Panduan Administrasi Perpustakaan Sekolah 2026: Buku Induk, Inventaris Koleksi, Kode Buku, dan Contoh Format

KebonCinta.com – Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas pendidikan yang mendukung kegiatan membaca, pembelajaran, pencarian informasi, dan pengembangan literasi peserta didik. Agar fasilitas tersebut berfungsi dengan baik, setiap koleksi buku dan bahan perpustakaan perlu dikelola melalui sistem administrasi yang tertib.

Dalam praktiknya, masih terdapat perpustakaan sekolah yang menyimpan buku berdasarkan mata pelajaran atau ukuran fisik tanpa mempunyai daftar inventaris yang lengkap.

Akibatnya, pengelola kesulitan mengetahui jumlah koleksi sebenarnya, mencari buku tertentu, atau memastikan apakah buku yang tercatat masih tersedia di rak.

Sebagai contoh, sebuah SMP mempunyai 1.500 eksemplar buku yang diperoleh dari pembelian sekolah, bantuan pemerintah, dan sumbangan masyarakat. Namun, sebagian buku belum mempunyai nomor inventaris, sementara beberapa judul tercatat tanpa informasi jumlah eksemplar.

Ketika sekolah melakukan pemeriksaan, jumlah buku berdasarkan dokumen tidak sesuai dengan koleksi yang ditemukan.

Permasalahan seperti ini dapat dicegah melalui buku induk koleksi, pencatatan inventaris, pemberian identitas buku, katalogisasi, serta pemeriksaan fisik secara berkala.

Pada tahun 2026, pengelolaan perpustakaan sekolah perlu memperhatikan Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Regulasi tersebut menjadi acuan penyelenggaraan, pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan sekolah pada jenjang SD/MI, SMP/MTs, hingga SMA/SMK/MA/MAK.

Peraturan ini menggantikan beberapa ketentuan sebelumnya, termasuk Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 11 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan SMP/MTs.

Karena itu, sekolah yang masih menggunakan ketentuan tahun 2017 sebagai dasar utama perlu memperbarui rujukannya.

Apa Itu Administrasi Perpustakaan Sekolah?

Administrasi perpustakaan sekolah merupakan rangkaian kegiatan pencatatan, pengolahan, pelayanan, pemeliharaan, dan pelaporan koleksi serta sumber daya perpustakaan.

Kegiatan tersebut bertujuan memastikan setiap bahan perpustakaan mempunyai identitas yang jelas, dapat ditemukan kembali, dan dimanfaatkan sesuai kebutuhan pengguna.

Administrasi perpustakaan tidak hanya berkaitan dengan jumlah buku.

Pengelola juga perlu memperhatikan informasi judul, penulis, penerbit, tahun terbit, nomor inventaris, klasifikasi, kondisi fisik, lokasi penyimpanan, dan riwayat pengelolaan koleksi.

Selain itu, perpustakaan perlu mempunyai sistem pelayanan yang membantu murid dan guru menggunakan bahan bacaan secara mudah.

Dalam pengelolaannya, dikenal beberapa dokumen yang saling berkaitan, yaitu buku induk koleksi, katalog, register pengadaan, daftar peminjaman, serta laporan pemeriksaan fisik.

Masing-masing dokumen mempunyai fungsi yang berbeda dan tidak seharusnya dianggap sebagai satu jenis administrasi yang sama.

Dasar Hukum Perpustakaan Sekolah Tahun 2026

Beberapa peraturan penting yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Undang-undang ini mengatur penyelenggaraan perpustakaan di Indonesia, termasuk perpustakaan sekolah dan madrasah.

Perpustakaan sekolah diselenggarakan untuk mendukung pelaksanaan pendidikan dan pembelajaran.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014

Peraturan ini merupakan pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007.

Pengelolaan perpustakaan mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan, termasuk pengukuran kinerja perpustakaan.

3. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2024

Peraturan ini mengatur Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah.

