Cara Menyiapkan Terjemahan Dokumen untuk Beasiswa LPDP Luar Negeri: Berkas yang Perlu Diperiksa

KebonCinta.com – Menyiapkan dokumen menjadi salah satu tahapan penting bagi calon pendaftar Beasiswa Lembaga Pengelola Dana Pendidikan (LPDP) yang ingin melanjutkan studi ke luar negeri.

Selain mempersiapkan ijazah, transkrip nilai, sertifikat bahasa, dan dokumen pendukung lainnya, calon peserta perlu memperhatikan bahasa yang digunakan dalam setiap berkas.

Persyaratan bahasa dokumen sering menjadi sumber kebingungan karena ketentuan pendaftaran beasiswa tidak selalu sama dengan ketentuan universitas tujuan.

Sebagian perguruan tinggi menerima dokumen yang telah diterbitkan langsung dalam bahasa Inggris. Ada pula yang meminta terjemahan resmi dari dokumen berbahasa Indonesia.

Sementara itu, dokumen tertentu mungkin memerlukan pengesahan atau legalisasi tambahan.

Karena itu, calon peserta tidak sebaiknya langsung menerjemahkan seluruh dokumen tanpa memeriksa persyaratan.

Apakah Semua Dokumen LPDP Luar Negeri Harus Diterjemahkan?

Tidak terdapat satu aturan universal yang menyatakan bahwa seluruh dokumen pendaftar LPDP tujuan luar negeri harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.

Ketentuan yang berlaku perlu diperiksa berdasarkan program LPDP, jenjang pendidikan, universitas tujuan, dan tahap administrasi yang sedang dijalani.

Dalam informasi resmi Beasiswa LPDP 2026, peserta diwajibkan melengkapi serta mengunggah dokumen sesuai persyaratan masing-masing skema.

LPDP juga mengingatkan pendaftar untuk memperhatikan masa berlaku surat rekomendasi, surat keterangan, serta dokumen lainnya.

Namun, kewajiban mengunggah ijazah atau transkrip tidak otomatis berarti bahwa seluruh berkas tersebut harus diterjemahkan ke bahasa Inggris.

Sebagai contoh, panduan Beasiswa SHARE 2026 memuat kewajiban mengunggah ijazah asli atau legalisir serta transkrip sesuai kategori pendaftar.

Apabila universitas luar negeri juga meminta dokumen akademik berbahasa Inggris, peserta perlu memenuhi ketentuan dari universitas tersebut secara terpisah.

1. Periksa Ijazah Pendidikan Terakhir

Ijazah merupakan salah satu dokumen akademik utama dalam proses pendaftaran pendidikan tinggi.

Bagi calon mahasiswa magister, dokumen yang diperiksa umumnya berkaitan dengan pendidikan sarjana atau diploma empat.

Sementara itu, calon mahasiswa doktor biasanya perlu menyiapkan dokumen pendidikan magister sesuai ketentuan program.

Jika ijazah hanya diterbitkan dalam bahasa Indonesia, periksa apakah universitas tujuan memerlukan versi bahasa Inggris.

Sebagian perguruan tinggi Indonesia menyediakan ijazah atau dokumen pendamping dalam dua bahasa.

Jika dokumen resmi tersebut sudah diterima oleh universitas tujuan, pendaftar mungkin tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menerjemahkannya kembali.

Namun, jangan menganggap semua dokumen dwibahasa pasti diterima tanpa pemeriksaan.

2. Periksa Transkrip Nilai

Transkrip nilai menunjukkan riwayat mata kuliah serta hasil akademik selama pendidikan sebelumnya.

Dokumen ini sering menjadi persyaratan dalam proses penerimaan mahasiswa pascasarjana.

Jika transkrip diterbitkan dalam bahasa Indonesia, periksa persyaratan bahasa yang digunakan universitas tujuan.

Pendaftar dapat menanyakan kepada bagian akademik kampus asal apakah tersedia transkrip resmi berbahasa Inggris.

Jika tersedia, dokumen tersebut dapat menjadi pilihan yang lebih praktis sepanjang diterima lembaga tujuan.

