Panduan Stock Opname Perpustakaan Sekolah 2026: Pemeriksaan Buku, Kerusakan, Berita Acara, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Stock opname perpustakaan sekolah merupakan kegiatan penting untuk memastikan jumlah koleksi yang tercatat dalam buku induk sesuai dengan keberadaan buku sebenarnya. Melalui pemeriksaan ini, pengelola dapat mengetahui buku yang tersedia, sedang dipinjam, rusak, salah penempatan, maupun belum ditemukan.

Dalam praktiknya, perpustakaan sekolah dapat mempunyai ratusan hingga ribuan eksemplar yang diperoleh dari pembelian, bantuan pemerintah, hibah, dan sumber lainnya.

Setiap koleksi tersebut membutuhkan pencatatan dan pengendalian yang baik.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai 2.000 eksemplar buku dalam daftar inventaris. Ketika pemeriksaan fisik dilakukan, petugas menemukan bahwa sebagian buku berada di rak, sebagian dipinjam murid, beberapa berada di ruang perbaikan, sedangkan sejumlah buku lainnya belum diketahui lokasinya.

Jika seluruh buku yang tidak berada di rak langsung dinyatakan hilang, laporan perpustakaan tentu menjadi tidak akurat.

Karena itu, pengelola perlu mencocokkan buku induk dengan register peminjaman, daftar pengembalian, catatan perbaikan, serta kondisi fisik koleksi.

Pada tahun 2026, pelaksanaan stock opname perpustakaan sekolah mengacu pada Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Peraturan tersebut mengatur kegiatan cacah ulang dan penyiangan koleksi secara terencana dan terprogram paling sedikit sekali dalam tiga tahun.

Namun, sekolah dapat melakukan pemeriksaan lebih sering apabila jumlah koleksi, tingkat sirkulasi, atau kondisi pengelolaan memerlukannya.

Lantas, bagaimana cara melakukan stock opname perpustakaan sekolah, menghitung selisih koleksi, menangani buku rusak atau hilang, serta membuat laporan dan berita acaranya?

Apa Itu Stock Opname Perpustakaan Sekolah?

Stock opname atau cacah ulang merupakan kegiatan menghitung kembali koleksi perpustakaan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan daftar inventaris.

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024, cacah ulang dijelaskan sebagai penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan untuk mengetahui jumlah koleksi sebenarnya sesuai daftar inventaris.

Kegiatan ini tidak hanya bertujuan mengetahui jumlah buku.

Pemeriksaan juga membantu pengelola memastikan identitas eksemplar, lokasi penyimpanan, status peminjaman, dan kondisi bahan perpustakaan.

Hasilnya dapat digunakan sebagai dasar pembaruan register, penataan rak, perawatan, serta evaluasi kebutuhan pengembangan koleksi.

Stock opname perlu dibedakan dari inventarisasi awal.

Inventarisasi awal digunakan untuk mencatat koleksi yang diterima atau dikelola perpustakaan. Sementara itu, stock opname memeriksa kembali apakah catatan tersebut sesuai dengan kondisi aktual.

Dasar Hukum Stock Opname Perpustakaan Tahun 2026

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Undang-undang ini menjadi dasar penyelenggaraan perpustakaan di Indonesia, termasuk perpustakaan sekolah/madrasah.

Pengelolaan koleksi merupakan bagian dari upaya menyediakan sumber belajar yang dapat dimanfaatkan masyarakat sekolah.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014

Peraturan ini mengatur pelaksanaan UU Perpustakaan, termasuk penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan.

Pengelolaan perlu dilakukan melalui perencanaan, pelaksanaan, serta pengawasan.

3. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024

Peraturan ini merupakan rujukan utama Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Dalam lampiran standar SD/MI, SMP/MTs, serta SMA/SMK/MA/MAK, terdapat pengaturan mengenai cacah ulang dan penyiangan koleksi.

Kegiatan tersebut dilakukan paling sedikit satu kali dalam tiga tahun secara terencana dan terprogram.

Penyiangan didasarkan pada evaluasi koleksi dengan mempertimbangkan jumlah, kemutakhiran, keterpakaian, serta ketentuan lainnya.

Peraturan ini juga menggantikan standar perpustakaan sekolah tahun 2017 yang sebelumnya digunakan.