Standar yang diatur mencakup koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga perpustakaan, penyelenggaraan, pengelolaan, serta komponen pendukung yang berkaitan dengan pengembangan perpustakaan dan literasi.

Lampirannya memberikan ketentuan sesuai jenjang pendidikan.

Dengan demikian, sekolah perlu mengacu pada lampiran yang sesuai, bukan menggunakan standar perguruan tinggi atau perpustakaan umum sebagai pengganti standar perpustakaan sekolah.

Perbedaan Buku Induk, Inventaris, Katalog, dan Klasifikasi

Dalam administrasi perpustakaan terdapat beberapa istilah yang perlu dipahami.

Buku induk koleksi merupakan catatan utama penerimaan dan identitas bahan perpustakaan yang dimiliki atau dikelola sesuai sistem pencatatan yang berlaku.

Inventaris koleksi merupakan pencatatan koleksi untuk mengetahui identitas, jumlah, asal perolehan, dan informasi pengendalian lainnya.

Katalog perpustakaan merupakan sarana untuk membantu pengguna menemukan bahan perpustakaan berdasarkan informasi bibliografis, seperti judul, pengarang, subjek, dan nomor panggil.

Klasifikasi buku merupakan pengelompokan bahan perpustakaan berdasarkan subjek atau bidang pengetahuan menggunakan sistem klasifikasi yang ditetapkan.

Nomor inventaris membantu membedakan eksemplar buku secara administratif.

Nomor panggil membantu menunjukkan penempatan atau identitas penelusuran koleksi pada rak.

Sebagai contoh, perpustakaan mempunyai lima eksemplar buku dengan judul yang sama.

Kelima eksemplar tersebut dapat menggunakan deskripsi katalog dan nomor klasifikasi yang sama, tetapi masing-masing perlu dapat dibedakan dalam administrasi eksemplar.

Karena itu, satu judul tidak selalu berarti satu buku secara fisik.

Langkah 1: Melakukan Pendataan Awal Koleksi

Sebelum membuat buku induk, pengelola perlu memeriksa seluruh koleksi yang tersedia.

Kegiatan pendataan dapat dimulai dengan mengelompokkan bahan perpustakaan berdasarkan jenisnya.

Contoh kelompok koleksi antara lain:

• Buku teks pelajaran.
• Buku pengayaan pengetahuan.
• Buku referensi.
• Buku cerita dan sastra.
• Buku keagamaan.
• Buku keterampilan.
• Majalah atau terbitan berkala.
• Bahan perpustakaan digital.
• Bahan perpustakaan lainnya sesuai kebutuhan.

Pengelompokan awal membantu petugas mengidentifikasi koleksi yang memerlukan pengolahan.

Namun, kategori tersebut belum tentu sama dengan nomor klasifikasi subjek yang digunakan dalam katalog perpustakaan.

Pengelola tetap perlu menggunakan sistem klasifikasi yang sesuai.

Langkah 2: Memeriksa Sumber Perolehan Buku

Setiap koleksi yang diterima sebaiknya mempunyai informasi asal perolehan.

Beberapa sumber yang umum adalah pembelian, bantuan pemerintah, hibah, sumbangan, atau pemindahan koleksi yang sah.

Contohnya, perpustakaan menerima 50 eksemplar buku pengayaan melalui pembelian sekolah.

Petugas perlu memeriksa dokumen pembelian, jumlah barang yang diterima, kesesuaian judul, serta kondisi buku.

Apabila koleksi berasal dari bantuan, pengelola perlu memeriksa dokumen serah terima dan status kepemilikannya.

Penerimaan sumbangan juga sebaiknya dicatat agar sekolah mengetahui pihak pemberi dan koleksi yang diterima.

Untuk sekolah negeri, pencatatan koleksi yang termasuk Barang Milik Daerah harus diselaraskan dengan sistem penatausahaan aset pemerintah daerah.