Apabila terjemahan diperlukan, pastikan seluruh nama mata kuliah, angka kredit, nilai, dan keterangan akademik diterjemahkan secara akurat.

Kesalahan penerjemahan dapat menimbulkan perbedaan informasi akademik yang sebenarnya tidak diperlukan.

3. Perhatikan Surat Keterangan Lulus

Sebagian pelamar mungkin belum menerima ijazah ketika periode pendaftaran berlangsung.

Dalam skema yang mengizinkan, Surat Keterangan Lulus atau SKL dapat digunakan sebagai dokumen pengganti sementara.

Namun, penggunaannya harus mengikuti ketentuan LPDP dan universitas tujuan.

Jika SKL perlu diserahkan kepada universitas luar negeri, periksa apakah dokumen tersebut harus menggunakan bahasa Inggris.

Jangan membuat terjemahan sendiri lalu menganggapnya sebagai surat resmi dari perguruan tinggi.

Apabila universitas meminta surat resmi berbahasa Inggris, hubungi pihak kampus asal untuk mengetahui mekanisme penerbitannya.

4. Bedakan Dokumen LPDP dan Dokumen Universitas

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menyamakan seluruh persyaratan administrasi.

Padahal, pendaftaran LPDP dan pendaftaran universitas merupakan dua proses yang saling berkaitan tetapi mempunyai ketentuan masing-masing.

Misalnya, LPDP meminta ijazah dan transkrip sesuai ketentuan program.

Sementara itu, universitas tujuan dapat meminta transkrip resmi, dokumen berbahasa Inggris, atau salinan yang dikirim langsung oleh perguruan tinggi asal.

Ada pula universitas yang meminta hasil terjemahan dari penerjemah bersertifikat atau penerjemah tersumpah.

Karena itu, calon peserta perlu membuat dua daftar pemeriksaan.

Daftar pertama berisi persyaratan LPDP.

Daftar kedua memuat persyaratan universitas dan program studi yang akan dituju.

Baca Juga: Dokumen Beasiswa Luar Negeri: Kapan Perlu Legalisasi dan Terjemahan Tersumpah?

5. Apa Itu Penerjemah Tersumpah?

Penerjemah tersumpah merupakan penerjemah yang memenuhi persyaratan dan diangkat melalui mekanisme resmi sesuai peraturan perundang-undangan.

Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum menjelaskan bahwa penerjemah tersumpah memiliki fungsi penting dalam penerjemahan dokumen resmi.

Dokumen yang diterjemahkan dapat berupa ijazah, akta, surat perjanjian, atau dokumen administrasi lainnya.

Hasil terjemahan tersumpah disertai keterangan atau pernyataan dari penerjemah mengenai keakuratan terjemahan.

Namun, status penerjemah tersumpah bukan berarti setiap universitas di dunia mempunyai ketentuan penerimaan yang sama.

Karena itu, tetap periksa apakah lembaga tujuan meminta terjemahan tersumpah, terjemahan tersertifikasi, atau dokumen resmi yang diterbitkan langsung oleh institusi asal.

6. Kapan Menggunakan Penerjemah Tersumpah?

Layanan penerjemah tersumpah perlu dipertimbangkan ketika penyelenggara atau institusi penerima secara tegas mensyaratkannya.

Misalnya, sebuah universitas meminta dokumen akademik berbahasa Indonesia diterjemahkan oleh penerjemah resmi yang memenuhi persyaratan tertentu.

Pendaftar perlu memastikan bahwa penerjemah yang digunakan memenuhi ketentuan tersebut.

Namun, jika universitas menerima terjemahan resmi yang diterbitkan langsung oleh kampus asal, penggunaan penerjemah tersumpah mungkin tidak diperlukan.

Jangan langsung membayar biaya terjemahan sebelum memahami ketentuan.

Jika informasinya kurang jelas, tanyakan kepada bagian penerimaan mahasiswa internasional melalui saluran resmi.

7. Perbedaan Terjemahan, Legalisasi, dan Apostille

Ketiga istilah tersebut sering dianggap sama, padahal mempunyai fungsi berbeda.

Terjemahan berkaitan dengan pengalihan isi dokumen dari suatu bahasa ke bahasa lain.

