Cara Membuat Daftar Hadir dengan Google Forms dan QR Code untuk Kegiatan Sekolah

KebonCinta.com – Daftar hadir kegiatan sekolah biasanya diisi pada kertas yang diedarkan kepada peserta. Untuk seminar, rapat, pelatihan, atau pertemuan wali murid, Google Forms dapat membantu mencatat kehadiran melalui ponsel. Tautan formulir juga bisa diubah menjadi QR Code sehingga peserta cukup memindainya, mengisi data, lalu mengirim jawaban. Berikut langkah membuatnya dengan tertib dan tetap memperhatikan privasi.

Apa Itu Absensi Google Forms dan QR Code?

Google Forms merupakan layanan untuk membuat formulir daring dan mengumpulkan respons. Dalam daftar hadir, penyelenggara menyiapkan kolom yang diperlukan, sedangkan peserta mengisi formulir melalui tautan. Jawaban dapat dilihat pada tab Respons atau disimpan dalam Google Sheets.

QR Code adalah gambar kode yang mengarahkan pemindai ke tautan formulir. Kode ini memudahkan akses, tetapi bukan bukti otomatis bahwa peserta benar-benar berada di lokasi. Tautan dapat diteruskan kepada orang lain, sehingga panitia tetap perlu mekanisme pemeriksaan kehadiran.

Cara Membuat Formulir Daftar Hadir

1. Buka https://forms.google.com/ menggunakan akun Google panitia.
2. Pilih Formulir kosong, lalu beri judul, misalnya Daftar Hadir Seminar Literasi Sekolah.
3. Tambahkan deskripsi berupa nama kegiatan, tanggal, dan petunjuk singkat pengisian.
4. Buat pertanyaan Nama lengkap, Kelas/instansi, serta Sesi kegiatan jika acara memiliki beberapa sesi.
5. Pilih jenis jawaban yang sesuai: Jawaban singkat untuk nama dan Dropdown untuk pilihan kelas atau sesi.
6. Aktifkan opsi Wajib diisi pada kolom penting dan periksa ejaan pertanyaan.
7. Gunakan tombol Pratinjau untuk mencoba mengisi formulir sebelum dibagikan.

Jangan mengumpulkan NIK, alamat rumah lengkap, atau data keluarga apabila daftar hadir hanya membutuhkan identitas dasar peserta. Untuk acara anak, sesuaikan data dengan kebutuhan dan kebijakan satuan pendidikan.

Baca Juga: Cara Membuat Folder Google Drive untuk Mengumpulkan Tugas Siswa dengan Aman 

Pengaturan Agar Respons Terkendali

Buka tab Setelan dan periksa pilihan pada bagian respons. Opsi Batasi ke 1 jawaban dapat mengurangi pengisian berulang menggunakan akun yang sama, tetapi mengharuskan peserta masuk ke Akun Google. Pilihan ini tidak selalu cocok untuk tamu atau orang tua yang tidak memiliki akun.

Jika mengaktifkan pengumpulan email, beri tahu peserta tujuan penggunaan alamat tersebut. Hindari menampilkan ringkasan seluruh jawaban kepada responden apabila daftar hadir memuat data pribadi.

Untuk kegiatan terbuka, panitia dapat tidak membatasi satu respons, lalu memeriksa data ganda secara manual. Tidak ada pengaturan tunggal yang paling tepat bagi setiap acara.

Cara Mendapatkan Tautan Google Forms

Setelah pertanyaan dan setelan selesai, publikasikan formulir dan atur siapa yang diizinkan mengisinya. Kemudian pilih Salin link responden dari menu berbagi atau tampilan publikasi. Jangan menyalin alamat halaman editor karena tautan tersebut bukan tautan yang tepat untuk peserta.

Buka link pada browser lain atau mode samaran untuk memastikan formulir bisa diakses sesuai izin. Jika muncul permintaan masuk akun, periksa apakah hal tersebut memang diinginkan panitia.

Cara Membuat QR Code dari Link Formulir

Google Chrome di komputer menyediakan fitur pembuatan kode QR untuk halaman web:

1. Buka link responden Google Forms dalam tab Chrome.
2. Klik menu tiga titik, lalu pilih Transmisikan, simpan, dan bagikan.
3. Pilih Buat kode QR, kemudian unduh gambar kodenya.
4. Tempel gambar QR Code pada poster, layar proyektor, atau meja registrasi.
5. Uji dengan kamera ponsel berbeda sebelum kegiatan dimulai.

Menu dapat berubah menurut versi Chrome. Pastikan QR Code mengarah ke formulir aktif, bukan halaman pengeditan. Sertakan tautan teks pendek sebagai alternatif bila kamera sulit memindai.

Baca Juga: Perbedaan QRIS Statis dan QRIS Dinamis yang Wajib Diketahui Pelaku Usaha 

Contoh Isian untuk Kegiatan Sekolah

Judul: Daftar Hadir Workshop Guru, 11 Oktober 2026.

Deskripsi: Silakan isi formulir satu kali setelah melakukan registrasi di meja panitia.

Pertanyaan:

• Nama lengkap – jawaban singkat, wajib.
• Sekolah/instansi – jawaban singkat, wajib.
• Peran peserta – pilihan: guru, tenaga kependidikan, atau lainnya.
• Sesi yang diikuti – dropdown bila ada beberapa sesi.

Contoh tersebut bersifat ilustratif. Nama sekolah dan tanggal diganti sesuai kegiatan yang berlangsung. Gunakan pilihan sesi yang konsisten agar rekap beberapa kegiatan tidak tercampur.

Cara Melihat dan Merekap Kehadiran

Buka formulir sebagai pemilik, lalu pilih tab Respons.