Karena itu, pengelola perpustakaan perlu memastikan pedoman internal telah disesuaikan dengan standar yang berlaku.

Apa Perbedaan Stock Opname, Inventarisasi, dan Penyiangan?

Ketiga kegiatan tersebut saling berkaitan, tetapi mempunyai fungsi berbeda.

Inventarisasi merupakan pencatatan identitas dan informasi administrasi koleksi, termasuk nomor inventaris, judul, sumber perolehan, dan jumlah eksemplar.

Stock opname merupakan pemeriksaan kembali koleksi untuk mengetahui kesesuaian antara catatan dan kondisi sebenarnya.

Penyiangan atau weeding merupakan kegiatan menyeleksi koleksi berdasarkan evaluasi untuk menentukan penanganan lebih lanjut sesuai kebijakan pengembangan koleksi.

Sebagai contoh, buku yang ditemukan dalam keadaan rusak berat dapat diusulkan untuk penanganan atau penyiangan.

Namun, keputusan penyiangan tidak otomatis berarti buku langsung boleh dimusnahkan atau dihapus dari administrasi aset.

Untuk koleksi milik pemerintah daerah, proses penghapusan harus mengikuti ketentuan Barang Milik Daerah. Untuk sekolah swasta, kewenangan ditentukan berdasarkan kepemilikan, peraturan penyelenggara, dan ketentuan lain yang berlaku.

Kapan Stock Opname Perpustakaan Harus Dilakukan?

Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah tahun 2024, cacah ulang dan penyiangan dilakukan paling sedikit sekali dalam tiga tahun.

Sekolah dapat menyusun jadwal yang lebih sering berdasarkan kondisi koleksi.

Misalnya, pengelola dapat melakukan pemeriksaan koleksi tertentu setiap semester, sedangkan pemeriksaan menyeluruh dilaksanakan melalui program berkala.

Waktu pemeriksaan sebaiknya mempertimbangkan kalender pendidikan, kesibukan layanan, dan ketersediaan petugas.

Perpustakaan dengan koleksi yang banyak dipinjam perlu menyiapkan prosedur agar buku yang sedang berada pada peminjam tetap dapat diverifikasi melalui register.

Pemeriksaan tidak harus selalu menghentikan seluruh layanan apabila sekolah mempunyai metode pemeriksaan bertahap yang dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah 1: Bentuk Tim dan Tentukan Ruang Lingkup Pemeriksaan

Tahap pertama adalah menentukan petugas dan lingkup kegiatan.

Kepala sekolah atau penanggung jawab perpustakaan dapat menetapkan pembagian pekerjaan sesuai kewenangan.

Contoh pembagian tugas internal:

Koordinator pemeriksaan: mengatur jadwal dan memeriksa hasil.

Petugas inventaris: menyiapkan daftar koleksi dan nomor inventaris.

Petugas pemeriksaan fisik: menghitung buku dan memeriksa kondisi aktual.

Petugas sirkulasi: memeriksa koleksi yang sedang dipinjam.

Petugas rekapitulasi: mencatat selisih serta menyusun laporan.

Untuk sekolah dengan jumlah petugas terbatas, beberapa pekerjaan dapat dilaksanakan oleh orang yang sama dengan tetap menerapkan pemeriksaan yang memadai.

Ruang lingkup kegiatan juga perlu ditetapkan, apakah mencakup seluruh koleksi atau kelompok tertentu.

Langkah 2: Siapkan Dokumen Stock Opname

Sebelum menghitung buku, petugas perlu menyiapkan data sumber.

Dokumen yang dapat digunakan meliputi:

1. Buku induk koleksi.
2. Daftar nomor inventaris eksemplar.
3. Katalog perpustakaan.
4. Register peminjaman.
5. Register pengembalian.
6. Daftar buku yang sedang diperbaiki.
7. Catatan perpindahan lokasi.
8. Dokumen penerimaan koleksi baru.
9. Daftar koleksi yang pernah diusulkan untuk penyiangan.
10. Dokumen tindak lanjut pemeriksaan sebelumnya.

Data awal harus ditetapkan menurut waktu tertentu agar koleksi yang baru diterima atau dipinjam selama pemeriksaan tidak menyebabkan perubahan hitungan tanpa catatan.

Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format

Langkah 3: Pastikan Setiap Eksemplar Mempunyai Identitas

Nomor inventaris membantu petugas membedakan buku yang mempunyai judul sama.

Sebagai contoh, perpustakaan mempunyai lima buku dengan judul yang sama.

Kelima buku tersebut mungkin menggunakan informasi katalog dan klasifikasi yang sama, tetapi setiap eksemplar memerlukan identitas administratif yang dapat ditelusuri.

Contoh kode internal:

PUS-2026-0001

PUS-2026-0002

PUS-2026-0003

Nomor tersebut hanyalah ilustrasi, bukan kode nasional yang diwajibkan untuk seluruh perpustakaan.

Petugas perlu memeriksa apakah terdapat nomor duplikat, nomor tidak terbaca, atau buku tanpa identitas.

Jika ditemukan masalah, catat sebagai temuan dan lakukan pembetulan melalui prosedur administrasi yang berlaku.

Langkah 4: Lakukan Pemeriksaan Fisik Rak Buku

Pemeriksaan dapat dilaksanakan secara bertahap berdasarkan ruang, rak, atau kelompok klasifikasi.

Petugas mengambil informasi nomor inventaris dan mencocokkannya dengan daftar koleksi.

Hal yang diperiksa antara lain:

• Nomor inventaris buku.
• Judul atau identitas koleksi.
• Lokasi ditemukan.
• Kesesuaian dengan register.
• Kondisi sampul dan halaman.
• Kelengkapan bahan.
• Status penggunaan.
• Kebutuhan tindak lanjut.

Petugas juga perlu memastikan buku yang telah dihitung tidak diperiksa dua kali tanpa penanda.

Untuk perpustakaan yang menggunakan barcode, pemindaian dapat mempercepat pencocokan.

Namun, data hasil pemindaian tetap perlu diperiksa untuk menghindari kesalahan identitas.

Contoh Format Lembar Stock Opname Buku

LEMBAR PEMERIKSAAN FISIK KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Pemeriksaan: 2026

Tanggal Pemeriksaan: ....................................

Lokasi/Rak: ....................................

Petugas: ....................................

Koleksi 001

Nomor Inventaris: PUS-2026-0001

Judul: Buku Bacaan Contoh A

Lokasi Menurut Register: Rak A-01

Lokasi Aktual: Rak A-01

Status: Ditemukan

Kondisi: Baik

Tindak Lanjut: Tidak diperlukan

Koleksi 002

Nomor Inventaris: PUS-2026-0002

Judul: Buku Bacaan Contoh B

Lokasi Menurut Register: Rak A-02

Lokasi Aktual: Rak B-03

Status: Ditemukan di lokasi berbeda

Kondisi: Baik

Tindak Lanjut: Pemeriksaan dan pembetulan data lokasi

Koleksi 003

Nomor Inventaris: PUS-2026-0003

Judul: Buku Bacaan Contoh C

Lokasi Menurut Register: Rak A-03

Lokasi Aktual: Belum ditemukan

Status: Dalam penelusuran

Kondisi: Belum dapat diperiksa

Tindak Lanjut: Pemeriksaan register peminjaman dan lokasi lain

Seluruh data tersebut merupakan simulasi administrasi.

Langkah 5: Bedakan Status Buku Saat Pemeriksaan

Salah satu hal terpenting dalam stock opname adalah menghindari kesimpulan yang terburu-buru.

Buku yang tidak berada di rak tidak otomatis hilang.

Untuk keperluan pengendalian internal, pengelola dapat menggunakan kategori berikut.

Tersedia di Rak

Buku ditemukan pada lokasi yang sesuai dan dapat diakses melalui layanan.

Sedang Dipinjam

Buku tercatat berada pada anggota perpustakaan berdasarkan transaksi yang masih aktif.

Dalam Perbaikan

Buku berada dalam proses perawatan dan belum tersedia untuk peminjaman.

Salah Lokasi

Buku ditemukan, tetapi tidak berada pada rak yang tercatat.

Belum Ditemukan

Buku belum berhasil ditemukan dan memerlukan penelusuran.

Rusak

Buku ditemukan dengan kondisi yang memerlukan pemeriksaan atau tindakan.

Kategori kondisi dan status lokasi perlu dibedakan. Sebagai contoh, buku rusak dapat ditemukan di rak atau berada dalam proses perbaikan.