Buku induk perpustakaan tidak otomatis menggantikan administrasi Barang Milik Daerah yang diwajibkan.

Baca Juga: Panduan Membuat Buku Inventaris Barang Sekolah: Kode Aset, Stok Opname, Mutasi, dan Contoh Format

Langkah 3: Membuat Buku Induk Perpustakaan

Buku induk merupakan salah satu dokumen penting untuk mencatat koleksi yang telah diterima dan diproses.

Informasi yang dapat dicantumkan meliputi:

1. Nomor inventaris.
2. Tanggal penerimaan.
3. Judul buku.
4. Nama pengarang.
5. Penerbit.
6. Tahun terbit.
7. ISBN apabila tersedia.
8. Edisi atau cetakan.
9. Sumber perolehan.
10. Jumlah eksemplar.
11. Harga atau nilai perolehan jika diperlukan.
12. Klasifikasi.
13. Nomor panggil.
14. Kondisi buku.
15. Lokasi penyimpanan.
16. Keterangan.

Untuk sistem yang menggunakan satu nomor inventaris per eksemplar, pencatatan perlu memungkinkan setiap buku fisik diidentifikasi secara unik.

Contoh Format Buku Induk Koleksi

BUKU INDUK PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Nama Perpustakaan: Perpustakaan SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Tahun Pencatatan: 2026

Petugas: ....................................

Koleksi Nomor 001

Nomor Inventaris: PUS-2026-0001

Tanggal Diterima: 5 Oktober 2026

Judul: Buku Pengayaan Contoh A

Pengarang: Penulis Contoh A

Penerbit: Penerbit Contoh

Tahun Terbit: 2025

ISBN: Diisi sesuai buku asli apabila tersedia

Jumlah Eksemplar pada Catatan Ini: 1

Sumber Perolehan: Pembelian

Nilai Perolehan: Rp75.000 (simulasi)

Kondisi: Baik

Lokasi: Rak Pengayaan

Koleksi Nomor 002

Nomor Inventaris: PUS-2026-0002

Tanggal Diterima: 5 Oktober 2026

Judul: Buku Pengayaan Contoh A

Pengarang: Penulis Contoh A

Penerbit: Penerbit Contoh

Tahun Terbit: 2025

ISBN: Diisi sesuai buku asli apabila tersedia

Jumlah Eksemplar pada Catatan Ini: 1

Sumber Perolehan: Pembelian

Nilai Perolehan: Rp75.000 (simulasi)

Kondisi: Baik

Lokasi: Rak Pengayaan

Kedua catatan di atas menggambarkan dua eksemplar dari judul yang sama.

Seluruh judul, nama penerbit, dan nomor inventaris merupakan data simulasi.

Langkah 4: Membuat Nomor Inventaris Buku

Nomor inventaris dapat digunakan untuk membedakan setiap eksemplar koleksi dalam sistem administrasi.

Untuk perpustakaan yang diperbolehkan menggunakan kode internal sendiri, pola sederhana berikut dapat dipertimbangkan:

PUS-2026-0001

Penjelasan:

PUS: Kode internal perpustakaan.

2026: Tahun pencatatan atau penerimaan sesuai kebijakan.

0001: Nomor urut eksemplar.

Contoh untuk tiga eksemplar:

PUS-2026-0001

PUS-2026-0002

PUS-2026-0003

Kode tersebut merupakan contoh operasional, bukan kode nasional yang diwajibkan Perpusnas untuk seluruh perpustakaan.

Nomor inventaris sebaiknya tidak digunakan berulang untuk buku fisik yang berbeda apabila sistem menetapkan identitas unik per eksemplar.

Jika buku rusak atau hilang, riwayat nomornya tetap perlu dapat ditelusuri.

Langkah 5: Mengenal Klasifikasi Buku Perpustakaan

Klasifikasi merupakan pengelompokan bahan perpustakaan berdasarkan subjek.

Salah satu sistem yang dikenal luas adalah Dewey Decimal Classification (DDC), yang membagi bidang pengetahuan ke dalam kelompok angka.

