Cara Membuat Proposal dan LPJ Kegiatan OSIS 2026/2027: Contoh RAB, Susunan Panitia, dan Laporan Keuangan

Kendala: Pengaturan waktu beberapa sesi belum sesuai rencana.

Rekomendasi: Membuat pembagian durasi yang lebih jelas dan meningkatkan koordinasi antarkoordinator.

F. Pertanggungjawaban Keuangan

Dana Diterima: Rp1.500.000.

Total Pengeluaran: Rp1.450.000.

Saldo: Rp50.000.

Penyelesaian Saldo: Mengikuti ketentuan sumber dana dan keputusan pihak berwenang.

Bukti Transaksi: Terlampir sesuai dokumen sebenarnya.

G. Lampiran

Proposal yang Disetujui: ....................................

Daftar Panitia: ....................................

Rundown: ....................................

Daftar Hadir: ....................................

Bukti Keuangan: ....................................

Dokumentasi Kegiatan: ....................................

H. Pengesahan

Ketua Pelaksana: ....................................

Ketua OSIS: ....................................

Pembina OSIS: ....................................

Pejabat Sekolah yang Berwenang: ....................................

Seluruh data tersebut merupakan simulasi. LPJ yang sebenarnya harus dibuat berdasarkan kegiatan yang telah berlangsung.

Langkah 13: Mengevaluasi Pencapaian Tujuan Kegiatan

Kegiatan OSIS perlu dievaluasi lebih dari sekadar keberhasilan melaksanakan acara.

Sebagai contoh, kegiatan menargetkan kehadiran 100 siswa dan diikuti 90 siswa.

Persentase kehadiran terhadap target:

90 ÷ 100 × 100% = 90%.

Namun, angka ini hanya menunjukkan ketercapaian target kehadiran.

Untuk mengetahui keberhasilan pengembangan kreativitas, panitia dapat mengumpulkan tanggapan peserta, memeriksa karya, dan melakukan refleksi bersama pembina.

Evaluasi juga perlu memeriksa apakah kegiatan memberikan kesempatan yang adil, tidak mengganggu pembelajaran secara tidak semestinya, serta berjalan aman.

Langkah 14: Menyusun Berita Acara Evaluasi Kegiatan

BERITA ACARA EVALUASI KEGIATAN OSIS

Nomor: ....................................

Nama Kegiatan: ....................................

Tanggal Evaluasi: ....................................

Tempat: ....................................

Pimpinan Evaluasi: ....................................

A. Dokumen yang Diperiksa

• Proposal kegiatan.
• Lembar persetujuan.
• Susunan panitia.
• Rundown.
• Daftar hadir.
• Register keuangan.
• Bukti transaksi.
• LPJ.
• Dokumentasi.

B. Hasil Pemeriksaan

Kesesuaian Program: ....................................

Capaian Tujuan: ....................................

Kesesuaian Anggaran: ....................................

Temuan Administrasi: ....................................

Temuan Keselamatan jika Ada: ....................................

C. Rekomendasi

....................................

D. Tindak Lanjut

Kegiatan: ....................................

Penanggung Jawab: ....................................

Batas Penyelesaian: ....................................

E. Pengesahan

Ketua Pelaksana: ....................................

Pembina OSIS: ....................................

Pihak Sekolah yang Berwenang: ....................................

Langkah 15: Membuat SOP Proposal dan LPJ OSIS

Tahap 1 – Identifikasi Kebutuhan

Pengurus menentukan kegiatan berdasarkan aspirasi dan program kerja.

Tahap 2 – Pembentukan Panitia

Pembagian tugas dilakukan sesuai skala kegiatan.

Tahap 3 – Penyusunan Proposal

Panitia menyusun latar belakang, tujuan, jadwal, kebutuhan, dan indikator.

Tahap 4 – Penyusunan RAB

Perkiraan biaya dihitung berdasarkan kebutuhan serta harga yang dapat diperiksa.

Tahap 5 – Pemeriksaan Pembina

Proposal ditinjau untuk memastikan kelayakan program dan keamanan.

Tahap 6 – Persetujuan

Kegiatan dan anggaran diproses sesuai kewenangan sekolah.

Tahap 7 – Pelaksanaan

Panitia melaksanakan kegiatan sesuai rencana yang disetujui.

Tahap 8 – Pencatatan

Dokumentasi, kehadiran, penggunaan fasilitas, serta pengeluaran dicatat.

Tahap 9 – Penyusunan LPJ

Panitia menyusun laporan berdasarkan realisasi.

Tahap 10 – Rekonsiliasi Keuangan

Penerimaan, pengeluaran, bukti, dan saldo diperiksa.

Tahap 11 – Evaluasi

Hasil kegiatan dibandingkan dengan tujuan dan indikator.

Tahap 12 – Pemeriksaan serta Pengarsipan

LPJ diperiksa, tindak lanjut ditetapkan, dan dokumen diarsipkan.

Contoh Jadwal Administrasi Kegiatan OSIS

Sekolah dapat membuat jadwal internal yang sesuai kebutuhan.

Empat Minggu Sebelum Kegiatan

Membahas gagasan, kebutuhan peserta, dan pembentukan panitia.

Tiga Minggu Sebelum Kegiatan

Menyusun proposal, jadwal, serta perkiraan anggaran.

Dua Minggu Sebelum Kegiatan

Melaksanakan pemeriksaan dan proses persetujuan.

Satu Minggu Sebelum Kegiatan

Memeriksa kesiapan tempat, perlengkapan, panitia, dan keselamatan.

Hari Pelaksanaan

Mencatat realisasi kegiatan serta administrasi yang diperlukan.

Setelah Kegiatan

Menyelesaikan pencatatan, mengembalikan fasilitas, merekonsiliasi keuangan, dan menyusun LPJ sesuai tenggat internal.