Petugas harus menggunakan kategori yang tidak menyebabkan penghitungan ganda.

Langkah 6: Cocokkan Data dengan Register Peminjaman

Setelah pemeriksaan rak selesai, lakukan rekonsiliasi dengan register sirkulasi.

Sebagai contoh, buku PUS-2026-0025 tidak ditemukan pada rak.

Namun, register menunjukkan bahwa buku tersebut dipinjam anggota pada tanggal 15 Oktober dan belum mencapai batas pengembalian.

Dalam kondisi tersebut, buku dicatat sebagai sedang dipinjam, bukan hilang.

Apabila batas pengembalian telah terlewati, petugas perlu menjalankan prosedur pengingat dan penelusuran.

Buku yang terlambat dikembalikan tetap berbeda dari buku yang secara resmi telah dinyatakan hilang melalui pemeriksaan.

Pencatatan yang benar membantu menjaga keseimbangan antara perlindungan koleksi dan pelayanan yang mendidik.

Langkah 7: Hitung Jumlah Koleksi dan Selisih Inventaris

Setelah setiap eksemplar mempunyai status yang jelas, petugas dapat melakukan rekapitulasi.

Berikut contoh perhitungan menggunakan data simulasi.

REKAP STOCK OPNAME PERPUSTAKAAN

Nama Sekolah: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Jumlah Eksemplar dalam Register: 2.000

Hasil pemeriksaan:

• Ditemukan di rak sesuai lokasi: 1.650 eksemplar.
• Ditemukan pada lokasi berbeda: 100 eksemplar.
• Sedang dipinjam: 170 eksemplar.
• Dalam perbaikan: 50 eksemplar.
• Belum ditemukan: 30 eksemplar.

Total: 2.000 eksemplar.

Dalam simulasi tersebut, kategori status dibuat saling terpisah sehingga setiap eksemplar hanya dihitung sekali.

Jumlah eksemplar yang telah dapat dipertanggungjawabkan lokasinya:

1.650 + 100 + 170 + 50 = 1.970 eksemplar.

Jumlah yang belum ditemukan: 30 eksemplar.

Persentase eksemplar belum ditemukan:

30 ÷ 2.000 × 100% = 1,5%.

Artinya, terdapat 1,5% eksemplar yang masih memerlukan penelusuran.

Angka ini bukan persentase buku yang telah dinyatakan hilang.

Langkah 8: Menelusuri Buku yang Belum Ditemukan

Apabila terdapat koleksi yang belum ditemukan, pengelola perlu melakukan pemeriksaan lanjutan.

Tahapan yang dapat dilaksanakan:

Pertama, periksa kembali nomor inventaris dan kemungkinan kesalahan input.

Kedua, periksa apakah buku berada pada rak atau ruang lain.

Ketiga, cocokkan dengan transaksi peminjaman aktif.

Keempat, periksa register pengembalian yang belum selesai diproses.

Kelima, periksa ruang perbaikan atau penyimpanan sementara.

Keenam, telusuri catatan perpindahan atau peminjaman antarruang.

Ketujuh, dokumentasikan hasil pencarian.

Kedelapan, tentukan tindak lanjut sesuai kewenangan.

Hasil penelusuran perlu memisahkan buku yang akhirnya ditemukan dari buku yang masih belum diketahui lokasinya.

Jangan langsung menghapus nomor inventaris hanya karena buku belum ditemukan pada pemeriksaan pertama.

Contoh Formulir Penelusuran Koleksi

FORMULIR PENELUSURAN BUKU BELUM DITEMUKAN

Nomor Laporan: ....................................

Nomor Inventaris: ....................................

Judul Buku: ....................................

Lokasi Menurut Register: ....................................

Tanggal Terakhir Tercatat: ....................................

Status Peminjaman: ....................................

Hasil Pemeriksaan Rak: ....................................

Hasil Pemeriksaan Register: ....................................

Hasil Klarifikasi Petugas: ....................................

Tanggal Penelusuran: ....................................

Status Akhir: Ditemukan / Masih Ditelusuri / Diusulkan Penanganan Sesuai Prosedur

Tindak Lanjut: ....................................

Petugas: ....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Formulir tersebut merupakan contoh internal dan dapat digabungkan dalam satu daftar penelusuran.