Gambaran kelompok utama DDC adalah:

000 – Karya umum, komputer, dan informasi.

100 – Filsafat dan psikologi.

200 – Agama.

300 – Ilmu sosial.

400 – Bahasa.

500 – Ilmu pengetahuan alam.

600 – Teknologi.

700 – Seni dan rekreasi.

800 – Sastra.

900 – Sejarah dan geografi.

Kelompok tersebut hanya gambaran utama.

Penentuan nomor klasifikasi yang lebih rinci harus memperhatikan isi buku dan aturan sistem klasifikasi yang digunakan.

Sebagai contoh, buku tentang matematika dan buku tentang pendidikan matematika dapat mempunyai pendekatan pengelompokan yang berbeda berdasarkan subjek utama.

Pengelola tidak sebaiknya menentukan nomor klasifikasi hanya berdasarkan satu kata pada judul buku.

Langkah 6: Membuat Katalog Buku

Katalog membantu murid dan guru menemukan koleksi dengan lebih cepat.

Informasi dasar katalog dapat mencakup judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, ISBN, subjek, nomor klasifikasi, dan nomor panggil.

Katalog dapat dibuat melalui kartu katalog, daftar elektronik, atau aplikasi pengelolaan perpustakaan.

Contoh Format Katalog Sederhana

KATALOG KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Judul: Buku Pengayaan Contoh A

Pengarang: Penulis Contoh A

Penerbit: Penerbit Contoh

Tahun Terbit: 2025

ISBN: Diisi jika tersedia

Subjek: Diisi setelah analisis isi

Nomor Klasifikasi: Diisi berdasarkan sistem yang digunakan

Nomor Panggil: ....................................

Jumlah Eksemplar: 2

Lokasi Koleksi: ....................................

Status Ketersediaan: Diperbarui berdasarkan pencatatan sirkulasi

Katalog ini dapat terhubung dengan dua nomor inventaris yang berbeda.

Dengan demikian, pengelola tidak perlu menganggap satu deskripsi katalog selalu mewakili satu eksemplar saja.

Langkah 7: Membuat Label Punggung Buku

Label punggung membantu pengelola menempatkan dan menemukan buku sesuai nomor panggil.

Label umumnya dibuat ringkas agar mudah dibaca.

Sebagai contoh ilustratif, buku dengan nomor klasifikasi tertentu dapat menggunakan susunan nomor klasifikasi, kode pengarang, dan kode judul sesuai kebijakan katalogisasi.

Label tersebut berbeda dari nomor inventaris.

Nomor panggil menunjukkan identitas penempatan koleksi, sedangkan nomor inventaris menunjukkan identitas administratif eksemplar.

Perpustakaan juga dapat menggunakan barcode untuk mempercepat pencatatan sirkulasi.

Namun, barcode tidak otomatis menunjukkan klasifikasi subjek apabila tidak terhubung dengan sistem katalog yang sesuai.

Langkah 8: Melaksanakan Pemeriksaan Fisik Koleksi

Pemeriksaan fisik atau stock opname dilakukan untuk mencocokkan daftar koleksi dengan buku yang benar-benar tersedia.

Dalam standar Perpusnas, cacah ulang merupakan kegiatan menghitung kembali koleksi agar diketahui jumlah sebenarnya dan kesesuaiannya dengan daftar inventaris.

Pemeriksaan dapat membantu mengidentifikasi:

• Buku tersedia di rak.
• Buku sedang dipinjam.
• Buku berpindah lokasi.
• Buku rusak.
• Buku memerlukan perbaikan.
• Buku belum ditemukan.
• Buku tercatat ganda.
• Buku yang belum terinventarisasi.

Buku yang sedang dipinjam secara sah tidak boleh langsung dinyatakan hilang hanya karena tidak berada di rak.

Demikian pula, buku yang belum ditemukan memerlukan penelusuran sebelum statusnya ditetapkan.

