tata Usaha Sekolah?

Laporan administrasi tata usaha merupakan dokumen yang memuat hasil pelaksanaan pekerjaan administratif sekolah dalam periode tertentu.

Laporan ini dapat menunjukkan kegiatan yang telah dilaksanakan, jumlah layanan yang ditangani, capaian program, kendala, dan rencana tindak lanjut.

Berbeda dari Buku Agenda Surat yang mencatat transaksi persuratan satu per satu, laporan tata usaha merangkum dan mengevaluasi hasil pekerjaan dalam suatu periode.

Misalnya, buku agenda memuat rincian 45 surat masuk selama Oktober.

Adapun laporan bulanan cukup menyajikan jumlah surat yang diterima, surat yang telah didisposisikan, surat yang masih memerlukan tindak lanjut, serta kendala yang ditemukan.

Dengan demikian, laporan TU berfungsi sebagai ringkasan pengendalian dan evaluasi, bukan pengganti dokumen sumber.

Tujuan Penyusunan Laporan Tata Usaha

Laporan tata usaha mempunyai beberapa tujuan penting.

Pertama, mengetahui perkembangan pekerjaan. Kepala sekolah dapat melihat kegiatan yang telah dan belum diselesaikan.

Kedua, memeriksa kualitas pelayanan. Sekolah dapat mengevaluasi ketepatan waktu, kelengkapan dokumen, dan penyelesaian permohonan.

Ketiga, mengidentifikasi kendala administrasi. Permasalahan seperti data yang belum lengkap, keterlambatan surat, atau arsip yang sulit ditemukan dapat didokumentasikan.

Keempat, mendukung pembagian tugas. Hasil laporan dapat membantu mengetahui kebutuhan penyesuaian pekerjaan antarpetugas.

Kelima, mempermudah evaluasi tahunan. Data bulanan menjadi bahan untuk menentukan prioritas perbaikan administrasi.

Keenam, meningkatkan akuntabilitas. Kegiatan tata usaha memiliki bukti pelaksanaan yang dapat ditelusuri.

Namun, jumlah dokumen yang diproses tidak boleh menjadi satu-satunya ukuran keberhasilan.

Kualitas administrasi juga ditentukan oleh ketepatan informasi, keamanan data, serta manfaat pelayanan bagi warga sekolah.

Dasar Hukum Laporan Administrasi Sekolah Tahun 2026

Terdapat beberapa peraturan yang relevan dalam penyusunan sistem pelaporan dan evaluasi administrasi.

Permendikdasmen Nomor 26 Tahun 2025

Peraturan ini mengatur Standar Pengelolaan yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan.

Sekolah perlu memastikan bahwa pelaksanaan program dapat dipantau dan dievaluasi berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan.

Laporan administrasi tata usaha dapat mendukung proses tersebut dengan menyediakan informasi mengenai kegiatan pelayanan dan pengelolaan dokumen.

Permendikdasmen Nomor 21 Tahun 2025

Peraturan ini mengatur Standar Tenaga Kependidikan, termasuk tenaga administrasi sekolah.

Kompetensi tenaga kependidikan selain pendidik mencakup kompetensi kepribadian, sosial, dan profesional.

Dalam kompetensi profesional, tenaga kependidikan perlu mampu merencanakan serta mengelola kegiatan atau layanan secara sistematis, terukur, dan akuntabel.

Hal tersebut menjadi dasar penting bagi pengembangan evaluasi pekerjaan administrasi di lingkungan sekolah.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tata usaha merupakan bagian dari informasi organisasi yang perlu dikelola secara tertib.

Laporan, register, dan dokumen pendukung harus disimpan sesuai klasifikasi serta ketentuan kearsipan.

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Laporan tata usaha dapat berkaitan dengan data murid, guru, orang tua, serta pegawai.

Informasi pribadi yang tidak diperlukan untuk tujuan evaluasi sebaiknya tidak dimasukkan dalam laporan umum.

Sekolah juga perlu membedakan laporan yang dapat dibagikan secara luas dengan dokumen yang hanya boleh diakses oleh pihak berwenang.