Langkah 9: Mengidentifikasi Buku Rusak

Pemeriksaan fisik juga digunakan untuk mengetahui kondisi buku.

Secara praktis, pengelola dapat menggunakan kategori kondisi sebagai berikut.

Baik

Buku masih lengkap, terbaca, dan layak digunakan.

Rusak Ringan

Terdapat kerusakan kecil, seperti sampul terlipat atau bagian yang memerlukan perbaikan sederhana.

Rusak Sedang

Terdapat halaman lepas atau kerusakan fisik yang cukup mengganggu, tetapi masih memungkinkan perbaikan.

Rusak Berat

Buku tidak layak digunakan karena kerusakan parah, bagian penting hilang, atau isinya tidak dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya.

Kategori tersebut merupakan contoh penilaian operasional, bukan standar klasifikasi kerusakan nasional yang wajib digunakan secara seragam.

Untuk koleksi yang memuat informasi penting atau bernilai khusus, pengelola perlu memperhatikan kebutuhan pelestariannya sebelum menentukan tindakan.

Contoh Register Kondisi Buku

REGISTER KONDISI KOLEKSI

Nama Perpustakaan: ....................................

Nomor Inventaris: ....................................

Judul Buku: ....................................

Tanggal Pemeriksaan: ....................................

Kondisi Fisik: ....................................

Jenis Kerusakan: ....................................

Kelengkapan Halaman: ....................................

Keterbacaan: ....................................

Status Kelayakan Layanan: ....................................

Rekomendasi: Tetap Dilayankan / Diperbaiki / Diperiksa Lebih Lanjut

Petugas Pemeriksa: ....................................

Tanggal Tindak Lanjut: ....................................

Keterangan: ....................................

Langkah 10: Melakukan Penyiangan Koleksi

Penyiangan dilakukan berdasarkan evaluasi koleksi, bukan sekadar membuang buku yang sudah lama.

Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024 menekankan pertimbangan jumlah, kemutakhiran, dan keterpakaian koleksi dalam kegiatan penyiangan.

Sebagai contoh, buku yang tidak lagi relevan dengan kebutuhan pembelajaran dapat dinilai untuk penanganan lebih lanjut.

Namun, usia terbit bukan satu-satunya dasar penyiangan.

Buku sastra, sejarah, atau koleksi tertentu dapat tetap mempunyai nilai pengetahuan meskipun telah lama diterbitkan.

Demikian pula, buku yang jarang dipinjam belum tentu tidak bermanfaat.

Pengelola perlu memeriksa nilai informasi, kondisi, kebutuhan pengguna, serta kebijakan pengembangan koleksi.

Penting: Penyiangan, pemindahan koleksi dari rak layanan, dan penghapusan aset merupakan tindakan yang berbeda.

Untuk koleksi yang tercatat sebagai aset pemerintah, penghapusan harus mengikuti prosedur Barang Milik Daerah atau Barang Milik Negara yang berlaku.

Langkah 11: Membuat Daftar Usulan Penyiangan

Sebelum koleksi dikeluarkan dari layanan, petugas sebaiknya menyiapkan daftar pemeriksaan.

DAFTAR USULAN PENYIANGAN KOLEKSI

Nama Perpustakaan: ....................................

Tahun: ....................................

Nomor Inventaris: ....................................

Judul: ....................................

Pengarang: ....................................

Tahun Terbit: ....................................

Kondisi: ....................................

Tingkat Penggunaan: ....................................

Alasan Usulan: ....................................

Nilai Informasi yang Perlu Dipertimbangkan: ....................................

Rekomendasi: Perbaikan / Pemindahan Penyimpanan / Evaluasi Penyiangan

Hasil Penilaian: ....................................

Persetujuan Pihak Berwenang: ....................................

Tindak Lanjut: ....................................

Dokumen ini merupakan daftar usulan internal dan bukan berita acara penghapusan aset.

Langkah 12: Menyusun Berita Acara Stock Opname

Setelah pemeriksaan selesai, hasilnya perlu didokumentasikan.

Berita acara membantu sekolah mengetahui periode pemeriksaan, petugas, jumlah koleksi, temuan, serta rencana tindak lanjut.

BERITA ACARA STOCK OPNAME PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Nomor: ....................................

