Bukan Sekadar Mengurus Dokumen, Jurusan Manajemen Rekod dan Arsip Punya Prospek Kerja di Era Digital

KebonCinta.com - Di tengah meningkatnya kebutuhan pengelolaan informasi digital, bidang kearsipan mulai berkembang menjadi salah satu kompetensi yang dibutuhkan organisasi dan perusahaan. 

Pengelolaan arsip tidak lagi terbatas pada penyimpanan dokumen fisik, tetapi juga mencakup pengelolaan data elektronik, administrasi bisnis, hingga pemanfaatan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Baca Juga: Teknik Retrieval Practice dalam Pembelajaran: Cara Membuat Kuis Ingatan 5 Menit tanpa Nilai 

Kebutuhan tersebut menjadi salah satu fokus Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip (MRA) di Universitas Indonesia (UI). Program studi ini menawarkan pendidikan vokasi yang memadukan pemahaman kearsipan dengan keterampilan praktis dalam mengelola informasi organisasi.

Ketua Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip UI, Niko Grataridarga, menjelaskan bahwa rekod merupakan arsip yang tercipta dan dikelola oleh suatu instansi untuk mendukung kegiatan bisnis maupun administrasi. Dengan demikian, pengelolaan rekod berkaitan erat dengan aktivitas operasional organisasi sehari-hari.

Baca Juga: Beasiswa Asa Nusantara 2026 Jangkau 800 Mahasiswa di UI, UGM, Unhas dan Unand, Ada Biaya Kuliah dan Hidup 

Bidang ini berbeda dari Ilmu Sejarah yang antara lain memanfaatkan arsip statis sebagai sumber untuk memahami peristiwa masa lalu. Sementara itu, Manajemen Rekod dan Arsip lebih berfokus pada pengelolaan arsip dinamis yang digunakan dalam aktivitas organisasi, termasuk selama dokumen tersebut masih memiliki fungsi administratif dan operasional.

Pembelajaran mengutamakan praktik dan kebutuhan industri

Program studi MRA memiliki sejarah panjang di UI. Program ini bermula sebagai pendidikan D2 Kearsipan pada 1982, kemudian berkembang menjadi D3 Kearsipan pada 1983. Pada 2000, program tersebut berubah menjadi Manajemen Informasi dan Dokumen (MID), sebelum bertransformasi menjadi program sarjana terapan atau D4 Manajemen Rekod dan Arsip pada 2021.

Selama delapan semester, mahasiswa mempelajari berbagai aspek pengelolaan arsip, baik secara konvensional maupun digital. Pada semester pertama, pembelajaran mencakup pengantar ilmu kearsipan serta dasar-dasar pengelolaan arsip elektronik dan digital.

Baca Juga: Syarat Penerima PIP 2026: Data yang Harus Diperiksa dan Mengapa Usulan Belum Tentu Disetujui 

Memasuki semester kedua hingga keempat, mahasiswa memperoleh lebih banyak pengalaman praktik. Materinya meliputi penciptaan arsip, penataan, pemberkasan, penyimpanan, serta penerapan sistem kearsipan elektronik berdasarkan standar dan pedoman nasional maupun internasional.

Sebagai program pendidikan vokasi, MRA UI menerapkan komposisi pembelajaran dengan porsi praktik sekitar 70 persen dan teori 30 persen. Kegiatan praktik juga melibatkan dosen praktisi yang memiliki pengalaman bekerja di instansi maupun industri.

Pada semester kelima, mahasiswa menjalani magang untuk menerapkan pengetahuan yang diperoleh selama perkuliahan ke lingkungan kerja nyata. Selanjutnya, pada semester keenam dan ketujuh, mahasiswa mengikuti Proyek Kearsipan dengan terjun langsung ke institusi untuk membantu menyelesaikan persoalan pengelolaan arsip.

Pada semester kedelapan, mahasiswa diarahkan menyusun skripsi terapan. Tahap ini menjadi kesempatan untuk mengintegrasikan kemampuan akademik dan pengalaman praktis dalam menyelesaikan persoalan yang berkaitan dengan bidang kearsipan.

Kompetensi digital menjadi nilai tambah lulusan

Perkembangan teknologi informasi turut mengubah kebutuhan kompetensi di bidang kearsipan. Organisasi kini tidak hanya membutuhkan tenaga yang mampu menyimpan dan menata dokumen, tetapi juga individu yang memahami pengelolaan informasi dalam sistem digital.

Mahasiswa MRA dibekali kemampuan mengelola arsip sejak proses penciptaan, penggunaan, penyimpanan, penyebarluasan, hingga penyusutan sesuai ketentuan kearsipan. Selain itu, pembelajaran mencakup teknologi arsip elektronik, pengelolaan basis data kearsipan, serta analisis dan visualisasi data.

Keterampilan tersebut relevan dengan kebutuhan organisasi yang menghasilkan dokumen dan rekod dalam jumlah besar melalui transaksi elektronik. Informasi yang dikelola dengan baik dapat membantu proses administrasi, mendukung penelusuran dokumen, serta menjadi bahan analisis untuk pengambilan keputusan.

Dengan kata lain, kearsipan memiliki peran strategis dalam menjaga akuntabilitas organisasi. Arsip yang tertata dan mudah diakses dapat mendukung transparansi, efisiensi kerja, serta keberlanjutan informasi ketika terjadi pergantian pegawai atau perubahan struktur organisasi.

Peluang kerja terbuka di sektor publik dan swasta

Kompetensi pengelolaan rekod dan arsip membuka peluang karier di berbagai sektor. Lulusan dapat mempertimbangkan pekerjaan sebagai arsiparis, pengelola dokumen, staf manajemen rekod, administrator kearsipan digital, maupun tenaga pengelola informasi organisasi.

Peluang tersebut tersedia di instansi pemerintahan, perusahaan swasta, lembaga pendidikan, lembaga keuangan, dan organisasi lain yang membutuhkan tata kelola dokumen secara sistematis.

Kebutuhan terhadap tenaga pengelola arsip juga berkembang seiring meningkatnya aktivitas bisnis berbasis teknologi. Dokumen elektronik dan rekod transaksi dapat menjadi sumber informasi untuk analisis data, visualisasi, prediksi, hingga peramalan bisnis.

Meski demikian, peluang kerja lulusan tidak hanya ditentukan oleh nama program studi. Penguasaan teknologi, ketelitian, kemampuan analitis, pemahaman prosedur administrasi, serta kemampuan beradaptasi dengan sistem informasi menjadi faktor penting dalam menghadapi kebutuhan industri.

Manajemen Rekod dan Arsip dengan demikian menawarkan perspektif bahwa kearsipan bukan sekadar pekerjaan administratif. Di tengah transformasi digital, pengelolaan arsip merupakan bagian dari tata kelola informasi yang berperan dalam menjaga keandalan data dan mendukung pengambilan keputusan.

Bagi calon mahasiswa yang tertarik pada administrasi, teknologi informasi, dan pengelolaan data organisasi, program studi ini dapat menjadi salah satu pilihan pendidikan vokasi yang layak dipertimbangkan.