Contoh Rekap Stock Opname Buku

REKAP PEMERIKSAAN KOLEKSI

Nama Perpustakaan: SMP Harapan Bangsa (simulasi)

Periode Pemeriksaan: Oktober 2026

Total Eksemplar Tercatat: 1.500

Eksemplar Ditemukan di Rak: 1.350

Eksemplar Sedang Dipinjam: 100

Eksemplar Dalam Perbaikan: 30

Eksemplar Belum Ditemukan: 20

Total: 1.500 eksemplar

Dari contoh tersebut, 20 eksemplar belum ditemukan dan memerlukan penelusuran.

Persentase eksemplar yang belum ditemukan:

20 ÷ 1.500 × 100% = 1,33%.

Angka tersebut hanya ilustrasi.

Petugas tidak boleh menganggap 20 buku tersebut telah hilang permanen tanpa memeriksa catatan peminjaman, perpindahan, dan hasil penelusuran.

SOP Penerimaan dan Pengolahan Buku Perpustakaan

Pengelolaan koleksi baru sebaiknya dilaksanakan melalui prosedur yang konsisten.

Tahap 1: Penerimaan

Petugas menerima buku beserta dokumen pendukung.

Tahap 2: Pemeriksaan Jumlah

Cocokkan jumlah buku dengan dokumen penerimaan.

Tahap 3: Pemeriksaan Kondisi

Periksa halaman, sampul, kelengkapan, dan kerusakan fisik.

Tahap 4: Pemeriksaan Status Perolehan

Pastikan asal dan status kepemilikan atau pengelolaan koleksi.

Tahap 5: Inventarisasi

Catat buku pada register sesuai sistem perpustakaan.

Tahap 6: Pemberian Nomor Inventaris

Berikan identitas administratif sesuai kebijakan.

Tahap 7: Katalogisasi

Catat informasi bibliografis yang diperlukan.

Tahap 8: Klasifikasi

Tentukan kelompok subjek menggunakan sistem klasifikasi.

Tahap 9: Pelabelan

Pasang label nomor panggil dan identitas eksemplar.

Tahap 10: Penempatan

Susun koleksi pada rak sesuai sistem penempatan.

Tahap 11: Pemeriksaan Akhir

Pastikan informasi katalog dan inventaris sesuai.

Tahap 12: Pelayanan

Koleksi dapat dimanfaatkan melalui mekanisme pelayanan perpustakaan yang berlaku.

Contoh Berita Acara Penerimaan Buku

BERITA ACARA PENERIMAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Nomor: ....................................

Pada hari ................ tanggal ................ telah dilakukan pemeriksaan dan penerimaan koleksi perpustakaan.

Nama Sekolah: ....................................

Sumber Perolehan: ....................................

Nomor Dokumen Perolehan: ....................................

Petugas Penerima: ....................................

A. Rincian Penerimaan

Jumlah Judul: ....................................

Jumlah Eksemplar: ....................................

Jenis Bahan Perpustakaan: ....................................

Kondisi Umum: ....................................

B. Hasil Pemeriksaan

• Jumlah sesuai dokumen.
• Judul sesuai dokumen.
• Kondisi fisik diperiksa.
• Kelengkapan diperiksa.
• Terdapat catatan ketidaksesuaian jika ditemukan.

C. Catatan

....................................

D. Tindak Lanjut

....................................

Petugas Penerima: ....................................

Pihak Penyerah: ....................................

Mengetahui Penanggung Jawab: ....................................

Berita acara tersebut merupakan contoh administrasi internal. Sekolah negeri harus mengikuti dokumen penerimaan dan tata kelola aset resmi apabila diwajibkan.

Cara Membuat Buku Inventaris Perpustakaan Menggunakan Excel

Microsoft Excel atau aplikasi spreadsheet lain dapat digunakan untuk membantu pencatatan koleksi.

Sekolah dapat menyiapkan beberapa lembar kerja.