Pada hari ................ tanggal ................, telah dilaksanakan kegiatan cacah ulang atau stock opname koleksi perpustakaan.

Nama Sekolah: ....................................

Nama Perpustakaan: ....................................

Periode Pemeriksaan: ....................................

Ketua/Penanggung Jawab: ....................................

Petugas Pemeriksa: ....................................

A. Ruang Lingkup

Jenis Koleksi yang Diperiksa: ....................................

Jumlah Eksemplar Menurut Register: ....................................

Jumlah Eksemplar yang Diperiksa: ....................................

B. Hasil Pemeriksaan

Ditemukan pada lokasi sesuai: ....................................

Ditemukan pada lokasi berbeda: ....................................

Sedang dipinjam: ....................................

Dalam perbaikan: ....................................

Belum ditemukan: ....................................

Koleksi rusak yang memerlukan penanganan: ....................................

Catatan: Kelompok kondisi rusak dapat beririsan dengan status keberadaan buku sehingga tidak otomatis dijumlahkan kembali pada total eksemplar.

C. Temuan

....................................

D. Hasil Penelusuran

....................................

E. Rekomendasi

....................................

F. Tindak Lanjut

Kegiatan: ....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Batas Penyelesaian: ....................................

G. Pengesahan

Petugas Pemeriksa: ....................................

Kepala/Penanggung Jawab Perpustakaan: ....................................

Mengetahui Kepala Sekolah: ....................................

Format ini merupakan contoh berita acara pemeriksaan internal. Apabila aset pemerintah memerlukan dokumen inventarisasi resmi, sekolah harus mengikuti format dan prosedur instansi yang berwenang.

SOP Stock Opname Perpustakaan Sekolah

Agar pekerjaan berjalan tertib, pengelola dapat menggunakan prosedur berikut.

Tahap 1: Perencanaan

Tetapkan jadwal, ruang lingkup, petugas, dan metode pemeriksaan.

Tahap 2: Penyiapan Data

Siapkan daftar inventaris dan register sirkulasi.

Tahap 3: Penetapan Data Awal

Catat jumlah koleksi menurut register pada waktu pemeriksaan dimulai.

Tahap 4: Pemeriksaan Fisik

Periksa eksemplar berdasarkan nomor inventaris dan lokasi.

Tahap 5: Pencatatan Kondisi

Catat kerusakan, salah lokasi, dan kebutuhan perbaikan.

Tahap 6: Rekonsiliasi Sirkulasi

Cocokkan koleksi yang tidak berada di rak dengan transaksi peminjaman.

Tahap 7: Penelusuran Selisih

Telusuri koleksi yang belum ditemukan.

Tahap 8: Rekapitulasi

Hitung jumlah eksemplar berdasarkan kategori yang konsisten.

Tahap 9: Evaluasi Koleksi

Identifikasi buku yang memerlukan perawatan atau evaluasi penyiangan.

Tahap 10: Berita Acara

Susun hasil pemeriksaan beserta rekomendasi.

Tahap 11: Tindak Lanjut

Laksanakan pembetulan data, perawatan, atau proses administratif lain sesuai kewenangan.

Tahap 12: Pengarsipan

Simpan dokumen pemeriksaan dan bukti pendukung.

Cara Stock Opname Buku Menggunakan Excel

Untuk perpustakaan yang belum menggunakan aplikasi khusus, Excel dapat menjadi alat bantu pemeriksaan.

Sekolah dapat membuat beberapa lembar kerja.

Sheet 1 – Master Koleksi

Berisi nomor inventaris, judul, pengarang, klasifikasi, dan lokasi tercatat.

Sheet 2 – Pemeriksaan Fisik

Berisi nomor inventaris yang telah diperiksa, lokasi aktual, tanggal, dan petugas.

Sheet 3 – Status Peminjaman

Berisi transaksi yang masih aktif.

Sheet 4 – Kondisi Koleksi

Berisi data kerusakan dan rekomendasi perawatan.

Sheet 5 – Selisih dan Penelusuran

Berisi koleksi yang belum ditemukan serta hasil tindak lanjut.

Sheet 6 – Rekapitulasi

Berisi total inventaris, jumlah terverifikasi, status koleksi, dan hasil pemeriksaan.