Jenis Laporan Tata Usaha Sekolah

Laporan administrasi dapat dibedakan berdasarkan periode dan tujuan penggunaannya.

Laporan Harian

Berisi catatan pekerjaan yang dilakukan pada hari tertentu, seperti pelayanan dokumen, surat yang diterima, dan tugas yang belum selesai.

Laporan Mingguan

Digunakan untuk memeriksa perkembangan pekerjaan serta kendala yang membutuhkan tindak lanjut cepat.

Laporan Bulanan

Merangkum kegiatan administrasi selama satu bulan, termasuk capaian, hambatan, dan evaluasi pelayanan.

Laporan Semesteran

Digunakan untuk menilai perkembangan administrasi selama satu semester dan hubungannya dengan pelaksanaan kegiatan pendidikan.

Laporan Tahunan

Menyajikan rangkuman pelaksanaan program tata usaha selama satu tahun beserta evaluasi dan rekomendasi untuk periode berikutnya.

Periode tersebut merupakan contoh pengelolaan internal. Sekolah dapat menentukan frekuensi yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan penyelenggara.

Komponen yang Perlu Ada dalam Laporan Tata Usaha

Agar mudah diperiksa, laporan sebaiknya mempunyai susunan yang konsisten.

1. Identitas Laporan

Memuat nama sekolah, periode, unit kerja, dan penanggung jawab.

2. Ringkasan Kegiatan

Menjelaskan pekerjaan utama yang dilaksanakan selama periode laporan.

3. Rekapitulasi Pekerjaan

Memuat jumlah pekerjaan atau pelayanan berdasarkan kategori.

4. Capaian Program

Menunjukkan hasil kegiatan dibandingkan dengan rencana atau target internal.

5. Kendala Administrasi

Menjelaskan persoalan yang ditemukan selama pelaksanaan.

6. Tindak Lanjut

Memuat tindakan yang telah atau akan dilaksanakan untuk menyelesaikan kendala.

7. Evaluasi Pelayanan

Menjelaskan kualitas pelayanan berdasarkan indikator yang relevan.

8. Lampiran

Memuat dokumen pendukung atau referensi arsip yang diperlukan.

9. Pemeriksaan dan Pengesahan

Menunjukkan pihak yang menyusun serta memeriksa laporan sesuai pembagian kewenangan.

Susunan tersebut dapat disederhanakan untuk sekolah dengan kegiatan administrasi yang tidak terlalu kompleks.

Cara Membuat Laporan Tata Usaha Bulanan

Penyusunan laporan sebaiknya dilakukan berdasarkan data yang telah tersedia, bukan mengandalkan ingatan petugas di akhir bulan.

Langkah 1: Tentukan Periode Pelaporan

Sebagai contoh, laporan dibuat untuk kegiatan administrasi tanggal 1–31 Oktober 2026.

Langkah 2: Kumpulkan Register dan Dokumen

Petugas mengumpulkan buku agenda surat, register pelayanan, catatan kesiswaan, administrasi kepegawaian, dan daftar arsip yang relevan.

Langkah 3: Kelompokkan Kegiatan

Pisahkan hasil pekerjaan berdasarkan fungsi administrasi agar mudah dianalisis.

Langkah 4: Hitung Jumlah Pekerjaan

Hitung jumlah surat, permohonan, pembaruan data, atau kegiatan lain berdasarkan register.

Langkah 5: Periksa Status Penyelesaian

Bedakan pekerjaan yang selesai, masih diproses, membutuhkan klarifikasi, atau belum dapat dilaksanakan.

Langkah 6: Evaluasi Hasil

Periksa kualitas layanan menggunakan indikator yang sesuai.

Langkah 7: Catat Kendala

Tuliskan persoalan dan faktor penyebab yang diketahui berdasarkan pemeriksaan.

Langkah 8: Susun Rencana Perbaikan

Tentukan tindakan, penanggung jawab, dan batas penyelesaian.

Langkah 9: Lakukan Pemeriksaan

Laporan diperiksa oleh pihak yang ditetapkan sekolah.