Legalisasi berkaitan dengan proses pengesahan dokumen atau tanda tangan tertentu sesuai prosedur yang berlaku.

Apostille merupakan bentuk sertifikasi dokumen publik untuk penggunaan lintas negara berdasarkan mekanisme Konvensi Apostille.

Apostille tidak berarti isi dokumen diterjemahkan.

Demikian pula, terjemahan tersumpah tidak otomatis menggantikan semua kebutuhan pengesahan dokumen.

Ketiga proses tersebut perlu dilakukan hanya jika relevan dengan persyaratan lembaga penerima.

8. Apakah Apostille Wajib untuk Seluruh Dokumen LPDP?

Tidak.

Kebutuhan apostille bergantung pada jenis dokumen, negara tujuan, serta ketentuan institusi yang meminta dokumen tersebut.

Calon mahasiswa mungkin menghadapi persyaratan yang berbeda antara proses penerimaan universitas, pengurusan visa, dan registrasi setelah tiba di negara tujuan.

Karena itu, jangan menganggap semua ijazah harus mendapatkan apostille sebelum mendaftar LPDP.

Jika sebuah institusi memerlukan apostille, periksa prosedurnya melalui layanan resmi Kementerian Hukum.

Jika institusi tidak memerlukannya, proses tersebut mungkin belum perlu dilakukan.

9. Periksa Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi dapat menjadi salah satu persyaratan penting dalam pendaftaran beasiswa atau universitas.

Namun, ketentuan pengisiannya berbeda menurut program.

Sebagian skema LPDP menyediakan mekanisme rekomendasi melalui formulir pendaftaran daring.

Universitas tertentu juga dapat meminta rekomendasi yang dikirim langsung oleh dosen atau pemberi rekomendasi.

Jika universitas meminta surat berbahasa Inggris, pendaftar sebaiknya mengomunikasikan kebutuhan tersebut kepada pemberi rekomendasi sejak awal.

Jangan menerjemahkan dan mengubah surat rekomendasi tanpa persetujuan pihak yang menerbitkannya apabila dokumen resmi atau metode pengirimannya mensyaratkan prosedur tertentu.

10. Bagaimana dengan Letter of Acceptance?

Letter of Acceptance atau LoA merupakan surat penerimaan dari universitas.

Untuk pendaftaran LPDP, jenis serta kesesuaian LoA harus mengikuti ketentuan program yang dipilih.

Jika LoA diterbitkan dalam bahasa Inggris, pada umumnya pendaftar tidak memerlukan terjemahan tambahan ke bahasa Inggris.

Namun, tetap periksa ketentuan LPDP terkait informasi yang harus tercantum.

Misalnya, nama peserta, jenjang, program studi, nama perguruan tinggi, serta waktu mulai studi.

Perhatikan pula perbedaan LoA Conditional dan LoA Unconditional.

Jangan menganggap semua surat penerimaan dapat digunakan dengan status yang sama.

Baca Juga: Panduan LoA LPDP 2026, Kesalahan Ini Bisa Bikin Pendaftaran Ditolak

11. Dokumen Pribadi yang Perlu Diperiksa

Selain dokumen akademik, sebagian calon mahasiswa juga perlu menyiapkan dokumen identitas untuk administrasi universitas atau keperluan setelah diterima.

Misalnya, akta kelahiran, surat keterangan tertentu, atau dokumen keluarga.

Namun, jangan menganggap semua dokumen tersebut wajib diunggah dalam pendaftaran awal LPDP.

Kebutuhannya dapat berbeda berdasarkan program beasiswa, universitas, negara, dan tahap administrasi.

Untuk pengurusan visa, persyaratan dokumen dapat lebih khusus.

Karena itu, pisahkan kebutuhan seleksi beasiswa dari kebutuhan penerimaan universitas dan pengurusan izin tinggal.

12. Contoh Tabel Pemeriksaan Dokumen

Pendaftar dapat membuat tabel sederhana berikut.

Tabel tersebut merupakan contoh pengelolaan pribadi, bukan daftar wajib LPDP untuk seluruh skema.

13. Langkah Memeriksa Hasil Terjemahan

Setelah menerima dokumen terjemahan, jangan langsung mengunggahnya tanpa pemeriksaan.