Sheet 1 – Buku Induk

Berisi nomor inventaris dan informasi tiap eksemplar.

Sheet 2 – Katalog

Berisi informasi judul, pengarang, penerbit, dan klasifikasi.

Sheet 3 – Penerimaan Buku

Berisi tanggal, sumber perolehan, jumlah, dan dokumen pendukung.

Sheet 4 – Peminjaman

Berisi riwayat sirkulasi yang diperlukan.

Sheet 5 – Pemeriksaan Fisik

Berisi status koleksi berdasarkan hasil stock opname.

Sheet 6 – Rekap Koleksi

Berisi jumlah judul, jumlah eksemplar, kondisi, dan kelompok koleksi.

Untuk menghitung jumlah eksemplar, sekolah perlu memastikan apakah satu baris mewakili satu buku fisik atau beberapa eksemplar.

Apabila setiap baris mewakili satu eksemplar, jumlah dapat dihitung dari banyaknya nomor inventaris unik yang valid.

Namun, apabila satu baris mencatat beberapa eksemplar, perhitungan harus menggunakan kolom kuantitas yang sesuai.

Jangan mencampurkan dua pola pencatatan tanpa penjelasan karena dapat menyebabkan total buku keliru.

Perbedaan Jumlah Judul dan Jumlah Eksemplar

Dalam laporan perpustakaan, jumlah judul dan jumlah eksemplar harus dibedakan.

Jumlah judul menunjukkan banyaknya karya atau judul berbeda dalam koleksi menurut aturan penghitungan yang digunakan.

Jumlah eksemplar menunjukkan banyaknya unit fisik atau salinan koleksi yang tercatat.

Sebagai contoh:

Buku A: 20 eksemplar.

Buku B: 15 eksemplar.

Buku C: 10 eksemplar.

Jumlah judul: 3.

Jumlah eksemplar: 45.

Perbedaan ini penting karena perpustakaan dengan 2.000 eksemplar belum tentu mempunyai 2.000 judul.

Pengelola perlu menyajikan kedua informasi tersebut secara terpisah ketika menyusun laporan koleksi.

Jadwal Administrasi Perpustakaan Sekolah

Pengelola dapat menyusun kegiatan secara berkala.

Harian

Melayani pengguna, mencatat sirkulasi, mengembalikan buku ke lokasi, dan memeriksa kondisi area baca.

Mingguan

Memeriksa buku yang belum kembali, merapikan rak, dan menindaklanjuti koleksi yang memerlukan perbaikan.

Bulanan

Merekap koleksi baru, memeriksa data inventaris, dan mengevaluasi pelayanan.

Semesteran

Meninjau kebutuhan koleksi, memeriksa ketepatan katalog, dan mengevaluasi penggunaan perpustakaan.

Tahunan

Mengevaluasi program perpustakaan, melakukan pemeriksaan koleksi sesuai rencana, dan menyusun kebutuhan pengembangan.

Jadwal tersebut merupakan contoh operasional. Kegiatan pemeriksaan dan pelaporan perlu mengikuti ketentuan serta standar yang berlaku.

Menghubungkan Inventaris Koleksi dengan Program Literasi

Pengelolaan inventaris tidak seharusnya hanya berorientasi pada jumlah buku.

Sekolah perlu mengetahui apakah koleksi sesuai dengan kebutuhan belajar murid dan mendukung pengembangan kegemaran membaca.

Sebagai contoh, perpustakaan mempunyai banyak buku pelajaran tetapi hanya sedikit bacaan pengayaan yang sesuai usia peserta didik.

Hasil pemeriksaan koleksi dapat digunakan untuk merencanakan penambahan bacaan sains populer, sastra, sejarah, keterampilan, dan bidang lain yang relevan.

Perencanaan tersebut juga perlu mempertimbangkan masukan guru dan minat baca murid.

Namun, pengadaan koleksi tetap harus mengikuti mekanisme perencanaan serta penganggaran yang sah.