Langkah 10: Arsipkan Dokumen

Simpan laporan dan referensi dokumen pendukung sesuai ketentuan.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

Contoh Format Laporan Administrasi Tata Usaha Bulanan

Berikut contoh laporan yang dapat disalin langsung tanpa menggunakan tabel HTML.

LAPORAN ADMINISTRASI TATA USAHA BULANAN

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode: Oktober 2026

Unit Kerja: Tata Usaha

Penanggung Jawab: Koordinator Tata Usaha

A. Administrasi Persuratan

Surat masuk diterima: 45 dokumen

Surat masuk telah diproses: 43 dokumen

Surat masuk dalam tindak lanjut: 2 dokumen

Surat keluar diterbitkan: 30 dokumen

Surat keluar telah didistribusikan: 30 dokumen

B. Administrasi Kesiswaan

Permohonan surat keterangan siswa: 12 permohonan

Permohonan selesai: 11 permohonan

Permohonan masih diproses: 1 permohonan

Pembaruan data administratif siswa: 8 berkas

C. Administrasi Kepegawaian

Dokumen penugasan diproses: 5 dokumen

Rekapitulasi kehadiran disusun: 1 dokumen

Pembaruan arsip pegawai: 4 berkas

D. Administrasi Pengarsipan

Berkas baru yang diregistrasi: 60 berkas

Berkas yang memerlukan perbaikan klasifikasi: 3 berkas

Berkas yang telah diperbaiki: 2 berkas

Berkas yang masih dalam tindak lanjut: 1 berkas

E. Pelayanan Umum

Total permohonan administrasi yang diterima: 20 permohonan

Permohonan selesai: 18 permohonan

Permohonan dalam proses: 2 permohonan

Catatan: Rekap pelayanan umum merupakan kategori tersendiri dan tidak dijumlahkan dengan kategori kesiswaan untuk menghitung keseluruhan permohonan, karena beberapa jenis pelayanan dapat saling berkaitan.

F. Kendala

Terdapat beberapa dokumen pendukung yang belum lengkap dan memerlukan klarifikasi dari pemohon.

G. Tindak Lanjut

Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen, menghubungi pihak terkait, dan menyelesaikan permohonan berdasarkan prosedur yang berlaku.

H. Pemeriksaan

Disusun oleh: ....................................

Diperiksa oleh: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Seluruh angka tersebut merupakan simulasi administrasi, bukan hasil pekerjaan sekolah sebenarnya.

Cara Menghitung Persentase Penyelesaian Pekerjaan TU

Agar laporan lebih informatif, sekolah dapat menggunakan indikator persentase penyelesaian.

Rumus sederhananya adalah:

Persentase Penyelesaian = (Jumlah Pekerjaan Selesai ÷ Jumlah Pekerjaan yang Menjadi Dasar Perhitungan) × 100%

Sebagai contoh, pada Oktober 2026 terdapat 20 permohonan baru dan seluruhnya tercatat dalam register.

Sebanyak 18 permohonan telah selesai, sedangkan 2 masih diproses.

Persentase penyelesaian:

18 ÷ 20 × 100% = 90%.

Artinya, 90 persen permohonan yang masuk pada bulan tersebut telah selesai diproses sampai akhir periode.

Namun, jika sekolah juga mempunyai pekerjaan tertunda dari bulan sebelumnya, perhitungannya harus dibedakan agar tidak menimbulkan kesimpulan keliru.

Sebaiknya laporan mencantumkan jumlah permohonan awal periode, permohonan baru, permohonan selesai, dan permohonan yang masih terbuka pada akhir periode.

Dengan cara tersebut, sekolah dapat membedakan pekerjaan baru dengan pekerjaan yang terbawa dari periode sebelumnya.

Persentase penyelesaian juga tidak otomatis menunjukkan bahwa semua pelayanan telah memenuhi standar waktu atau kualitas.

Indikator Evaluasi Kinerja Administrasi Tata Usaha

Evaluasi kinerja perlu menggunakan indikator yang dapat diperiksa dan relevan dengan tugas.

1.