Jadwal tersebut merupakan contoh, bukan batas waktu nasional yang wajib digunakan semua sekolah.

Cara Mengelola Proposal dan LPJ dengan Excel

Untuk mempermudah administrasi, OSIS dapat menggunakan aplikasi spreadsheet di bawah pendampingan guru.

Satu file dapat mempunyai beberapa lembar kerja.

Sheet 1 – Identitas Kegiatan

Berisi nama program, tujuan, jadwal, dan panitia.

Sheet 2 – RAB

Berisi komponen kebutuhan, jumlah, satuan, dan perkiraan biaya.

Sheet 3 – Realisasi

Berisi pengeluaran berdasarkan transaksi sebenarnya.

Sheet 4 – Bukti Transaksi

Berisi nomor bukti, tanggal, uraian, dan lokasi penyimpanan dokumen.

Sheet 5 – Daftar Peserta

Berisi informasi kehadiran yang relevan dan diperlukan.

Sheet 6 – Evaluasi

Berisi indikator, target, hasil, dan rekomendasi.

Sheet 7 – Rekap LPJ

Berisi ringkasan pelaksanaan serta hasil pemeriksaan.

Spreadsheet dapat membantu penghitungan, tetapi tidak menggantikan bukti pengeluaran dan kewenangan persetujuan.

Kesalahan dalam Proposal dan LPJ OSIS yang Perlu Dihindari

Pertama, membuat proposal tanpa tujuan yang jelas.

Kedua, menyusun RAB berdasarkan perkiraan tanpa memeriksa kebutuhan.

Ketiga, menganggap usulan dana sebagai uang yang sudah diterima.

Keempat, melaksanakan kegiatan sebelum memperoleh izin yang diperlukan.

Kelima, menggunakan dana sekolah tanpa mekanisme resmi.

Keenam, menetapkan pungutan siswa secara sepihak.

Ketujuh, mencatat transaksi tanpa dokumen pendukung.

Kedelapan, membuat bukti pengeluaran yang tidak sesuai keadaan sebenarnya.

Kesembilan, menyalin seluruh rencana proposal ke LPJ tanpa mencatat perbedaan realisasi.

Kesepuluh, tidak menyelesaikan saldo atau kewajiban keuangan.

Kesebelas, hanya menilai keberhasilan dari habis atau tidaknya anggaran.

Keduabelas, tidak menyimpan dokumen kegiatan untuk kepengurusan berikutnya.

Administrasi yang tertib membantu mencegah persoalan tersebut dan melatih siswa memahami tanggung jawab organisasi.

Checklist Proposal dan LPJ OSIS

A. Sebelum Kegiatan

• Kebutuhan siswa telah diperiksa.
• Tujuan kegiatan jelas.
• Susunan panitia tersedia.
• Sasaran peserta ditentukan.
• Jadwal tidak berbenturan dengan kegiatan penting sekolah.
• Kebutuhan fasilitas diperiksa.
• Risiko keselamatan dinilai.

B. Proposal dan Anggaran

• Latar belakang ditulis.
• Tujuan dan manfaat dijelaskan.
• Rangkaian kegiatan tersedia.
• RAB dihitung dengan benar.
• Sumber dana jelas.
• Proposal diperiksa pembina.
• Persetujuan yang diperlukan diperoleh.

C. Pelaksanaan

• Panitia menjalankan tugas.
• Kehadiran dicatat sesuai kebutuhan.
• Dokumentasi dibuat.
• Perubahan kegiatan disetujui jika diperlukan.
• Pengeluaran dicatat.
• Bukti transaksi disimpan.
• Keselamatan peserta diperhatikan.

D. LPJ

• Kegiatan yang sebenarnya dijelaskan.
• Jumlah peserta berdasarkan data.
• Hasil kegiatan dievaluasi.
• RAB dan realisasi dibandingkan.
• Bukti transaksi lengkap.
• Saldo direkonsiliasi.
• Rekomendasi disusun.
• LPJ diperiksa pihak berwenang.

E. Pengarsipan

• Proposal tersimpan.
• Dokumen persetujuan tersedia.
• Register keuangan dapat ditelusuri.
• Berita acara evaluasi dibuat jika diperlukan.
• Data pribadi peserta terlindungi.
• Dokumen dapat digunakan pengurus berikutnya.

Proposal dan LPJ sebagai Pembelajaran Tanggung Jawab

Penyusunan proposal dan LPJ bukan sekadar pekerjaan administrasi yang harus dilakukan pengurus OSIS.

Kedua dokumen tersebut dapat menjadi sarana pembelajaran kepemimpinan, komunikasi, perencanaan, serta tanggung jawab.

Melalui proposal, siswa belajar mengubah gagasan menjadi rencana yang realistis.

Melalui RAB, pengurus belajar menghitung kebutuhan dan memahami bahwa setiap sumber daya mempunyai keterbatasan.

Sementara itu, melalui LPJ, siswa belajar menyampaikan hasil kegiatan secara terbuka berdasarkan fakta.

Namun, tanggung jawab pengelolaan dana sekolah tetap berada pada pihak yang mempunyai kewenangan sesuai peraturan dan mekanisme pembiayaan.

Dengan pendampingan pembina, administrasi yang sederhana, serta evaluasi yang konsisten, OSIS dapat menjalankan kegiatan yang bermanfaat tanpa mengabaikan akuntabilitas.

Pada akhirnya, keberhasilan sebuah program tidak hanya dinilai dari meriahnya acara, tetapi juga dari manfaat yang dihasilkan, keamanan pelaksanaan, ketertiban pertanggungjawaban, dan pengalaman belajar yang diperoleh siswa.