Cara Mengurus Ijazah Hilang atau Rusak, Ini Dokumen dan Prosedur yang Perlu Disiapkan

keboncinta.com- Ijazah merupakan dokumen resmi yang membuktikan bahwa seseorang telah menyelesaikan jenjang pendidikan tertentu. Dokumen ini sering diperlukan untuk melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, atau memenuhi persyaratan administrasi.

Namun, ijazah dapat hilang akibat perpindahan tempat tinggal, bencana, maupun penyimpanan yang kurang baik. Ada pula ijazah yang mengalami kerusakan hingga sebagian informasinya sulit dibaca.

Apabila menghadapi keadaan tersebut, pemilik ijazah dapat mengajukan dokumen pengganti melalui prosedur resmi.

Apakah Ijazah Hilang Bisa Diganti?

Ketentuan pengelolaan ijazah pendidikan dasar dan menengah menyediakan mekanisme penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dalam keadaan tertentu, termasuk ketika ijazah rusak atau hilang.

Dokumen tersebut berfungsi sebagai surat resmi pengganti ijazah berdasarkan hasil verifikasi lembaga berwenang.

Perlu dipahami bahwa proses penggantian tidak selalu berarti penerbitan ulang dokumen ijazah asli dengan bentuk yang sama.

Baca Juga: Cara Menyimpan Dokumen Penting Keluarga secara Aman, dari Akta hingga Ijazah 

1. Hubungi Sekolah Asal

Langkah pertama adalah menghubungi satuan pendidikan yang menerbitkan ijazah.

Pemohon dapat meminta informasi mengenai prosedur pengajuan, dokumen persyaratan, dan pihak yang menangani layanan administrasi.

Sampaikan secara jelas apakah ijazah hilang atau rusak.

Apabila sekolah asal sudah tidak beroperasi, tanyakan kepada dinas pendidikan yang berwenang mengenai mekanisme pengurusan.

2. Siapkan Dokumen Pendukung

Dokumen yang diperlukan dapat berbeda sesuai kondisi dan hasil verifikasi.

Beberapa dokumen yang sebaiknya disiapkan meliputi:

1. Identitas pemohon.
2. Salinan ijazah jika masih tersedia.
3. Ijazah asli yang rusak jika masih dimiliki.
4. Informasi sekolah asal dan tahun kelulusan.
5. NIS atau NISN jika tersedia.
6. Pas foto terbaru.
7. Dokumen pendukung kehilangan sesuai persyaratan layanan.

Perlu diperhatikan bahwa daftar tersebut merupakan persiapan umum. Persyaratan definitif harus mengikuti ketentuan resmi yang berlaku dan petunjuk lembaga penerbit.

3. Ajukan Permohonan Penggantian

Setelah dokumen tersedia, pemohon mengikuti mekanisme pengajuan yang ditentukan.

Petugas akan memeriksa identitas serta informasi kelulusan.

Jika terdapat ketidaksesuaian antara data pemohon dan arsip sekolah, proses dapat membutuhkan klarifikasi tambahan.

Karena itu, gunakan informasi yang benar dan hindari mengubah data untuk menyesuaikan dokumen tertentu.

4. Bagaimana Proses Verifikasi Dilakukan?

Verifikasi bertujuan memastikan bahwa pemohon benar-benar merupakan lulusan satuan pendidikan terkait.

Pihak berwenang dapat memeriksa arsip sekolah, identitas siswa, dan data kelulusan yang masih tersedia.

Dalam keadaan tertentu ketika data tidak ditemukan, prosedur dapat memerlukan pembuktian tambahan, termasuk keterangan saksi sesuai ketentuan.

Pemohon sebaiknya tidak menganggap keterangan saksi selalu wajib dalam setiap kasus karena penggunaannya bergantung pada keadaan.

5. Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Setelah persyaratan terpenuhi dan verifikasi selesai, surat keterangan pengganti diterbitkan oleh pihak yang berwenang.

Format surat resmi memuat identitas pemilik, informasi satuan pendidikan, nomor ijazah jika tersedia, dan keterangan bahwa surat digunakan sebagai pengganti ijazah yang rusak atau hilang.

Pengesahan dilakukan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Pastikan seluruh data pada dokumen pengganti diperiksa sebelum digunakan untuk keperluan administrasi.

Baca Juga: Cara Menggabungkan Beberapa File PDF Menjadi Satu tanpa Mengubah Isi Dokumen 

6. Bagaimana Jika Sekolah Sudah Tutup?

Jika sekolah asal sudah tutup atau mengalami perubahan kelembagaan, pemohon perlu meminta informasi kepada dinas pendidikan terkait.

Penentuan pihak yang berwenang bergantung pada kondisi sekolah dan ketentuan pengelolaan ijazah.

Jangan menggunakan jasa yang menawarkan penerbitan ijazah tanpa pemeriksaan resmi.

7. Cara Menjaga Dokumen Pengganti

Setelah dokumen diterima, simpan di tempat kering dan aman.

Buat salinan digital untuk kebutuhan arsip pribadi dengan tetap menjaga kerahasiaan informasi.

Apabila suatu lembaga meminta dokumen asli atau verifikasi lanjutan, ikuti mekanisme yang ditetapkan lembaga tersebut.

Pengurusan ijazah hilang atau rusak perlu dilakukan melalui saluran resmi agar dokumen pengganti dapat dipertanggungjawabkan dan digunakan sesuai ketentuan administrasi pendidikan.