Baca Juga: Panduan Menyusun RKS, RKJM, dan RKT Sekolah, Lengkap dengan Contoh Format dan Evaluasi Program

Checklist Administrasi Perpustakaan Sekolah

A. Pendataan Koleksi

• Daftar koleksi tersedia.
• Judul dan eksemplar dibedakan.
• Sumber perolehan dicatat.
• Dokumen penerimaan tersedia.
• Nomor inventaris konsisten.
• Koleksi baru telah diregistrasi.

B. Pengolahan Buku

• Informasi bibliografis diperiksa.
• Buku dikatalogisasi.
• Subjek telah diidentifikasi.
• Klasifikasi digunakan secara konsisten.
• Nomor panggil tersedia.
• Label buku jelas.
• Koleksi ditempatkan sesuai sistem.

C. Pemeriksaan Fisik

• Daftar koleksi diperiksa.
• Buku yang tersedia telah dihitung.
• Buku yang sedang dipinjam dibedakan.
• Koleksi rusak dicatat.
• Koleksi yang belum ditemukan ditelusuri.
• Selisih telah didokumentasikan.
• Hasil pemeriksaan dilaporkan.

D. Pengelolaan dan Pelayanan

• SOP penerimaan koleksi tersedia.
• SOP pengolahan koleksi digunakan.
• Data peminjaman dapat ditelusuri.
• Petugas yang bertanggung jawab ditetapkan.
• Rekap koleksi diperbarui.
• Kebutuhan pengembangan dianalisis.
• Dokumen digital dicadangkan jika diperlukan.
• Data pengguna perpustakaan dilindungi.

Checklist tersebut merupakan alat bantu internal dan perlu disesuaikan dengan Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah serta sistem administrasi yang digunakan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Beberapa kesalahan dapat mengurangi keakuratan administrasi perpustakaan.

Pertama, mencatat satu judul sebagai satu eksemplar meskipun terdapat banyak salinan.

Kedua, memberikan nomor inventaris yang sama kepada buku fisik berbeda tanpa mekanisme identifikasi yang jelas.

Ketiga, mencampurkan nomor inventaris dengan nomor klasifikasi.

Keempat, menentukan klasifikasi buku hanya berdasarkan perkiraan judul.

Kelima, tidak mencatat sumber perolehan koleksi.

Keenam, menganggap buku yang sedang dipinjam sebagai buku hilang.

Ketujuh, tidak memeriksa kondisi buku ketika diterima.

Kedelapan, menghapus buku dari register tanpa prosedur yang sah.

Kesembilan, menggunakan ketentuan standar perpustakaan tahun 2017 tanpa memeriksa perubahan regulasi tahun 2024.

Kesepuluh, tidak menghubungkan hasil inventaris dengan kebutuhan literasi dan pembelajaran murid.

Kesalahan tersebut dapat dikurangi melalui prosedur kerja yang jelas, pemeriksaan fisik, serta pembaruan data secara berkala.

Administrasi perpustakaan sekolah yang baik bukan sekadar menghasilkan daftar koleksi yang panjang.

Hal yang lebih penting adalah memastikan bahwa setiap bahan perpustakaan mempunyai identitas, dapat ditemukan dengan mudah, dipelihara sesuai kebutuhan, dan dimanfaatkan untuk mendukung pembelajaran.

Dengan menggunakan buku induk, katalog, sistem klasifikasi, serta pemeriksaan fisik yang teratur, sekolah dapat mengetahui kondisi koleksinya secara lebih akurat.

Informasi tersebut juga dapat menjadi dasar dalam pengembangan perpustakaan yang sesuai kebutuhan peserta didik.

Pada akhirnya, perpustakaan yang dikelola secara tertib tidak hanya membantu menjaga buku agar tetap tersedia, tetapi juga membuka akses pengetahuan dan mendukung tumbuhnya budaya membaca di lingkungan sekolah.