Nomor inventaris sebaiknya digunakan sebagai kunci pencocokan.

Sekolah dapat menggunakan fungsi COUNTIF atau XLOOKUP untuk membantu mendeteksi keberadaan nomor inventaris dalam daftar pemeriksaan.

Namun, apabila terdapat nomor inventaris ganda, hasil pencocokan dapat menyesatkan.

Karena itu, pemeriksaan duplikasi identitas perlu dilakukan sebelum hasil rekap dinyatakan final.

Cara Menghitung Tingkat Kesesuaian Inventaris

Pengelola dapat menggunakan indikator internal berupa persentase koleksi yang status keberadaannya telah dapat dipertanggungjawabkan.

Rumus:

Tingkat Verifikasi Koleksi = (Jumlah Eksemplar dengan Status Keberadaan Terverifikasi ÷ Jumlah Eksemplar dalam Lingkup Pemeriksaan) × 100%

Berdasarkan simulasi sebelumnya:

Jumlah koleksi: 2.000 eksemplar.

Koleksi terverifikasi: 1.970 eksemplar.

Perhitungan:

1.970 ÷ 2.000 × 100% = 98,5%.

Artinya, 98,5% koleksi telah mempunyai status keberadaan yang dapat ditelusuri.

Sisanya, 1,5%, masih membutuhkan pemeriksaan.

Indikator tersebut merupakan alat bantu evaluasi internal, bukan batas kelulusan akreditasi atau angka minimal nasional.

Jadwal Pemeriksaan Koleksi Perpustakaan

Sekolah dapat menggabungkan pemeriksaan rutin dengan program cacah ulang menyeluruh.

Harian

Mencatat peminjaman dan pengembalian serta memeriksa buku yang memerlukan penanganan segera.

Mingguan

Memeriksa kesesuaian penempatan buku dan tindak lanjut koleksi bermasalah.

Bulanan

Merekap buku rusak, salah lokasi, dan koleksi yang belum kembali.

Semesteran

Melakukan pemeriksaan terbatas pada koleksi prioritas dan mengevaluasi kebutuhan perawatan.

Tahunan

Meninjau ketepatan data inventaris, status koleksi, serta kesiapan kegiatan cacah ulang.

Paling Sedikit Sekali dalam Tiga Tahun

Melaksanakan kegiatan cacah ulang dan penyiangan yang terencana sesuai ketentuan Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Jadwal harian sampai tahunan di atas merupakan contoh pengendalian internal, sedangkan ketentuan minimal tiga tahunan berasal dari Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024.

Menggunakan Hasil Stock Opname untuk Pengembangan Perpustakaan

Hasil pemeriksaan tidak seharusnya berhenti pada jumlah buku yang ditemukan atau belum ditemukan.

Informasi tersebut juga dapat digunakan untuk memperbaiki pelayanan dan pengembangan koleksi.

Sebagai contoh, perpustakaan menemukan bahwa sebagian buku sains populer mengalami kerusakan akibat sering dipinjam.

Temuan tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan untuk memperbaiki eksemplar atau merencanakan penambahan koleksi.

Contoh lainnya, pengelola menemukan sejumlah buku yang jarang digunakan.

Sebelum mengusulkan penyiangan, sekolah dapat memeriksa apakah penempatan buku mudah ditemukan, apakah informasinya masih relevan, dan apakah murid mengetahui keberadaan koleksi tersebut.

Dengan demikian, stock opname membantu pengelola membuat keputusan yang lebih berdasarkan data.

Baca Juga: Peran Baru Perpustakaan Sekolah: Dari Gudang Buku Menjadi Pusat Inovasi dan Kreativitas

Checklist Stock Opname Perpustakaan Sekolah

A. Persiapan

• Jadwal stock opname ditetapkan.
• Petugas pemeriksa ditentukan.
• Lingkup koleksi jelas.
• Data inventaris tersedia.
• Register peminjaman diperbarui.
• Metode pemeriksaan telah ditetapkan.

B. Pemeriksaan Fisik

• Nomor inventaris diperiksa.
• Identitas buku dicocokkan.
• Lokasi aktual dicatat.
• Kondisi buku diperiksa.
• Buku salah lokasi diidentifikasi.
• Buku tanpa identitas dicatat.
• Duplikasi nomor diperiksa.

C.