Pastikan nama lengkap sama dengan dokumen asli.

Periksa tempat dan tanggal lahir jika tercantum.

Untuk transkrip, cocokkan nama mata kuliah, jumlah kredit, serta nilai.

Pastikan pula nama institusi dan tanggal kelulusan tidak berubah.

Jika terdapat kesalahan, mintalah perbaikan kepada pihak penerjemah atau penerbit.

Jangan mengedit sendiri hasil terjemahan yang telah disahkan karena perubahan tersebut dapat mengganggu keabsahan dokumen.

14. Perhatikan Format dan Ukuran Berkas

LPDP menetapkan ketentuan unggah dokumen melalui sistem pendaftaran.

Pendaftar perlu memeriksa jenis file dan batas ukuran yang ditampilkan dalam aplikasi.

Dokumen yang benar secara isi masih dapat mengalami kendala jika file tidak terbaca atau tidak sesuai format.

Gunakan hasil pindai dengan kualitas yang jelas.

Hindari gambar miring, teks terpotong, atau halaman yang hilang.

Jika dokumen mempunyai beberapa halaman, periksa apakah semuanya sudah lengkap.

Jangan mengompresi file terlalu jauh sehingga cap, tanda tangan, atau tulisan penting menjadi buram.

15. Jangan Membuat Terjemahan Menggunakan AI sebagai Dokumen Resmi

Aplikasi penerjemahan digital dapat membantu memahami isi suatu dokumen.

Namun, hasil terjemahan otomatis tidak dapat begitu saja dianggap sebagai terjemahan resmi atau tersumpah.

Jika universitas mensyaratkan penerjemah dengan kualifikasi tertentu, gunakan layanan yang memenuhi persyaratan tersebut.

AI juga dapat keliru menerjemahkan nama jabatan, gelar akademik, istilah hukum, atau nama mata kuliah.

Karena itu, jangan menggunakan hasil terjemahan otomatis untuk menggantikan dokumen resmi yang diwajibkan.

16. Perhatikan Jadwal LPDP 2026

Berdasarkan informasi resmi LPDP, pendaftaran Beasiswa LPDP Tahap 2 Tahun 2026 berlangsung pada 30 Juni sampai 31 Juli 2026.

Pada 28 Oktober 2026, periode pendaftaran tersebut telah berakhir.

Namun, rangkaian seleksi masih mempunyai jadwal lanjutan sesuai pengumuman program, termasuk seleksi substansi hingga November 2026.

Calon pendaftar berikutnya dapat memanfaatkan waktu untuk menyiapkan dokumen akademik dan memeriksa kebutuhan terjemahan.

Meskipun demikian, persyaratan periode baru harus diperiksa kembali ketika pengumuman diterbitkan.

Informasi resmi dapat diakses melalui https://lpdp.kemenkeu.go.id/.

17. Siapkan Dokumen secara Bertahap

Persiapan dapat dimulai dengan mengumpulkan seluruh dokumen asli.

Selanjutnya, periksa apakah tersedia versi resmi berbahasa Inggris.

Setelah itu, cocokkan persyaratan LPDP dan universitas tujuan.

Jika terjemahan tersumpah diperlukan, gunakan penerjemah yang mempunyai kewenangan sesuai ketentuan.

Simpan salinan dokumen pada penyimpanan yang aman.

Jangan membagikan hasil pindai identitas dan dokumen pribadi melalui tautan publik.

Persiapan terjemahan dokumen untuk Beasiswa LPDP luar negeri membutuhkan ketelitian karena setiap program dan universitas dapat mempunyai persyaratan berbeda.

Pendaftar perlu memahami perbedaan antara dokumen asli, terjemahan resmi, legalisasi, dan apostille sebelum mengeluarkan biaya pengurusan.

Dengan memeriksa kebutuhan sejak awal, calon mahasiswa dapat mengurangi risiko dokumen tidak sesuai sekaligus menggunakan waktu persiapan secara lebih efisien.

Langkah yang paling penting adalah selalu merujuk pada panduan resmi LPDP serta persyaratan universitas tujuan, bukan menganggap satu daftar dokumen berlaku untuk seluruh program beasiswa luar negeri.